Создание правила Outlook: пошаговое руководство

Ежедневно отправляется более 280 миллиардов электронных писем — большинство из них в профессиональном контексте. Учитывая такие цифры, неудивительно, что даже собственный почтовый ящик компании быстро переполняется. Важно сохранять спокойствие. Сколько непрочитанных сообщений скопилось в вашем почтовом ящике Outlook? Есть ли у вас обзор? Наш совет для пользователей Outlook: правила электронной почты. Автоматические правила для входящих и исходящих сообщений сортируют ваш почтовый ящик и держат вас в курсе событий, так что вы ничего не пропустите.

У нас вы можете узнать, как создавать правила Outlook с шаблоном и без него.

В Outlook вы можете легко создавать правила электронной почты, используя предварительно заданные варианты. Чтобы запустить мастер создания правил, выполните следующие шаги.

Шаг 1: Перейдите на вкладку «Пуск» и нажмите кнопку «Правила» на панели «Перемещение».

Шаг 2: Выберите опцию «Управление правилами и оповещениями». Затем Outlook откроет диалоговое окно «Правила и оповещения».

Шаг 3: Нажмите на кнопку «Новое правило…» в меню «Правила электронной почты», чтобы запустить мастер правил.

С помощью Мастера правил вы можете создавать правила Outlook в соответствии с вашими предпочтениями и потребностями, с шаблоном или без него.

Мастер правил Outlook позволяет создавать индивидуальные правила электронной почты на основе заранее определенных модулей.

Сначала подумайте, хотите ли вы создать правило для входящей или исходящей почты.

Правила входящих сообщений применяются к получаемым вами сообщениям, если они соответствуют заданным вами условиям. Чтобы создать правило входящих сообщений без шаблона, выполните следующие шаги.

Шаг 1: В разделе «Создать правило без шаблона» выберите «Применить правило к получаемым сообщениям» и нажмите «Далее».

Шаг 2: Теперь Outlook спросит вас, какое условие (условия) вы хотите прикрепить к правилу входящих сообщений. Для этого мастер правил предлагает следующие варианты. Выберите хотя бы одно условие:

• От людей или публичной группы
• С определенными словами в теме письма
• Через указанную учетную запись
• Отправлено только мне
• Мое имя в поле «Кому»
• Отмечено как важное
• Отмечено как чувствительное
• Отмечено для принятия мер
• Где мое имя в поле «Cc»
• Где мое имя находится в поле «Кому» или «Cc»
• Где мое имя не указано в поле «Кому»
• Отправленные людям или публичной группе
• С определенными словами в теле письма
• С определенными словами в теме или теле сообщения
• С определенными словами в заголовке сообщения
• С определенными словами в адресе получателя
• С определенными словами в адресе отправителя
• С присвоением категории «категория»

При необходимости вы можете объединить несколько условий.

Шаг 3: Отредактируйте выбранное условие(я) в соответствии с вашими потребностями или личными пожеланиями, нажав на выделенные синим цветом группы слов в описании правила.

Нажмите «Добавить»:

Шаг 4: Определите, что видеть в сообщениях, которые соответствуют заданному условию(ям). Вы можете выбрать одно из следующих действий:

• Переместить его в указанную папку
• Присвоить его категории «категория»
• Удалить его
• Удалить навсегда
• Переместить копию в указанную папку
• Переслать людям или публичной группе
• Переслать людям или публичной группе как вложение
• Перенаправить его людям или публичной группе
• Заставить сервер ответить с помощью определенного сообщения
• Ответить, используя определенный шаблон
• Пометить сообщение для последующего использования в данный момент
• Снять флаг сообщения
• Очистить категории сообщения
• Пометить сообщение как важное
• Распечатать
• Воспроизвести звук
• Пометить как прочитанное
• Остановить обработку других правил

При необходимости вы можете объединить несколько действий друг с другом.

Шаг 5: Отредактируйте выбранное действие (действия), нажав на выделенные синим цветом группы слов в описании правила.

Нажмите «ОК».

Шаг 6: При необходимости определите исключения. Вы также можете выбрать одно из условий, перечисленных выше.

Опять же, вы можете связать несколько условий вместе.

Шаг 7: Настройте условия для исключения, щелкнув по выделенным синим фразам в описании правила.

Нажмите «Далее».

Шаг 8: Дайте новому правилу для входящих сообщений имя и укажите, следует ли применять правило задним числом ко всем сообщениям в папке входящих сообщений.

Активируйте правило, установив соответствующий флажок и нажав «Готово».

Теперь ваше новое правило для входящих сообщений появится в диалоговом окне «Правила и предупреждения». Закройте его, нажав на «Применить».

Правила исходящей почты применяются ко всем отправляемым вами сообщениям, если они соответствуют заданным вами условиям. Чтобы настроить правило исходящей почты, выполните следующие шаги.

Шаг 1: В разделе «Начать с пустого правила» выберите «Применить правило к сообщениям, которые я отправляю».

Нажмите «Далее», чтобы начать процесс настройки.

Шаг 2: Определите условия для правила исходящей почты. Outlook предоставляет вам несколько вариантов на выбор, и при необходимости вы можете комбинировать их.

Шаг 3: Отредактируйте выбранное условие (условия), нажав на группы слов, выделенные синим цветом в описании правила.

Нажмите «Далее».

Шаг 4: Укажите, какое действие Outlook должен выполнить с сообщениями, удовлетворяющими заданным вами условиям. Выберите любое количество из представленных вариантов.

Шаг 5: Отредактируйте выбранное действие (действия) в описании правила и нажмите «Далее».

Шаг 6: Определите исключения — если необходимо. Для этого можно использовать те же условия, что и в шаге 2.

Шаг 7: Назовите правило и укажите, следует ли применять его задним числом ко всем сообщениям в папке «Входящие». Отметьте «Активировать это правило» и завершите процесс настройки, нажав «Готово».

Теперь ваше правило исходящей почты появится в диалоговом окне «Правила и предупреждения». Нажмите «Применить», чтобы закрыть окно.

Outlook предлагает предварительно настроенные шаблоны для наиболее распространенных правил электронной почты. Всего доступно 8 шаблонов правил в категориях «отслеживать» и «держать в курсе».

Процессы настройки в основном соответствуют процедуре, описанной выше:

Шаг 1: Выберите нужное правило

Шаг 2: Настройте описание правила в соответствии с вашими требованиями

Шаг 4: При необходимости добавьте дополнительные условия или определите исключения.

Шаг 5: Назовите правило и завершите конфигурацию нажатием кнопки «Finish».

Этот шаблон представляет собой правило для входящих сообщений, которое перемещает все сообщения от определенного отправителя в заданную вами папку назначения.

Используйте этот шаблон для создания правила Outlook, которое автоматически перемещает сообщения с ключевыми словами, указанными вами в теме, в определенную папку назначения.

Выберите этот шаблон правила для автоматического перемещения сообщений, адресованных одной из ваших публичных групп, в выбранную вами папку почтового ящика.

Это правило для входящих сообщений гарантирует, что сообщения, отправленные указанным вами человеком или группой, будут автоматически помечены для отслеживания.

Письма, которые вы отметили для отслеживания, появятся в обзоре задач.

Используйте этот шаблон правил для сортировки подписанных RSS-каналов. Элементы выбранного RSS-канала автоматически перемещаются в выбранную вами папку назначения.

Если вы подписались на RSS-каналы, соответствующие заголовки отображаются в одноименном диалоговом окне.

Используйте этот шаблон правила для определения текста, который отображается в окне уведомления о новых элементах при получении сообщений от определенного отправителя.

Хотите, чтобы Outlook воспроизводил разные звуковые сигналы при получении сообщений от разных людей? Тогда этот шаблон правил как раз для вас.

Выберите человека или группу людей из адресной книги Outlook и назначьте им звуковой файл на жестком диске.

С помощью этого шаблона правил вы можете следить за входящими сообщениями на ходу. Получайте уведомления по электронной почте от выбранных контактов через мобильное устройство.

Вы также можете редактировать существующие правила Outlook в диалоговом окне «Правила и оповещения». Выполните следующие действия:

Шаг 1: Выберите правило Outlook, которое вы хотите отредактировать.

Шаг 2: Нажмите на «Изменить правило» и в контекстном меню выберите «Изменить параметры правила…». После этого Outlook откроет выбранное письмо в Мастере правил.

Шаг 3: Измените правило Outlook в Мастере правил. Действуйте так же, как и при создании нового правила: Например, добавьте условия или исключения, или отредактируйте описание правила.

Шаг 4: Подтвердите корректировки нажатием на «ОК».

Затем закройте диалоговое окно «Правила и предупреждения», нажав «Применить».

Если вы хотите удалить созданное вами правило Outlook, отметьте его и нажмите «Удалить». Правило будет удалено, как только вы примете изменения в диалоговом окне «Правила и предупреждения».