Как создать идеальное сообщение вне офиса

Если вы уезжаете в отпуск или заболели и не можете или не хотите, чтобы с вами связывались по электронной почте, то автоматический ответ в виде сообщения вне офиса будет полезен, чтобы не заставлять ваших неосведомленных собеседников ждать. Внеофисное сообщение — это компактный текст, передающий самые важные факты: Как долго вы будете недоступны, когда ваши контакты могут ожидать ответа, (по желанию) причину отсутствия и, если необходимо, личное замечание. Часто полезно или даже необходимо указать другой адрес электронной почты, например, одного из ваших коллег.

Чтобы быть уверенным: Ответ вне офиса является стандартной частью хорошего общения по электронной почте. Его можно настроить с помощью функции автоответчика вашего почтового провайдера или программы — только не забудьте отключить ее по возвращении!

Что должно быть в тексте сообщения вне офиса, зависит от контекста. Если в некоторых компаниях ожидается официальный ответ, то в других принято смягчать текст небольшими личными элементами. В принципе, сообщение вне офиса не является персонализированным — оно автоматизировано. Как это часто бывает, важно не то, что вы говорите, а то, как вы это говорите. В конце концов, вы же не хотите раздражать или обижать тех, кто пытается с вами связаться.

Конечно, при составлении ответа вне офиса всегда можно опираться на шаблоны и примеры. Но как сформулировать идеальное сообщение вне офиса?

Сообщение вне офиса: Шаг за шагом

Заголовок

В заголовке принято писать просто «Ответ вне офиса». Таким образом, все знают, что вы недоступны сразу после получения автоматического ответа.

Приветствие

Начните свое сообщение вне офиса с приветствия. Вы также можете поблагодарить за входящее сообщение. Возможна и комбинация этих вариантов.

Примеры:

  • Уважаемый господин или госпожа, …
  • Спасибо за ваше сообщение!
  • Здравствуйте, и спасибо за ваше письмо!

Досягаемость

Во второй строке текста следует написать самую важную информацию: время, когда с вами можно будет снова связаться, а также причину вашего отсутствия. Если вы собираетесь отсутствовать неопределенное время, то достаточно просто назвать причину. Информация о том, когда с вами можно будет связаться, оставляет лучшее впечатление, чем указание времени вашего отсутствия.

Примеры:

  • Я сейчас нахожусь вне офиса в отпуске. Я отвечу на ваше сообщение, когда вернусь в понедельник, ММ/ДД/ГГ, чч:мм.
  • Я вернусь в офис в понедельник, ММ/ДД/ГГ, чч:мм.

Не пересылать

Если ваши электронные письма не будут пересылаться или не могут быть просмотрены коллегами, иногда важно сообщить об этом. В зависимости от клиентуры, может быть полезно указать причину или выразить сожаление.

Примеры:

  • Ваше сообщение не будет автоматически переслано.
  • По соображениям конфиденциальности ваше сообщение не будет переслано.
  • Пожалуйста, поймите, что ваше сообщение не может быть переслано.

Направление

Если вас представляет коллега, вы можете направить ваше обращение на его адрес электронной почты и/или номер телефона. Просьба использовать эту опцию только в срочных случаях поможет отсеять более мелкие вопросы.

Примеры:

  • С любыми запросами вы можете обращаться в COLLEAGUE: colleague@example.com.
  • В срочных случаях вы можете связаться с моим COLLEAGUE: colleague@example.com.
  • В экстренных случаях, пожалуйста, звоните по следующему номеру: XXXX.

Окончание

Вы можете использовать простое окончание, чтобы закончить свое сообщение. Хотя во внеофисных ответах их также принято полностью опускать.

Примеры:

  • Спасибо,
    ИМЯ
  • Поздравляю/поздравляю/пожелания,
    НАЗВАНИЕ

3 способа присутствия и роста в Интернете

Найдите себя с помощью собственного домена. Завоевать доверие с помощью собственного адреса электронной почты. Привлечь посетителей с помощью собственного сайта.

Купить домен

Получить индивидуальную электронную почту

Создать сайт

Обзор: Компоненты с примерами

Приветствие

Уважаемый господин или госпожа, …

Спасибо за ваше сообщение!

Здравствуйте, и спасибо за ваше письмо!

Достижимость

В настоящее время я нахожусь вне офиса в отпуске. Я отвечу на ваше сообщение, когда вернусь в понедельник, ММ/ДД/ГГ, чч:мм.

Я вернусь в офис в понедельник, ММ/ДД/ГГ, чч:мм.

(Переадресация)

Ваше сообщение не будет автоматически переадресовано.

По соображениям конфиденциальности ваше сообщение не будет переслано.

Пожалуйста, поймите, что ваше сообщение не может быть переслано.

(Переадресация)

Вы можете обратиться в COLLEAGUE с любыми запросами: colleague@example.com.

В экстренных случаях вы можете связаться с моим COLLEAGUE: colleague@example.com.

В экстренных случаях, пожалуйста, звоните по следующему номеру: XXXX.

(Окончание)

Спасибо,
ИМЯ

Поддержать/поздравить/наградить,
НАЗВАНИЕ

Персонализированные записки — индивидуальное сообщение вне офиса

Ваше сообщение вне офиса не обязательно должно быть таким же формальным, как в приведенных выше примерах. Во многих областях, например, вы можете общаться с клиентами в более непринужденной и сердечной манере. Среди коллег это особенно актуально, если общение по электронной почте ограничено внутри компании, так что сообщение все равно прочитают только ваши коллеги. Даже со многими внешними деловыми партнерами «быстрый» ответ все еще является обычным делом. Здесь мы покажем вам, как можно персонализировать ваше сообщение вне офиса, а от каких частей лучше отказаться.

Персонализированное сообщение вне офиса: Что вы можете сделать

Когда речь идет о стиле, вы можете сами решить, что подходит вашей компании. Имейте в виду, что ваши начальники могут получить такое же сообщение вне офиса, как и ваши коллеги, с которыми вы поддерживаете более непринужденный тон. Рассмотрите эти советы с осторожностью.

Стилистический прием

Примеры

Непринужденные формулировки

Я в отпуске!

Не стесняйтесь связаться со мной, когда я вернусь MM/DD/YY.

Я вернусь на MM/DD/YY — заряженный и готовый к работе!

Используйте особый случай

С Новым годом!

Мы уходим на рождественские каникулы. Счастливых праздников вам и вашим близким!

Юмор среди коллег

Если меня не съедят в джунглях, вы сможете снова связаться со мной MM/DD/YY.

Надеюсь, я не упаду в овраг во время своего похода!

В экстренных случаях, пожалуйста, обращайтесь к комнатному растению на моем столе.

Персональное сообщение вне офиса: Что следует опустить

Сообщение вне офиса — это формальная процедура. Некоторые стилистические приемы могут выбить из колеи. Мы расскажем вам, каких ошибок следует избегать.

Стилистический прием

Примеры

Облегчение/восхищение

Наконец-то я в своем с трудом заработанном отпуске!

Я убегаю от своего стола в пустыню.

Я ухожу отсюда! Держите оборону за меня!

Отношение «Кому какое дело» за счет слишком короткого сообщения

Я в отпуске и не буду больше читать письма до ММ/ДД/ГГ.

Меня не будет в офисе до ММ/ДД/ГГ. Пожалуйста, не присылайте мне никаких писем.

Меня там нет! Я вернусь на MM/DD/YY.

Нерелевантные дополнения

(Фотография загорающего белого медведя)

(Цитата) «То, чего нельзя достичь прямым путем, никогда не завоевать кривыми путями». Иоганн Вольфганг фон Гете

(Смайлики) Держи подбородок выше! 😉 Будь здоров, Джон 😀

Сообщение вне офиса: Шаблоны

Общий формальный ответ вне офиса

Уважаемый сэр или мадам,

Спасибо за ваше письмо! В настоящее время я нахожусь в отпуске и вернусь в офис ДД/ГГГГ.

По соображениям конфиденциальности ваше сообщение не будет переслано. В срочных случаях вы можете обратиться к моему коллеге COLLEAGUE: colleague@example.com.

Best,
ФИО

Официальный ответ вне офиса с направлением для клиентов

Здравствуйте,

Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время я нахожусь в отпуске и не имею доступа к своей электронной почте. Не стесняйтесь связаться со мной, когда я вернусь MM/DD/YY. До этого времени меня будет представлять мой коллега COLLEAGUE. Вы можете связаться с ним по электронной почте (colleague@example.com) или по телефону (XXX-XXXX), и он/она будет рад помочь вам. Спасибо за понимание.

С уважением, ФАМИЛИЯ

Неофициальный ответ коллегам вне офиса

Уважаемые коллеги,

Если вы читаете это, значит, я нахожусь в отпуске. Не беспокойтесь — я вернусь MM/DD/YY! Тем временем, КОЛЛЕГА (colleague@example.com) любезно согласился представлять мои интересы. Пожалуйста, обращайтесь к нему/ней в срочных случаях.

Будьте здоровы, все! Я привезу вам что-нибудь из Аргентины — обещаю!

До скорой встречи,
НАЗВАНИЕ

Неформальный ответ для клиентов вне офиса

Уважаемый клиент,

Спасибо за ваше сообщение! В настоящее время я нахожусь в отпуске и вернусь MM/DD/YY. К сожалению, в это время у меня не будет доступа к электронной почте. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к моему коллеге COLLEAGUE (colleague@example.com) в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Ваша почта не будет пересылаться автоматически. Спасибо за понимание.

Я с нетерпением жду новой встречи с вами в ближайшее время.

С наилучшими пожеланиями, НАЗВАНИЕ

Риски, связанные с использованием сообщения вне офиса

Использование сообщения вне офиса является частью обычного, профессионального общения по электронной почте. Тем не менее, необходимо дважды подумать об информации, которой вы делитесь, когда создаете свое сообщение OOO.

Все чаще преступники используют предоставленную вами информацию в своих целях. Например, преступники могут использовать эту информацию для планирования проникновения в дом или офис. Кроме того, автоматические сообщения вне офиса имеют большое преимущество для рассыльщиков спама: при отправке сообщений на тысячи случайно сгенерированных адресов электронной почты автоматический ответ действует как фильтр, позволяя отправителям узнать, какие адреса действительно существуют.

Оцените статью
cdelat.ru
Добавить комментарий