Как настроить автоматический ответ вне офиса в Outlook

Находитесь ли вы в отпуске, в командировке, больны или не можете связаться по другим причинам: автоматический ответ вне офиса информирует ваши контакты по электронной почте о вашем отсутствии. В зависимости от ваших потребностей, вы также можете использовать автоматический ответ Outlook для передачи запроса коллеге, который замещает вас во время вашего отсутствия. Формулировка идеального сообщения электронной почты вне офиса зависит от контекста.

Если вы уже создали текст для сообщения вне офиса, обычно вы хотите создать его как автоматический ответ в вашей программе электронной почты. В Outlook вы можете указать, кто получит ваш ответ вне офиса, и заранее установить правила, чтобы на письма от указанных людей отвечали иначе, чем от других контактов. Мы покажем вам, как настроить вне офиса в Outlook в соответствии с вашими потребностями.

Следуя этим простым шагам, вы узнаете как основные, так и расширенные варианты создания сообщения вне офиса. В Outlook начните с нажатия кнопки «Файл» в левом верхнем углу. Откроется окно меню с информацией о вашей учетной записи и некоторыми опциями.

Нажмите на кнопку «Автоматические ответы (вне офиса)». Откроется новое окно.

В этом окне вы можете включить функцию автоматического ответа и установить время, в течение которого Outlook будет отправлять ваше сообщение об отсутствии на рабочем месте. Если ваше отсутствие вступает в силу немедленно, просто снимите флажок «Отправлять только в этом временном диапазоне:».

Над окном сообщения есть две вкладки, которые позволяют настроить разные сообщения Outlook для внутренних и внешних контактов. Все контакты электронной почты, которые имеют с вами один и тот же домен (после символа @), получат автоматический ответ «Внутри моей организации».

Все остальные контакты получат ответ «Вне офиса», который вы указали на правой вкладке. Если вы хотите, чтобы ответы были одинаковыми, просто скопируйте (Ctrl C) и вставьте (Ctrl V) сообщение с первой вкладки на вторую вкладку (обратите внимание, что копирование и вставка правой кнопкой мыши отключены в помощнике вне офиса). Возможно, вы захотите использовать разные ответы, например, более непринужденный или легкомысленный для коллег и строго профессиональный тон для клиентов. Вы также можете указать, чтобы автоматический ответ получали только люди из вашей адресной книги.

Когда ваши ответные сообщения вне офиса будут готовы, нажмите «ОК». Ваш автоматический ответ, включая сообщение вне офиса, теперь запланирован в Outlook.

Находитесь в отпуске и не хотите видеть письма от коллег или клиентов, но хотите быть доступным для своего начальника, если возникнет что-то срочное? С нетерпением ждете ответа от партнера по продажам и хотите увидеть его сразу же? Хотите быть доступным хотя бы для своего отдела? Outlook может учесть такие случаи в «Правилах автоматического ответа». Просто нажмите кнопку «Правила» в левом нижнем углу диалогового окна автоматических ответов.

С помощью «Добавить правило» вы можете выполнить простые шаги для определения правил для конкретных контактов электронной почты.

Сверху вниз вы можете указать следующие критерии для настройки правил ответа:

• От…: Здесь вы можете указать конкретные контакты. Затем Outlook отвечает на сообщения электронной почты от этих контактов в соответствии с установленными правилами. Можно также нажать кнопку , чтобы выбрать контакты из адресной книги.
• Sent To…: Здесь можно указать категории писем, в которых вы являетесь одним из адресатов, например, как член списка рассылки, такого как listserv. Вы также можете указать, распространяются ли специальные правила только на письма, адресованные непосредственно вам, и/или на письма, которые отправляются вам в формате cc.
• Тема: Если тема содержит определенные слова (например, «Важно»), ответ будет сформирован в соответствии с указанным вами правилом.
• Тело сообщения: Вы также можете настроить особый ответ в случаях, когда в теле письма появляются определенные фразы (например, «срочный ответ» или название особо важного проекта).

Доступны следующие действия:

• Оповещать с: Этот параметр определяет, что определенные электронные письма будут генерировать определенный дополнительный ответ. Это может включать даже звуковой эффект.
• Удалить: Электронные письма, соответствующие заданным критериям, будут просто удалены при выборе этого действия.
• Переместить в: Это действие позволяет переместить письма в другую папку, что удобно, если вы хотите хранить определенные письма в одном месте.
• Копировать в: Копия соответствующего письма будет отправлена в указанную папку, а оригинал останется в основной папке входящих сообщений.
• Переслать: Пересылает определенные сообщения электронной почты на другой адрес, например, на ваш личный e-mail. В разделе «Метод» вы можете выбрать один из трех вариантов отображения: «Стандартный», «Оставить сообщение нетронутым» или «Вставить сообщение как вложение».
• Ответить с: С помощью этого параметра можно настроить индивидуальный ответ вне офиса на конкретные сообщения электронной почты. Напишите текст как электронное письмо в новом диалоговом окне.
• Пользовательский: Эта опция позволяет загружать специальные шаблоны внедрения. Это предназначено для экспертов.

После того, как вы освоите основы, вы, возможно, захотите узнать, как установить вне офиса в Outlook с помощью кнопки «Дополнительно» в правом верхнем углу. Это позволит вам установить более конкретные правила.

Эти специальные функции позволяют указать следующее:

• Размер: Позволяет фильтровать сообщения электронной почты по размеру файла, например, чтобы предотвратить загрузку писем с большими документами через сотовую связь, если вы находитесь в пути.
• Полученные: Здесь вы можете отделить сообщения электронной почты, поступившие в течение определенного периода.
• Вы также можете задать параметры важности и чувствительности
• Вы можете установить специальные правила для непрочитанных сообщений и сообщений с вложениями.
• Установив флажок «Только элементы, не соответствующие этим условиям», вы можете изменить критерии, например, выбрав контакт в разделе «От» и включив эту функцию, общее правило будет применяться ко всем контактам, кроме выбранного человека.
• Назначение свойств с помощью хранимых форм или документов (предназначено для экспертов)

После того как правила определены, они появляются в обзоре.

Используйте этот список, чтобы легко включать и выключать правила, а также редактировать их. В примере выше показано специальное правило для вашего начальника, письма которого будут пересылаться на ваш личный e-mail, чтобы с вами можно было связаться в экстренных случаях. Все остальные контакты будут получать один из двух ответов вне офиса — это зависит от того, являются ли они внутренними коллегами или внешними контактами. Когда вы определите все правила, которые должны применяться, сохраните их, нажав «ОК».