Настройка вне офиса в Thunderbird — вот как это сделать

Ежедневно отправляется более 300 миллиардов электронных писем. Это примерно 3,5 миллиона писем в секунду. Даже если более половины из них — спам, все равно по всему миру происходит огромное количество серьезного общения. Частью хорошего почтового этикета является уведомление других о том, что вы временно недоступны — из-за командировки, отпуска или болезни. Для этого предусмотрена функция автоответа вне офиса.

В почтовой программе Thunderbird для писем, отправляемых вне офиса, можно настроить различные шаблоны. Как это работает, шаг за шагом объясняется в данном руководстве. Мы также покажем вам, как настроить внеслужебное сообщение вне Thunderbird с помощью вашего почтового провайдера.

Программа электронной почты Thunderbird от Mozilla Foundation доступна для множества различных операционных систем. Она проста в использовании и имеет знакомые шаги и интерфейсы. В Thunderbird можно настроить сообщения вне офиса. Однако процедура немного отличается от других программ электронной почты, таких как Microsoft Outlook или Gmail. Мы поможем вам настроить ее.

Чтобы активировать сообщение вне офиса в Thunderbird, выполните следующие действия:

• Составьте сообщение вне офиса как новое письмо для Thunderbird и сохраните его как шаблон.
• Откройте «Фильтры» через настройки
• Создайте новый фильтр с узнаваемым именем для нужного почтового ящика
• Отредактируйте этот фильтр так, чтобы он использовал ваш шаблон ответа: «Ответить с шаблоном»
• Активируйте или деактивируйте фильтр с помощью флажка в меню фильтров.

Вам нужны более подробные инструкции? Наши пошаговые инструкции помогут вам в этом — просто взгляните на руководство ниже.

Составьте свое сообщение как новое электронное письмо, перейдя на вкладку «Написать» (1).

Хорошее сообщение о прекращении работы будет включать ваше имя, объяснение и, если применимо, заявление о том, что ваши электронные письма не будут пересылаться.

Следующий шаг отличается от написания нового письма, как это обычно делается.

Сохранение внеслужебного письма в качестве «шаблона» гарантирует, что Thunderbird сможет получить доступ к составленному вами сообщению позднее.

Чтобы иметь возможность использовать сохраненный шаблон, когда вы находитесь вне офиса, вам нужно активировать его через фильтр для почтового ящика, для которого вы хотите его использовать.

После нажатия на Фильтр (4a) появится меню фильтра.

Лучше всего выбрать для каждого фильтра название, описывающее его использование для определенных случаев, например, «Отпуск» или «Деловая поездка». Активируйте флажок «Получение новой почты:» и выберите: «Фильтровать после классификации нежелательной почты», чтобы предотвратить отправку ваших ответов спамерам. Убедитесь, что выбрано значение «Соответствовать всем сообщениям» (7). В нижнем окне выберите, что произойдет дальше: Использование опции «Ответить с шаблоном» (8) означает, что Thunderbird получит доступ к сохраненному шаблону и будет использовать его. Завершите процесс нажатием кнопки «OK» (9), после чего вы увидите созданные ранее фильтры.

Чтобы активировать соответствующий фильтр, вам также необходимо выбрать правильный почтовый ящик (10). Выберите фильтр, который вы хотите активировать, установив флажок (11). Затем просто закройте меню (12). Как только вы снова будете доступны, вам следует деактивировать фильтр в этом меню, чтобы Thunderbird не отправлял больше сообщений вне офиса.

Если вы не хотите оставлять свой компьютер включенным на время вашего отсутствия или не имеете права оставлять его работающим (в конце концов, это будет стоить много энергии), существует простая альтернатива, которая все еще позволяет вам выполнять требования этикета электронной почты. Провайдеры электронной почты также предлагают автоответчики, работающие вне офиса. Мы покажем вам, как это работает у некоторых ведущих провайдеров.

У нас есть отдельная статья, посвященная Gmail. Если вы пользуетесь Gmail и хотите узнать, как настроить сообщение вне офиса, ознакомьтесь с нашим руководством «Настройка сообщения вне офиса в Gmail».

Если ваш профессиональный адрес электронной почты зарегистрирован в IONOS, вы можете использовать веб-функцию для создания внеслужебного сообщения. Начните с перехода по адресу

mail.ionos.com.

Нажмите на свой идентификатор пользователя в окне IONOS Mail, чтобы перейти к настройкам (1).

Затем вы увидите настройки для вашего «Автоответчика» (2) в меню «Почта». Нажмите на нее, чтобы получить доступ к этим настройкам.

Если установлен флажок «включить автоответчик» (3), все отправители входящих писем будут проинформированы о вашем временном отсутствии. Для этого в текстовом поле «сообщение» сформулируйте подходящую тему письма и основной текст фактического ответа.

Как и в Thunderbird, в настройках IONOS сообщение об отсутствии на рабочем месте не устанавливается на определенное время. Не забудьте отключить его по возвращении!

Популярный бесплатный почтовый провайдер GMX позволяет легко настроить сообщение о нерабочем времени. GMX также очень удобен для клиентов.

Нажмите на гаечный ключ слева внизу, чтобы открыть меню «Настройки» в GMX. Функция автоответчика предусмотрена для тех случаев, когда вы находитесь вне офиса.

При нажатии на «Автоответчик» (1) откроется окно настроек. Выберите между постоянным и временным (2) автоответчиком на время вашего отсутствия в офисе. Однако, здесь нет «темы». Она хранится в системе GMX как «Автоответчик» и не может быть изменена. Что делать? Просто напишите более персонализированное сообщение в начале текста. Длина сообщения ограничена 500 символами — чуть больше, чем этот абзац.

Zoho Mail — популярный вариант для многих, кто ищет бесплатный сервис электронной почты. Он предлагает множество функций и имеет хорошо настраиваемый внеофисный автоответчик.

Нажав на шестеренку (показана в синем поле), вы получите доступ ко всем настройкам электронной почты.

Прокрутите вниз, пока не найдете опцию «Вне офиса». Здесь вы сможете создать множество различных внеслужебных сообщений для любого случая — будь то отпуск, командировка или болезнь.

Создайте новое сообщение вне офиса, нажав на «Добавить новое сообщение вне офиса» вверху (1). Появится окно справа, в котором вы сможете настроить свое сообщение. Вы можете выбрать отправку сообщения всем, только контактам или только неконтактам (2). Это удобно, например, если вы хотите, чтобы о чем-то узнали только люди за пределами вашей компании. Вы также можете установить, когда и в течение какого времени будет отправлено сообщение (3). В Zoho Mail также есть возможность отправлять сообщение только в определенные дни недели — если вы постоянно отсутствуете на рабочем месте в определенное время или в определенные дни, это может быть удобной функцией. Составить сообщение очень просто. Просто введите текст в поле и нажмите кнопку «Сохранить», когда закончите! Просто.