Электронная почта является элементарным компонентом внутренней и внешней коммуникации во многих компаниях. То, как часто приходится проверять свой электронный ящик в ежедневном рабочем процессе и как часто нужно обрабатывать объем почты, зависит от сферы деятельности, а также от должности в компании. Например, в качестве контактного лица по вопросам, касающимся сотрудников, регулярное заглядывание в почтовый ящик так же необходимо, как и в качестве центрального контактного лица для одного или нескольких важных клиентов.
Если из-за чрезмерного количества сообщений вы не успеваете проверять и обрабатывать их, возможно, имеет смысл предоставить доступ к почтовому ящику коллегам. Тогда они смогут интегрировать почтовый ящик в свою собственную учетную запись электронной почты и просматривать входящие сообщения — а при наличии соответствующих полномочий и обрабатывать их. В Microsoft Outlook такое использование общего почтового ящика работает для всех учетных записей, хранящихся на общем сервере Exchange. Но как сделать почтовый ящик общим в почтовом клиенте Microsoft? И как потом добавить его в другой почтовый ящик Outlook?
- Причины совместного использования почтового ящика в Outlook
- Интегрируйте почтовый ящик Outlook: Вот как
- Вот как добавить почтовый ящик в Outlook
- Как работает добавление почтовых ящиков в Outlook 2016
- Добавление почтового ящика Outlook в Outlook 2013 — вот как это работает
- Outlook on the web: Как добавить почтовые ящики в веб-приложении Outlook
Причины совместного использования почтового ящика в Outlook
По разным причинам может быть полезно или необходимо добавить в учетную запись Outlook почтовый ящик, который на самом деле принадлежит другому профилю. Например, распространенным сценарием является ситуация, когда руководитель нуждается в поддержке при управлении своим почтовым ящиком и поэтому предоставляет доступ своим коллегам. В зависимости от уровня авторизации мастера могут помочь им в получении и сортировке или даже ответе на полученные сообщения. Другим примером использования является совместное управление учетной записью поддержки электронной почты. Включив нескольких пользователей в почтовый ящик Outlook, принадлежащий учетной записи поддержки, можно легко распределить обработку запросов поддержки.
В Outlook можно не только предоставлять права доступа и совместного использования к почтовому ящику. Вы также можете предоставить доступ к календарю Outlook, чтобы обмениваться встречами с коллегами, клиентами или деловыми партнерами.
Наконец, вполне возможно, что почтовые ящики бывших коллег будут интегрированы — по крайней мере, временно — в учетные записи Outlook людей, которые все еще работают в компании. Это особенно важно, если бывшие сотрудники регулярно общались по электронной почте с клиентами — таким образом, связанная с ними учетная запись может оставаться временно активной.
Интегрируйте почтовый ящик Outlook: Вот как
Чтобы иметь возможность интегрировать почтовый ящик другой учетной записи Outlook в свою собственную учетную запись, ее сначала необходимо освободить. Можно разделить весь почтовый ящик или только отдельные папки. Последний вариант удобен, например, если вы хотите поделиться сообщениями только определенного клиента. Вы также можете указать, хотите ли вы предоставить доступ только для чтения или возможность самостоятельно сортировать, отвечать на письма или даже удалять их. После одобрения почтовый ящик Outlook можно добавлять и управлять им в рамках предоставленных прав.
Общие почтовые ящики или отдельные папки электронной почты могут быть недоступны в течение нескольких минут. Поэтому вам, возможно, придется немного подождать, пока вы сможете интегрировать их в свой почтовый ящик Outlook.
Вот как добавить почтовый ящик в Outlook
Совместное использование почтового ящика Outlook (или вложенной папки) с другими пользователями на сервере Exchange осуществляется всего за несколько шагов.
Во-первых, щелкните правой кнопкой мыши почтовый ящик и в появившемся меню выберите «Свойства» (Outlook в Интернете: «Разрешения»).
Затем перейдите на вкладку «Разрешения» и нажмите на кнопку «Добавить». Затем вы можете найти в глобальном списке адресов учетную запись, к которой вы хотите добавить почтовый ящик Outlook:
Наконец, вы определяете разрешения пользователей для общего почтового ящика. Например, с уровнем разрешения «Владелец» можно читать, отвечать и удалять все письма. Вы также можете создавать новые папки и вложенные папки. Нажмите «ОК», чтобы принять сделанные настройки.
Как работает добавление почтовых ящиков в Outlook 2016
Чтобы включить общий почтовый ящик в Outlook 2016, сначала войдите в клиент. После запуска программы откройте вкладку «Файл» и дважды нажмите на кнопку «Параметры учетной записи»:
В списке выберите учетную запись Outlook, которую вы хотите связать с общим почтовым ящиком, а затем нажмите «Изменить…». В качестве альтернативы запустите настройки учетной записи Exchange, дважды щелкнув по соответствующей учетной записи:
В следующем меню нажмите «Дополнительные настройки» и перейдите на вкладку «Дополнительно». Нажмите «Добавить…», введите имя освобожденного почтового ящика и подтвердите импорт нажатием «OK»:
Теперь почтовый ящик должен отображаться в списке дополнительных открываемых почтовых ящиков. Если это так, сохраните изменения с помощью «Применить». Наконец, нажмите на «ОК», а затем на «Далее». После этого Outlook сообщит вам, что ваша учетная запись успешно обновлена.
Теперь вы можете увидеть добавленный почтовый ящик Outlook в области папок. Если вы выберете его, клиент выведет список содержащихся в нем сообщений непосредственно в вашей учетной записи.
Добавление почтового ящика Outlook в Outlook 2013 — вот как это работает
Пользователи Outlook 2013 могут добавлять общие почтовые ящики в свой профиль Outlook через настройки учетной записи. Их можно открыть на вкладке ФАЙЛ, нажав кнопку «Настройки учетной записи» и снова нажав «Настройки учетной записи» во всплывающем меню:
В настройках учетной записи выберите учетную запись Outlook, в которую вы хотите интегрировать почтовый ящик, а затем нажмите «Изменить…». В следующем меню нажмите «Другие настройки…», чтобы отредактировать настройки Microsoft Exchange для этой учетной записи:
На следующем этапе переключитесь на вкладку «Дополнительно» и добавьте нужный почтовый ящик через «Добавить». Для этого введите либо имя пользователя, либо его адрес Exchange и подтвердите «OK»:
Теперь последовательно нажмите на кнопки «Применить» и «ОК», а также на «Далее» и «Готово» в других окнах, чтобы сохранить добавленный почтовый ящик Outlook. Теперь он автоматически появится в вашей собственной учетной записи в представлении папок клиента:
Outlook on the web: Как добавить почтовые ящики в веб-приложении Outlook
Вы также можете интегрировать в веб-приложение Outlook почтовые ящики, которыми ранее поделились с вами другие пользователи. Для этого сначала откройте расширенный обзор папок — если вы его еще не открыли, — нажав «Еще»:
Открыв полный обзор папок, щелкните правой кнопкой мыши на своей учетной записи Outlook — она будет идентифицирована либо вашим именем, либо почтовым адресом вашей учетной записи Outlook. В открывшемся меню выберите «Добавить общую папку…»:
Введите имя или адрес электронной почты человека, чей почтовый ящик Outlook вы хотите включить, и нажмите «Добавить»:
Теперь в обзоре папок должна появиться запись для добавленного почтового ящика Outlook — под папками вашего собственного почтового ящика:
