Импорт контактов Outlook: Перенос существующей адресной информации в адресную книгу Outlook

Даже во времена Facebook и WhatsApp электронная почта по-прежнему играет важную роль. Особенно в деловом мире электронные сообщения продолжают оставаться незаменимым средством коммуникации, а списки рассылки и информационные бюллетени по-прежнему являются одними из самых простых инструментов, позволяющих связаться с большой группой пользователей с наименьшими усилиями. Центральным компонентом почтового трафика является клиент, включающий адресную книгу, в которой могут храниться все необходимые контактные данные.

В рядах таких почтовых клиентов Microsoft Outlook является ключевым игроком уже более двух десятилетий — в том числе благодаря большой свободе в управлении контактами. Встроенный мастер импорта/экспорта, например, позволяет легко импортировать существующие списки контактов в Outlook. Как готовится импорт адресов и какие шаги необходимы?

Существуют различные причины, по которым полезно импортировать контакты в Outlook: Как правило, у вас есть внешние списки контактов, которые вы хотели бы импортировать в адресную книгу Outlook. Однако также возможно, что вы захотите импортировать контакты, которые вы ранее экспортировали из Outlook — например, для создания резервной копии или потому, что вы хотите изменить версию. В последнем случае список контактов уже существует в требуемом для импорта формате CSV (значения в этом файле разделены разделителями). Если у вас есть собственный список контактов, например, в виде электронной таблицы Excel, его необходимо сначала сохранить в формате CSV, прежде чем импортировать в адресную книгу Outlook.

В целях защиты конфиденциальности видео не будет загружаться, пока вы не нажмете на него.

Все распространенные электронные таблицы, такие как Microsoft Excel, OpenOffice или LibreOffice Calc, предлагают возможность сохранения рабочих книг в виде файлов CSV. Для пользователей Excel, например, это работает следующим образом:

1. На первом этапе щелкните рабочий лист, содержащий контактную информацию, которую вы хотите импортировать в адресную книгу Outlook. Затем перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Сохранить как».
2. Определите, куда вы хотите сохранить файл, и откройте меню в поле «Тип файла», нажав на маленький треугольный значок, направленный вниз.
3. Найдите и выберите «CSV (delimited)». Наконец, нажмите «Сохранить». Excel сообщит вам, что некоторые функции рабочей книги будут утрачены (из-за перехода на формат CSV), с чем вы согласитесь, нажав «ОК».

Если у вас есть нужные контакты в формате CSV, вы можете сразу же приступить к их импорту в адресную книгу Outlook. Для этого вам не потребуется никакого дополнительного программного обеспечения. Мастер импорта/экспорта Microsoft Outlook интегрирован по умолчанию и поддерживает импорт без внешних инструментов или плагинов. В зависимости от текущей версии Outlook и от того, работаете ли вы с настольным или веб-клиентом, процедура немного отличается. Ниже мы кратко описали процесс импорта в различных редакциях Outlook.

Пользователи более новых версий Outlook могут найти мастер импорта/экспорта в меню «Файл». Первый шаг — открыть его через одноименную вкладку:

В левой строке меню перейдите к пункту «Открыть & Экспорт», где запустите мастер, нажав на «Импорт/экспорт».

В стартовом меню мастера импорта/экспорта можно выбрать различные действия. Действие «Импорт из другой программы или файла», необходимое для импорта, уже отмечено по умолчанию, поэтому вам остается только нажать кнопку «Далее».

Перед тем как нажать кнопку «Далее», у вас есть возможность выбрать один из трех вариантов импорта:

• Заменить дубликаты импортируемыми элементами: Если контакт уже существует в Outlook, перечисленная информация для этого контакта отбрасывается и заменяется информацией из файла импорта.
• Разрешить дубликаты (вариант по умолчанию): Если контакт уже существует в Outlook, мастер импорта/экспорта создает дубликат этого контакта. Позже вы можете объединить информацию в адресной книге или удалить нужный вариант.
• Не импортировать дубликаты: Если контакт уже существует в Outlook, информация для его импорта отбрасывается.

Независимо от сделанного выбора, в следующем меню вам будет предложено указать папку назначения. Найдите запись «Контакты» и нажмите «Далее».

После окончательного нажатия на кнопку «Готово» Outlook начнет процесс импорта.

Вы также можете импортировать новые контакты в адресную книгу Outlook в Outlook on the web. Для этого войдите в веб-приложение, а затем нажмите на маленький значок людей на панели инструментов в левом нижнем углу:

На следующем этапе перейдите к кнопке «Управление» и выберите пункт «Импорт контактов».

После этого откроется меню импорта, в котором необходимо указать источник контактов. В качестве альтернативы Outlook в качестве отправной точки можно использовать Gmail, Yahoo Mail и Windows Live Mail. Поэтому если вы хотите импортировать списки контактов из одной из этих трех почтовых служб, у вас есть возможность сделать это на данном этапе. Для файла CSV, который мы используем в этом учебнике, нам нужен вариант импорта «Outlook 2010, 2013 или 2016»:

Теперь нажмите «Обзор» и укажите место, где находится CSV-файл с новой контактной информацией. Затем запустите процесс импорта с помощью кнопки «Загрузить».

В Outlook 2010 также есть функция импорта контактов. Однако, поскольку пользовательский интерфейс почтового клиента Microsoft с годами менялся, путь к мастеру импорта/экспорта несколько отличается от того, как он работает в более новых версиях Outlook. В следующем пошаговом руководстве показано, как импортировать контакты в редакции 2010 года:

1. Выберите вкладку «Файл» и нажмите там кнопку «Открыть». Наконец, используйте кнопку «Импорт», чтобы запустить мастер импорта/экспорта.
2. Найдите в списке действие «Импорт из других программ или файлов», нажмите на него и подтвердите свой выбор кнопкой «Далее».
3. Укажите «Comma Separated Values (Windows)» в качестве типа файла для импорта, а затем место, где хранится CSV-файл. Как и при импорте в Outlook 2013 и 2016, в этом меню также можно указать, разрешить или не разрешить дублирование записей адресов.
4. Выберите папку «Контакты», в которую вы хотите добавить новую адресную информацию, и запустите процесс, нажав на «Готово».

В целях защиты вашей конфиденциальности видео не будет загружаться, пока вы не нажмете на него.