В Microsoft Outlook вы можете автоматически пересылать входящие письма на другие учетные записи электронной почты. Кроме того, у вас есть возможность перенаправлять письма. Обе функции легко настроить непосредственно через правила входящих сообщений в настройках учетной записи. Мы покажем вам, как это сделать, с помощью иллюстрированного пошагового руководства — как для настольного приложения Outlook, так и для онлайн-сервиса Outlook on the web.
Microsoft Outlook различает пересылку и перенаправление электронной почты. При пересылке сообщений переадресация показывается отправителю сообщения. Если вы хотите ответить на переадресованное сообщение, Outlook автоматически выбирает учетную запись, которая переслала письмо, но не фактического отправителя письма. Однако в случае перенаправления получатель сообщения не увидит, что письмо было перенаправлено. Перенаправленные сообщения выглядят так, как будто они пришли от оригинального отправителя. Если вы хотите ответить на перенаправленное письмо, ответ будет отправлен непосредственно отправителю сообщения, но не на учетную запись электронной почты, которая инициировала перенаправление.
Причин для переадресации входящих сообщений электронной почты в Outlook достаточно много:
- У большинства людей есть несколько учетных записей электронной почты у разных провайдеров. С помощью автоматических правил для входящих сообщений можно собирать письма в один почтовый ящик для лучшего обзора.
- В повседневной работе входящие сообщения от клиентов или заказчиков часто имеют значение не только для владельца учетной записи электронной почты, но и для коллег или начальства. Автоматическая переадресация гарантирует, что важная информация будет доступна всем участникам без задержки.
- Переадресация по электронной почте также полезна в случае отсутствия. Если сообщения от клиентов или деловых партнеров поступают в период отпуска, рекомендуется пересылать их на замену в отпуске.
Как настроить переадресацию электронной почты в Outlook (2007, 2010, 2013 и 2016)
Настроить переадресацию электронной почты в Outlook очень просто — вот как это сделать с помощью настольного приложения. Если вы не используете операционную систему windows, прокрутите страницу вниз, чтобы узнать, как это сделать для macOS.
Пользовательские правила входящих сообщений доступны для Outlook версий 2007, 2010, 2013 и 2016, и это всегда одна и та же процедура. Примеры в этой статье приведены для Outlook 2016.
Приложение Outlook для Windows
Шаг 1: Выберите вкладку «пуск» в строке меню и нажмите на кнопку «правила».
Шаг 2: Выберите опцию «управление правилами и оповещениями» в меню «правила».
Outlook откроет диалоговое окно «правила и оповещения» с вкладками «правила электронной почты» и «управление уведомлениями».
Шаг 3: Выберите вкладку «правила электронной почты» и нажмите кнопку «новое правило», чтобы открыть мастер правил.
Шаг 4: Мастер правил позволяет вам получить доступ к шаблонам правил или создать свои собственные. Для пересылки электронной почты выберите опцию «применять правило к сообщениям, которые я получаю» в разделе «начать с пустого правила».
Шаг 5: Сначала решите, к каким сообщениям применяется правило, выбрав один или несколько предложенных вариантов и заменив слова, подчеркнутые синим цветом, индивидуальными значениями. Если вы не хотите выбирать условие, пропустите этот пункт, нажав на «далее». В этом случае правило будет применяться ко всем входящим сообщениям.
Если вы хотите связать правило входящих сообщений с условием, установите флажок в соответствующем поле и нажмите на подчеркнутое синим цветом слово, чтобы ввести значение (например, отправитель).
Шаг 6: Затем выберите действие, которое будет применяться ко всем сообщениям, удовлетворяющим ранее выбранному условию. Для простой пересылки выберите опцию «Переслать человеку/общественной группе». Если вы хотите настроить перенаправление, выберите «перенаправить человеку/общественной группе».
Шаг 7: Укажите лицо или группу, которым следует пересылать входящие сообщения. Нажмите на слово с синим фоном и выберите человека или группу получателей из своей адресной книги.
Шаг 8: При необходимости выберите исключения для правила входящих сообщений.
Шаг 9: Назовите настроенное правило и укажите, будет ли оно применяться только к новым входящим сообщениям или ко всем письмам, уже сохраненным во входящих. Завершите процесс настройки, нажав на кнопку «Завершить».
Вновь созданное правило отображается в диалоговом окне «Правила и предупреждения».
Приложение Outlook для macOS
Шаг 1: Чтобы пересылать электронные письма с помощью Outlook для macOS, сначала выберите вкладку «пуск» в строке меню.
Шаг 2: Нажмите на кнопку «правила» и выберите «редактировать правила».
Шаг 3: В разделе Mac создайте клиентские правила в категориях «exchange», «IMAP» или «POP» и «исходящие». Выберите «exchange» и нажмите на кнопку со знаком плюс (+), чтобы добавить новое правило.
Откроется настройка правил для входящих сообщений.
Шаг 4: Настройте необходимые правила входящих сообщений. Используйте следующие параметры для простого правила пересылки:
- В разделе «когда приходит новое сообщение» выберите «при выполнении всех условий» и «все сообщения».
- В поле «делать следующее» выберите «переслать в».
Подтвердите эти правила, нажав «OK».
Галочка в поле напротив названия правила означает, что правило активировано. Все входящие сообщения пересылаются выбранным контактам.
Как настроить переадресацию электронной почты — Outlook on the web
Outlook on the web (ранее Outlook Web Access, сокращенно OWA) — это служба Microsoft, которая позволяет получить доступ к почтовым ящикам Outlook через любой веб-браузер. Веб-приложение интегрировано в онлайн-сервис Microsoft 365 и предлагает тот же набор функций, что и настольная версия программы электронной почты. Вы также можете настроить переадресацию электронной почты и другие правила доступа к почтовым ящикам с помощью Outlook в Интернете всего за несколько шагов.
Шаг 1: Войдите в Microsoft 365 и откройте приложение «Электронная почта».
Шаг 2: Нажмите на значок шестеренки рядом с вашим именем пользователя, чтобы перейти к настройкам Microsoft 365.
Шаг 3: Прокрутите вниз в меню до пункта «Настройки вашего приложения» и нажмите на «Почта». В браузере появится структура навигационного меню. Выберите пункт меню «правила входящей почты и зачистки» в разделе «автоматическая обработка».
Шаг 5: Нажмите знак плюс (+) в области правил входящих сообщений, чтобы выбрать новое правило.
Шаг 6: Назовите правило.
Шаг 7: При необходимости определите условие для нового правила входящих сообщений. Выберите опцию «применять ко всем сообщениям», если вы хотите применить правило ко всем входящим сообщениям электронной почты. При необходимости добавьте дополнительные условия.
Шаг 8: Выберите действие, которое будет применяться ко всем сообщениям электронной почты, удовлетворяющим ранее определенному условию (условиям). Для правила пересылки выберите опцию «переслать сообщение на…». Или же опция «перенаправить сообщение на…» позволяет настроить перенаправление электронной почты.
Выберите адрес получателя из списка контактов, на который будут пересылаться или перенаправляться сообщения.
При необходимости выберите другое действие.
Шаг 9: Если вы считаете, что они вам понадобятся, добавьте исключения к правилу перенаправления.
Шаг 10: Завершите настройку, нажав на кнопку «OK» в верхней части страницы.
Теперь электронные письма, поступающие на вашу учетную запись Outlook, будут автоматически перенаправляться на указанный вами адрес.
Альтернативой переадресации электронной почты через Outlook является записка вне офиса. В этой статье вы узнаете, как отправлять автоматические ответы в Outlook и что нужно учитывать при написании записки вне офиса.