Как создать резервную копию электронной почты Outlook для защиты данных

Outlook предназначен не только для работы с электронной почтой. В нем также есть адресная книга, календарь, функции планирования и журнал, объединенные в единый удобный интерфейс. Контакты, встречи и проекты синхронизируются и объединяются в сеть с помощью всех этих функций, но это связано с определенным риском. В случае аппаратного или программного сбоя вы можете потерять много данных, поскольку все хранится централизованно. Поэтому для защиты ваших финансовых и личных данных целесообразно сохранять важные данные и электронные письма в резервной копии Outlook. Давайте рассмотрим подробнее, как это сделать.

Как Outlook управляет электронной почтой?

Чтобы понять, как защитить данные пользователя Outlook, сначала нужно знать, как Outlook управляет ими. Существует два различных типа учетных записей Outlook:

  • Учетные записи Outlook POP (включая POP3): Исходные данные Outlook загружаются с сервера и хранятся на локальной машине в формате PST.
  • Учетные записи Exchange, IMAP, Outlook 365 или Outlook.com: Данные хранятся на локальном устройстве только временно, в формате OST. Оригинальные данные остаются на сервере.

В чем же разница между двумя типами файлов Outlook, PST и OST?

  • Файлы PST: PST расшифровывается как Personal Storage Table. Этот формат файлов Outlook действует как контейнер данных и может быть использован и открыт только через учетную запись Outlook. Личные, синхронизированные данные пользователя сортируются по папкам, затем загружаются с сервера и хранятся локально в формате PST. Первоначальный файл PST создается автоматически при настройке учетной записи Outlook POP. Однако файлы PST можно сохранять как автоматически, так и вручную, а также разделять их, например, чтобы отделить личную электронную почту от деловой. Преимуществом формата PST является то, что размер файлов может достигать 50 ГБ, что означает, что вы можете создавать большие архивы электронной почты Outlook.
  • Файлы OST: OST расшифровывается как Offline Storage Table. Как видно из названия, это автономные файлы, и они хранятся на локальной машине только временно. Оригинальные файлы остаются на сервере Exchange, поэтому они автоматически сохраняются в качестве резервной копии Outlook. Если вы внесете изменения в локальные файлы OST, Outlook автоматически синхронизирует их при следующем входе в систему. Преимущество формата OST в том, что вы можете получить доступ к своим данным, даже если вы находитесь в автономном режиме. В Outlook 2010 и более ранних версиях Outlook использовал формат PST для временных файлов. OST стал стандартным временным форматом в Outlook 2013.
Совет

Хостинг Microsoft Exchange является самым популярным решением для групповой и электронной почты среди компаний. С IONOS вы можете воспользоваться преимуществами Exchange, синхронизировать и хранить ценные бизнес-данные и резервные копии в высоконадежных центрах обработки данных в соответствии с действующими нормами защиты данных.

Какие данные можно сохранить в резервной копии Outlook?

Резервные копии данных Outlook всегда создаются в формате PST. Это собственный формат Microsoft, который Outlook использует для импорта и экспорта данных. При создании резервной копии Outlook можно включить электронные письма, контакты и адреса, данные календаря, записи журнала, а также различные настройки, такие как категории и фильтры. Экспорт файла PST служит двум целям. Он дает вам локальную копию ваших данных, и вы также можете использовать его для импорта данных и контактов Outlook и переноса настроек при смене устройства или учетной записи.

Совет

В корпоративном мире повреждение или потеря данных и электронной почты может повлиять на всю организацию. Если вы ищете надежный и безопасный способ защиты электронной почты, услуга архивирования электронной почты IONOS — это то, что вам нужно! Ваши данные будут надежно храниться в одном из наших центров обработки данных.

Как создать резервную копию электронной почты Outlook: пошаговое руководство

Самый быстрый способ создать резервную копию писем и данных Outlook — экспортировать файл PST и сохранить его на компьютере или внешнем устройстве хранения. Вот как это сделать:

Шаг 1: На вкладке «Файл» Outlook выберите «Открыть и экспортировать», затем нажмите «Импорт/экспорт».

Шаг 2: В мастере импорта и экспорта выберите действие «Экспортировать в файл» и нажмите «Далее».

Шаг 3: В следующем окне вам будет предложено выбрать тип файла для резервной копии Outlook. Выберите «Файл данных Outlook (.pst)».

Шаг 4: Теперь выберите данные, которые вы хотите экспортировать. В этом примере мы собираемся создать резервную копию папки «Календарь». Выберите «Включить вложенные папки», чтобы резервная копия включала все вложенные папки, затем нажмите «Далее».

Шаг 5: Наконец, выберите место сохранения файла резервной копии. Это может быть локальная папка, внешний жесткий диск или, например, USB-накопитель. Для важных данных стоит по возможности сохранять идентичные резервные копии на нескольких устройствах хранения. Если вы регулярно создаете резервные копии данных Outlook, вы можете выбрать опцию «Заменить дубликаты экспортированными элементами», чтобы избежать дублирования файлов. Нажмите кнопку «Готово», чтобы выйти из мастера.

Краткое руководство по резервному копированию данных Outlook

Шаг 1: В Outlook перейдите в раздел «Файл» > «Открыть & Экспорт» > «Импорт/экспорт».

Шаг 2: В мастере импорта и экспорта нажмите «Экспортировать в файл».

Шаг 3: Выберите «Файл данных Outlook (.pst)», затем нажмите «Далее».

Шаг 4: Выберите файлы или папки для включения в экспорт. Чтобы включить вложенные папки, выберите «Включить вложенные папки».

Шаг 5: Укажите место сохранения экспортированного файла. Чтобы избежать создания дубликатов, выберите «Заменить дубликаты экспортированными элементами». Нажмите кнопку «Готово», чтобы выйти из мастера.

Совет

Чтобы создать профессиональный имидж в Интернете, следует использовать правильный адрес электронной почты для бизнеса. С помощью IONOS вы можете создать свой собственный адрес электронной почты без особых затрат.

Резервное копирование электронной почты и данных Outlook в облаке

Вместо — или в дополнение к — созданию резервной копии в формате PST, вы можете сохранить некоторые из своих пользовательских данных с помощью облачного хранилища. Таким образом, вы сможете получить безопасный доступ к своим данным в любое время и с любого устройства. Резервное копирование бизнес-данных является ключевой частью цифрового архивирования. Оно помогает упорядочить задачи и контакты, сократить количество используемой бумаги и снизить риск потери данных.

Совет

Облачное хранилище IONOS HiDrive обеспечивает безопасное централизованное хранение до 2 000 ГБ данных.

Оцените статью
cdelat.ru
Добавить комментарий