Списки рассылки и группы контактов в Outlook позволяют отправлять одно и то же сообщение разным людям без необходимости добавлять каждого получателя отдельно. В этом пошаговом руководстве мы покажем вам, как создавать списки рассылки и группы контактов с рабочего стола или веб-приложения Outlook.
Настольное приложение Outlook
Списки рассылки называются группами контактов в текущих версиях настольного приложения Outlook. Шаги по созданию групп контактов отличаются в зависимости от версии Outlook, которую вы используете.
Создание списков рассылки в Outlook 2013 и 2016
Выполните следующие шаги для создания групп электронной почты в Outlook 2013 или 2016.
Шаг 1: Перейдите к управлению контактами в приложении Outlook, нажав кнопку «Люди» на панели навигации.
Если вы используете компактную панель навигации, вы увидите значок раздела «Люди».
Шаг 2: В разделе «Мои контакты» на боковой панели справа выберите папку, в которой вы хотите сохранить новую группу контактов. По умолчанию это папка «Контакты», которую Outlook автоматически создает при установке программы.
При необходимости создайте новую папку контактов.
Шаг 3: Нажмите «Новая контактная группа». Эта кнопка находится в разделе «Новые» на вкладке «Главная».
Откроется окно «Контактная группа».
Шаг 4: Назовите новую контактную группу.
Шаг 5: Нажмите «Добавить участников», а затем выберите один из трех вариантов:
- Из контактов Outlook
- Из адресной книги
- Новый электронный контакт
Если вы выберете «Из контактов Outlook» или «Из адресной книги», Outlook откроет окно «Выбор участников». Если же выбрать «Новый почтовый контакт», откроется окно «Добавить нового члена».
Шаг 6: В адресной книге выберите людей, которых вы хотите добавить в группу контактов. Для этого выберите контакт в диалоговом окне и нажмите кнопку «Участники ->».
При необходимости добавьте в контактную группу людей, которых еще нет в вашей адресной книге, создав эти контакты.
Хотите добавить в адресную книгу Outlook контактную информацию из других приложений? Наглядное пошаговое руководство см. в нашей статье Импорт контактов Outlook.
Используйте кнопку «Удалить участников», чтобы удалить контакт из списка рассылки.
Шаг 7: Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» после завершения добавления контактов в новую контактную группу.
Новая контактная группа появится в выбранной ранее папке контактов в левой боковой панели окна Outlook.
Если вы хотите внести изменения в существующую контактную группу, выберите ее и нажмите кнопку «Изменить» в описании контакта.
Вы редактируете контактную группу так же, как вы создавали новые контактные группы в окне «Контактная группа».
В качестве альтернативы вы можете воспользоваться опцией «Редактировать контактную группу» в контекстном меню. Это меню открывается щелчком правой кнопки мыши по группе контактов.
Настройка и редактирование списков рассылки в Outlook 2010
Если вы используете Outlook 2010, выполните следующие шаги для создания нового списка рассылки в Outlook.
Шаг 1: Выберите раздел «Контакты» в Outlook и нажмите кнопку «Новая контактная группа» на вкладке «Главная». Вы можете найти эту кнопку в группе «Новые».
Откроется новое окно.
Шаг 2: Введите имя для новой контактной группы в поле «Имя».
Шаг 3: Выберите вкладку «Контактная группа» и нажмите кнопку «Добавить участников» в группе «Участники». Выберите один из трех вариантов:
- Из контактов Outlook
- Из адресной книги
- Новый электронный контакт
Если вы решили добавить в контактную группу людей из адресной книги или папки «Контакты», откроется окно «Добавить участников».
Выберите контакт в диалоговом окне и нажмите кнопку «Члены ->». При необходимости воспользуйтесь функцией поиска. Повторите этот процесс для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки Outlook.
Если вы хотите добавить в группу контактов людей, которых еще нет в вашей адресной книге, используйте опцию «Новый контакт по электронной почте» и введите информацию о контакте в диалоговом окне «Добавить нового члена».
Шаг 4: Закончив добавление людей в контактную группу, нажмите «OK», чтобы сохранить записи. Новый список рассылки появится под выбранным вами именем в папке «Контакты».
Веб-приложение Outlook
Настройка списков рассылки в веб-приложении Outlook
Веб-приложение для популярной программы электронной почты в Office 365 позволяет определять группы рассылки с одним адресом электронной почты. Сообщения, отправленные на адрес группы рассылки, автоматически отправляются всем членам группы без необходимости добавлять каждого человека в адресную строку.
Шаг 1: Откройте веб-браузер и войдите в Office 365 с помощью учетных данных пользователя.
Шаг 2: Выберите веб-приложение Outlook.
Шаг 3: Нажмите на значок шестеренки в строке меню и выберите «Почта» в разделе «Настройки вашего приложения».
Шаг 4: На левой боковой панели перейдите в раздел «Общие» и выберите «Группы рассылки».
Шаг 5: Нажмите на знак плюс под «Группы рассылки, которыми я владею», чтобы создать новый список рассылки в Outlook.
В веб-приложении Outlook откроется окно «Новая группа распределения».
Шаг 6: Настройте группу рассылки: Введите удобное для пользователя отображаемое имя и псевдоним и укажите адрес электронной почты, который вы хотите использовать для отправки сообщений в список рассылки. В поле «Примечания» можно ввести описание списка рассылки и его функции. Установите флажок «Сделать эту группу группой безопасности», если вы хотите создать закрытую группу.
Вы автоматически вводитесь в качестве владельца группы.
Управление группами безопасности осуществляется владельцами группы. Только владельцы могут добавлять новые контакты или удалять участников.
Шаг 7: Определите других владельцев группы, которые будут иметь те же права в группе, что и вы. Нажмите на знак плюс, чтобы добавить людей из вашей адресной книги в качестве владельцев.
Шаг 8: Добавьте членов группы в группу распространения. Для этого нажмите на знак плюс и выберите людей, которых вы хотите добавить из своей адресной книги.
Шаг 9: Укажите критерии одобрения для людей, которые могут присоединиться к вашей группе распространения и покинуть ее.
Если вы создаете группу по умолчанию, вы можете выбрать один из следующих вариантов:
Вступление
- Открытое: Любой пользователь Office 365 может присоединиться к вашей группе без одобрения.
- Закрытая: Только владельцы группы могут добавлять членов. Все запросы на вступление будут автоматически отклонены.
- Одобрение владельца: Только владельцы группы могут добавлять членов и утверждать запросы на вступление в группу.
Покинуть
- Открытая: Члены вашей группы рассылки могут покинуть ее в любое время без одобрения.
- Закрытая: Только владельцы группы могут удалять участников из группы.
Группы безопасности не могут быть созданы как открытые группы.
Шаг 10: Завершите процесс настройки, нажав «Сохранить».
Ваша новая группа распределения появится в разделе «Группы распределения, которыми я владею». Если вы сами являетесь членом группы в качестве ее владельца, вы также появитесь в разделе «Группы распространения, к которым я принадлежу».
Редактирование списков рассылки в веб-приложении Outlook
Вы также можете редактировать группы распределения, используя пункт меню «Редактировать» в настройках Outlook.
Шаг 1: Выберите группу распределения, которую вы хотите отредактировать.
Шаг 2: Нажмите значок карандаша, чтобы изменить группу распределения. Если вместо этого вы хотите удалить выбранную группу распределения, нажмите на значок корзины.
Outlook Web App откроет новое окно браузера, в котором вы сможете внести изменения в группу распределения.
Шаг 3: Завершите редактирование списка рассылки Outlook, нажав «Сохранить».
Все изменения будут применены немедленно.