Макросы Word: Как создавать макросы в Word

Пакет Microsoft Office является одним из самых популярных офисных решений. От Word и Excel до PowerPoint — практические приложения для письма, расчетов и презентаций доказывают свою состоятельность на протяжении многих лет. Но многие пользователи даже не подозревают о широком спектре возможностей, которые они предоставляют. Например, в программах MS Office есть функция, позволяющая создавать, сохранять и выполнять макросы для автоматизации определенных задач и процессов. Особенно для регулярно повторяющихся рабочих процессов, эта функция позволяет сэкономить драгоценное время и усилия.

Но какую роль играют макросы в Word и как именно работают эти последовательности команд? Узнайте также, как создавать макросы в Word и внедрять их в документы.

Что такое макрос Word?

Макросы считаются стандартной функцией в программировании, а также в использовании компьютерных программ. По сути, это подпрограммы, которые разработчики и пользователи могут создавать для сохранения последовательностей команд или операционных инструкций, которые затем могут быть запущены простым действием. Когда приходится сталкиваться с множеством регулярно повторяющихся задач, Microsoft Word обычно является приложением, которое выигрывает от возможности автоматизировать рабочие шаги.

По этой причине редактор (а также, например, Access, Excel или PowerPoint) включает встроенный инструмент для записи и выполнения пользовательских макросов Word. В качестве языка записи здесь выступает язык сценариев Visual Basic for Applications (VBA), также разработанный компанией Microsoft.

Примечание

Событийно-ориентированный язык программирования VBA пришел на смену взаимно несовместимым макроязыкам различных программ Microsoft Office в середине 1990-х годов. Благодаря этому стандартизованному решению можно создавать и запускать межпрограммные командные цепочки, например, для переноса данных из документа Word в таблицу Excel одним щелчком мыши.

Как работают макросы в Word?

Создание макросов в Word поначалу может показаться задачей для опытных программистов. Ведь написание нового программного кода на специальном языке программирования не часто входит в число основных навыков рядового пользователя Word. Однако тот факт, что создание и использование макросов в Word возможно без каких-либо знаний в области программирования, объясняется наличием встроенного инструмента макросов. Известный как макрорекордер, этот инструмент делает написание кода совершенно ненужным. Чтобы создать новый макрос, пользователю достаточно запустить запись, выполнить нужные действия и команды, а затем снова остановить запись, когда последовательность действий будет завершена. Код VBA для макросов Word создается автоматически; от пользователя не требуется никаких дополнительных действий.

Примечание

С помощью редактора Visual Basic Editor инструменты Microsoft Office интегрировали собственную среду разработки VBA, которая позволяет просматривать и редактировать код записанных макросов.

Кроме того, каждому новому макросу в Word можно присвоить уникальное сочетание клавиш или кнопку, которые позволяют в любой момент запустить соответствующую последовательность команд. В случае с кнопками их можно добавить на панель инструментов для быстрого доступа, что позволит запускать макрос одним щелчком мыши. Если созданный макрос Word должен быть доступен во всех документах, сохраните его в файле шаблона Normal.dotm, который используется Word в качестве общего шаблона для всех новых текстовых проектов.

Создание макросов в Word: как это работает

Если вы хотите настроить собственные автоматические последовательности действий для документов Word, но не обладаете техническими знаниями языка программирования VBA, воспользуйтесь возможностью создания макросов в Word с помощью рекордера. Стандартные инструменты макросов находятся в разделе «Макросы» на вкладке «Вид». Однако для того, чтобы облегчить создание и управление макросами Word, рекомендуется активировать инструменты разработчика, которые, помимо прочих возможностей, предоставляют доступ к редактору Visual Basic. Этот дополнительный набор инструментов можно разблокировать следующим образом:

  1. Откройте вкладку «Файл».
  2. Нажмите на «Параметры».
  3. Перейдите в раздел «Настройка ленты» и установите флажок в поле «Разработчик» (в разделе «Основные вкладки»).
Совет

Знаете ли вы, что вы также можете создавать макросы PowerPoint и макросы Excel. Узнайте как это сделать в наших удобных статьях! 

Как только вы активируете инструменты «Разработчик» в опциях Word, одноименная вкладка автоматически добавится в пользовательский интерфейс. Перейдя на нее, вы увидите раздел для создания и управления макросами в крайней левой части панели инструментов. В следующем пошаговом руководстве вы узнаете, как создавать собственные макросы в Word с помощью этого меню быстрого доступа и как запускать их в дальнейшем.

Запись макросов Word, выполняемых с помощью кнопки

Типичным решением для нового макроса в Word является макрос, запускаемый нажатием кнопки. Если вы хотите создать такой макрос с помощью инструментов разработчика, сначала перейдите на вкладку «Разработчик», а затем выберите опцию «Запись макроса»:

Теперь введите имя макроса и выберите документ, для которого вы хотите создать макрос, в разделе «Хранить макрос в:». Если вы хотите создать межпрограммный макрос, просто выберите опцию «Все документы (Normal.dotm)». Чтобы макрос выполнялся в Word с помощью кнопки, нажмите «Кнопка»:

Выберите макрос, который вы хотите создать, в левом окне и нажмите «Добавить», сделав его также доступным для выбора в правом окне. Щелкните здесь еще раз, а затем нажмите кнопку «Изменить». Теперь вы можете присвоить своему новому макросу Word любой значок, какой пожелаете:

Подтвердите желаемую кнопку, дважды нажав на «ОК». Теперь выполните действия, которые вы хотите сохранить в макросе. Word будет записывать ваши щелчки мышью, а также нажатия клавиш. Однако он не будет сохранять движения или выделение мышью. Поэтому, если вы хотите, например, выделить текст, вам придется воспользоваться клавиатурой (удерживайте клавишу [Shift] и используйте клавиши со стрелками).

Закончив последовательность действий для макроса, вы можете остановить запись с помощью команды «Остановить запись»:

Клавиша для нового макроса Word будет автоматически добавлена на панель инструментов для быстрого доступа:

Создание макросов Word, выполняемых с помощью комбинации клавиш

Вы можете создать макрос Word, запускаемый с помощью уникальной комбинации клавиш, практически так же, как и для кнопок макросов: Запустите процесс с помощью кнопки «Записать макрос» в меню макросов в разделе «Разработчик», введите подходящее имя и решите, хотите ли вы сделать макрос доступным во всех документах или только в определенном проекте. На последнем этапе перед началом записи необходимо выбрать опцию «Клавиатура», чтобы открыть меню для новых горячих клавиш:

В появившемся меню «Настроить клавиатуру» выберите макрос в разделе «Команды». Затем нажмите левой кнопкой мыши на поле «Нажать новую горячую клавишу» и нажмите нужную комбинацию клавиш. Здесь важно, чтобы эти клавиши были нажаты одновременно. В следующем примере макроса Word мы использовали клавиши [Ctrl], [Shift] и [#].

В разделе «Сохранить изменения в» вы можете определить, должна ли комбинация клавиш действовать повсеместно («Обычная») или только для определенного документа Word; чтобы подтвердить свой выбор, нажмите на кнопку «Назначить». Как только вы закроете меню, начнется запись макроса.

Выполнение макросов Word

Создав макрос, вы можете запустить его в любое время с помощью опции «Определенное выполнение». Для этого достаточно воспользоваться комбинацией клавиш define или нажать соответствующую кнопку в меню быстрого доступа (в левом верхнем углу). Вы также можете запускать макросы Word с помощью списка макросов, выполнив следующие действия:

  1. Нажмите на кнопку «Макросы» на вкладке «Разработчик» или, как вариант, на «Макросы» в меню на вкладке «Вид», а затем на «Просмотр макросов».
  2. Выберите нужный макрос из списка с помощью левой кнопки мыши.
  3. Теперь нажмите «Выполнить».

Добавление кнопок макросов на ленту вкладки Word

Если значок макроса на панели быстрого доступа слишком мал для вас или если вы хотите добавить кнопку для макроса, выполняемого с помощью комбинации клавиш, вы также можете встроить кнопку макроса в ленту любой вкладки. Для этого достаточно создать пользовательскую группу для вкладки и добавить в нее нужный макрос. Сделать это можно в меню «Настроить ленту» в опциях Word (доступно через «Файл» -> «Опции»).

Создание пользовательской группы:

В правом окне меню «Настроить ленту» выберите вкладку, в которой вы хотите создать новую группу, а затем нажмите на кнопку «Новая группа». В дополнение к стандартным группам здесь появится запись «Новая группа (определенная пользователем)». Щелкните по ней, а затем нажмите «Переименовать», чтобы дать группе подходящее имя, а также значок:

Интеграция макроса Word в группу, определяемую пользователем:

После создания определяемой пользователем группы для ленты вкладки вы можете добавить в эту группу любое количество макросов Word. Сначала щелкните на опции «Макросы» в левой части меню в разделе «Выбрать команды из:», а затем на макросе Word, который вы хотите интегрировать. В правом окне меню теперь щелкните на пользовательской группе, после чего нажмите кнопку «Добавить»:

Закройте параметры Word и откройте вкладку, на которую вы добавили кнопку макроса. Теперь вы должны увидеть ее в созданной группе на ленте:

Импорт существующих макросов в Word

Вы также можете оказаться в ситуации, когда у вас уже есть макросы VBA, но они недоступны в вашей установке Word. Это может произойти, например, если вы создали эти макросы на другом устройстве или получили их от другого человека. Кроме того, существуют различные онлайн-источники, где вы можете найти широкий спектр макросов. Microsoft Word предлагает вам возможность импортировать готовые цепочки команд для использования в вашей программе. Инструментом для этого является упомянутый ранее редактор Visual Basic Editor. Его можно открыть с помощью комбинации клавиш [Alt] + [F11] или через вкладку «Разработчик».

Дальнейшие шаги зависят от того, импортируете ли вы готовый файл макроса или чистый код макроса.

Импорт готовых файлов макросов (.frm, .bas, .cls):

Если у вас есть готовый макрос в виде файла, вы можете импортировать его в свою установку Word всего за несколько шагов. Сначала выберите документ, в который вы хотите добавить макрос, в проводнике проекта. Если вы не можете найти проводник в редакторе кода, вы можете открыть его, выбрав вкладку «Вид» и нажав пункт меню «Проводник проекта». Теперь в файловом менеджере щелкните на текущем или другом проекте Word, если макрос должен быть применен только к одному документу. Если вы выберите проект «Обычный», макрос Word будет импортирован для всех документов:

Чтобы импортировать макрос, нажмите «Файл», а затем «Импортировать файл». Укажите место хранения файла макроса и нажмите «Открыть», чтобы начать процесс импорта.

Импорт кода макроса:

Если у вас есть только код определенного макроса, для импорта необходимо выполнить другие действия. Здесь также все начинается с выбора документа, в который вы хотите добавить последовательность автоматических команд. Откройте проводник и дважды щелкните на записи «ThisDocument» (в подпапке «Microsoft Word Objects») для соответствующего документа или в разделе «Normal» (для сохранения макроса в универсальном шаблоне):

В появившемся далее окне кода скопируйте код макроса, а затем нажмите кнопку «Сохранить». Если на предыдущем шаге вы выбрали конкретный документ Word, появится уведомление о том, что его нужно сохранить как «Документ Word с макросами». Затем нажмите на кнопку «Нет» и выберите соответствующую запись в списке «Тип файла». Наконец, нажмите на «Сохранить», чтобы создать новый формат файла:

Word Macros: Примеры полезных последовательностей команд

Теперь, когда вы знаете, что такое макрос Word и как использовать макросы в Word (создание, запуск и импорт макросов), мы можем объяснить назначение этих цепочек команд для автоматизации работы в текстовом редакторе Microsoft на нескольких конкретных примерах макросов Word.

Макрос Word для автоматического определения средней длины предложения

Существуют различные веб-инструменты, которые можно использовать для анализа текстов — например, для определения средней длины предложений. Используя правильный макрос, вы также можете узнать это непосредственно в Word. Следующий код автоматически просматривает все предложения в документе и делит общее количество слов на количество предложений. Затем макрос отображает среднюю длину в текстовом всплывающем окне («Average Words Per Sentence:»):

Sub CountWords()
Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0
For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next
MsgBox "Average Words Per Sentence: " + Str(Int(numWords / numSentences))
End Sub

Пример макроса Word: Исправление транспонированных букв

Каждый, кто регулярно набирает тексты на компьютере, знает, как быстро появляются такие опечатки, как перенос букв. Но эти ошибки можно быстро исправить. Используя следующий макрос, достаточно поставить маркер перед ошибочной парой букв. Запуск макроса с помощью комбинации клавиш или кнопки позволяет автоматически поменять буквы местами:

Sub TransposeCharacters()
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
Selection.Cut
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
Selection.Paste
End Sub

Код макроса для удаления всех гиперссылок

Когда вы включаете адреса сайтов в свои тексты, Word автоматически превращает их в гиперссылки на соответствующие сайты. Но если вы не хотите, чтобы ваш документ содержал эти гиперссылки, обычно приходится удалять их по отдельности. Следующий пример макроса Word избавит вас от лишней работы, автоматически удаляя первую гиперссылку, найденную в документе. Таким образом, вы можете запускать макрос так часто, как это необходимо, пока все гиперссылки не исчезнут:

Sub RemoveHyperlinks()
'On Error Resume Next
Dim x As Variant
For Each x In ActiveDocument.Hyperlinks
Selection.WholeStory
Selection.Range.Hyperlinks(1).Delete
Next x
End Sub

Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с важными юридическими оговорками.

Оцените статью
cdelat.ru
Добавить комментарий