Преждевременный щелчок, и вы не успели оглянуться, как ваше незаконченное письмо уже отправилось к вашему коллеге. Это раздражает, но не является концом света для пользователей Microsoft Outlook. Программа электронной почты оснащена функцией отзыва сообщений. Мы расскажем, как она работает и что необходимо для того, чтобы отозвать свое письмо.
Требования к функции отзыва
Электронные письма, отправленные с помощью Microsoft Outlook, могут быть удалены из папки входящих сообщений получателя или заменены новым письмом при соблюдении следующих условий:
- Ваша программа электронной почты и программа получателя подключены к серверу Microsoft Exchange.
- электронное письмо было отправлено в пределах одной организации с помощью настольного приложения Outlook или Microsoft 365
- Получатель еще не открыл сообщение.
Если эти три требования соблюдены, то электронное сообщение можно отозвать без проблем.
Отзыв сообщений электронной почты в Outlook 2016, 2013 и 2010
Чтобы отозвать уже отправленное электронное письмо с помощью Outlook 2016, 2013 или 2010, необходимо выполнить следующие действия:
Шаг 1: Нажмите на папку «Отправленные», которая находится в левой части окна Outlook.
Шаг 2: Выберите сообщение, которое вы хотите отозвать через Outlook, и дважды щелкните по нему, чтобы оно открылось в новом окне.
Шаг 3: Нажмите на кнопку «Действия» и выберите в выпадающем меню опцию Outlook «Отозвать это сообщение».
Если опция Outlook «Recall This Message» не отображается, это может быть связано с тем, что вы не используете учетную запись Exchange или функция отзыва была деактивирована администратором сервера Exchange.
Шаг 4: Выберите один из двух вариантов отзыва.
- Удалить непрочитанные копии этого сообщения
- Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением.
Решите, хотите ли вы проинформировать получателя о том, почему вы отозвали сообщение.
Подтвердите свой выбор, нажав «ОК».
Шаг 5: Убедитесь, что отзыв прошел успешно.
Outlook всегда будет информировать вас по электронной почте о результате отзыва. Если вы активировали соответствующую функцию, получатель сообщения также будет проинформирован об отзыве.
Неудачный отзыв
Успешный отзыв
Как обеспечить успешный отзыв
Возможность замены уже отправленного электронного письма новым сообщением зависит не только от перечисленных выше требований, но и от настроек Outlook получателя.
По данным Microsoft, возможны следующие сценарии.
Сценарий 1: Функция «Автоматически обрабатывать запросы на проведение собраний и ответы на запросы и опросы» включена (по умолчанию).
Если у получателя включена функция «Автоматическая обработка запросов на проведение собраний и ответов на запросы и опросы», в папке входящих сообщений получателя будет сохранено как исходное сообщение, так и сообщение для отзыва письма. Работает ли отзыв или нет, зависит от того, было ли прочитано письмо.
- Если получатель еще не прочитал исходное сообщение, оно будет заменено сообщением для отзыва. Получателю будет сообщено, что вы отозвали исходное сообщение.
- Если сообщение помечено как прочитанное, когда приходит сообщение об отзыве, попытка отзыва будет неудачной, и сообщение останется в папке входящих сообщений получателя. Однако получатель будет проинформирован о том, что вы пытались отозвать сообщение.
Сценарий 2: Функция «Автоматическая обработка запросов на проведение собрания и ответов на запросы и опросы» отключена.
Если получатель не включил функцию «Автоматически обрабатывать запросы на проведение собраний и ответы на запросы и опросы», и исходное сообщение, и сообщение об отзыве будут сохранены в папке входящих сообщений получателя. Успешность отзыва зависит от того, какое сообщение будет открыто первым:
- Если получатель первым откроет сообщение об отзыве, исходное сообщение будет удалено, что означает, что отзыв прошел успешно.
- Если получатель первым откроет оригинальное письмо, отзыв будет неудачным.
Сценарий 3: Правило входящих сообщений перемещает исходное письмо в другую папку.
- Если получатель определил правило, согласно которому исходное письмо и письмо отзыва будут храниться в разных папках, отзыв будет неудачным.
Сценарий 4: Правило входящих сообщений перемещает исходное письмо и письмо отзыва в другую папку.
Если получатель определил правило, гласящее, что оба письма должны храниться в одной папке, то зависит от того, какое письмо будет открыто первым.
- Если получатель первым откроет сообщение отзыва, исходное сообщение будет удалено. Отзыв прошел успешно.
- Если получатель первым откроет оригинальное письмо, то отзыв будет неудачным.
Если незаконченное или заполненное ошибками письмо не удается отозвать, например, из-за невыполнения одного из вышеперечисленных условий, то ошибку обычно можно исправить с помощью повторного сообщения. Извинитесь за ошибку и отправьте все недостающее содержимое. Другие советы по профессиональному общению в Интернете можно найти в нашей статье об этикете электронной почты.