От «Всего наилучшего» до «Искренне»: То, как вы заканчиваете электронное письмо, не менее важно, чем то, как вы его начинаете. Эти последние несколько слов — шанс показать свой профессионализм и позаботиться о ваших (деловых) отношениях с получателем письма. Продолжайте читать, чтобы ознакомиться с обзором распространенных подписей в электронных письмах, в том числе с тем, какие формулировки являются безопасными, а каких следует избегать.
- Классические подписи в электронных письмах
- Неформальные подписи к электронным письмам
- Окончания электронных сообщений со словом «спасибо»
- Общие советы по оформлению электронных писем
- Другие советы по завершению электронного письма
- Три примера хорошей концовки электронного письма
- Пример 1: Ответ после получения важных документов в рамках проекта
- Пример 2: Заявление о приеме на новую должность в традиционной компании
- Пример 3: Ответ на приглашение на встречу
- Ошибки, которых следует избегать
Классические подписи в электронных письмах
| Подпись в электронном письме | Тон/смысл |
|---|---|
| Лучший | Самый распространенный вариант подписи в электронной почте; нейтральный, безопасный и дружелюбный. |
| Все самое лучшее | Наравне с «Best», на случай, если вам захочется изменить его. |
| С наилучшими пожеланиями | Несколько более формальный вариант «Best» |
| С уважением, | Еще одно нейтральное обращение, с которым трудно ошибиться; встречается реже, чем «Best», и является более формальным. |
| Теплые пожелания | Для тех случаев, когда вы хотите добавить немного сердечности в вашу подпись к электронному письму, не теряя при этом профессионализма |
| Искренне | Для очень формальных контекстов |
Вы всегда должны заканчивать сопроводительные письма и заявления о приеме на работу словами «Искренне».
Неформальные подписи к электронным письмам
| Подпись в электронном письме | Тон/смысл |
|---|---|
| Хорошего дня! | Личный и позитивный |
| Хороших выходных! | Вариант, подходящий для пятницы |
| Тепло | Может использоваться для обозначения близких отношений с получателем. |
В Великобритании и Австралии «Будьте здоровы» — это обычное окончание письма. Вы можете встретить его и в США, но некоторые люди считают его странным, если оно исходит от человека, не связанного с этими странами.
Окончания электронных сообщений со словом «спасибо»
| Завершение электронного письма | Тон/значение |
|---|---|
| Спасибо! | Дружелюбный и благодарный ответ на электронное письмо; склоняется в сторону меньшей формальности. |
| Спасибо!/Спасибо, | Еще более неформальная вариация вышеупомянутой фразы |
| Заранее спасибо | Уместно, когда вы попросили получателя о чем-то; хотя обычно это безобидное выражение может показаться назойливым в неправильном контексте, поэтому будьте осторожны. |
| Надеюсь, это поможет! | Хорошее завершение письма, в котором вы ответили на вопросы получателя. |
Все эти благодарственные окончания предполагают определенное знакомство с получателем и не должны использоваться в одиночку в первом письме или в формальной обстановке. Тем не менее, «Спасибо» всегда можно использовать в паре с одним из вышеперечисленных классических вариантов подписания электронного письма, чтобы сделать его более уместным.
Общие советы по оформлению электронных писем
В целом, выбор окончания письма зависит от ваших отношений с получателем. Если вы сомневаетесь, то в профессиональных контекстах лучше перестраховаться и использовать нейтральное завершение. Помните, что даже в цифровом общении вы представляете не только себя, но и свою компанию. Ваша подпись в электронном письме должна отражать это. Постарайтесь соответствовать тону и выбору слов человека, с которым вы общаетесь — подписываются ли они уже своим именем или придерживаются формального стиля?
Вы можете понять, насколько непринужденным может быть ваш тон, исходя из определенных характеристик получателя письма — например, его должности, возраста, культуры компании/культуры в его секторе. В стартап-сцене общение обычно очень непринужденное с самого начала. Когда речь идет о банках, страховых компаниях и государственных учреждениях, общение, скорее всего, останется на уровне более формального этикета электронной почты.
Другие советы по завершению электронного письма
Полноценное завершение электронного письма — это не только подпись. Не забывайте о других важных элементах:
- Заключительная фраза: Перед тем как завершить письмо, вы должны включить предложение, которое подводит итог остальной части письма и/или дает понять получателю, чего вы от него ждете. Например, вы можете попросить их перезвонить вам или выслать документы, упомянутые в письме.
- Ваше полное имя: В более официальных ситуациях вы всегда должны подписывать свое полное имя в конце письма. Даже в более непринужденной обстановке во избежание путаницы в конце письма следует указывать свое полное имя. В конце концов, вы можете быть не единственным сотрудником в вашей компании, носящим ваше имя.
- Должность и контактная информация: Эта информация обычно включается в подпись под вашим электронным письмом. Если у вас ее еще нет, вам обязательно нужно создать подпись. Подпись должна присутствовать во всех ваших электронных письмах, даже если вы регулярно общаетесь с человеком. Таким образом, ваш номер телефона и другая контактная информация будут легко доступны.
И, конечно, хорошая подпись сильна только настолько, насколько сильна остальная часть письма. Убедитесь, что вы знаете, как лучше написать деловое письмо.
Три примера хорошей концовки электронного письма
Пример 1: Ответ после получения важных документов в рамках проекта
Я с нетерпением жду ответа о вашей готовности ознакомиться с документами.
С наилучшими пожеланиями,
Мария Гутьеррес
(Подпись)
Пример 2: Заявление о приеме на новую должность в традиционной компании
Спасибо за ваше рассмотрение. Я с нетерпением жду вашего ответа.
Искренне,
Джон Адамс
(Подпись)
Пример 3: Ответ на приглашение на встречу
Я с нетерпением жду встречи в понедельник.
Хороших выходных!
Джессика Янг
(Подпись)
Ознакомьтесь с нашим цифровым руководством о том, как оптимизировать вашу подпись к электронной почте.
Ошибки, которых следует избегать
Хотя мнения по поводу уместности многих подписей в электронных письмах расходятся, есть некоторые способы завершить письмо, которых, по мнению большинства людей, следует избегать в профессиональном контексте:
- «Имя»/»Имя» без подписи: Выглядит незаконченным и слегка небрежным, особенно в первом письме.
- «С любовью»/»xoxo»: Слишком знакомо для делового контекста, если только получатель не является вашим лучшим другом.
- «Мир»: Еще одна подпись в электронном письме, которая хорошо работает в личном контексте, но неуместна в деловом.