Как сохранить электронное письмо в формате PDF — Outlook упрощает задачу

Чтобы не потерять важные электронные письма, рекомендуется сохранять их в формате PDF. Это простой метод экспорта писем из почтового ящика для хранения их на компьютере или в сети компании. Способ сохранения писем в формате PDF зависит от используемой версии Microsoft Outlook. Например, в Outlook 365 вы можете сохранить электронное письмо, зайдя в настройки принтера.

1. Запустите Outlook и откройте письмо, которое вы хотите сохранить в формате PDF.
2. Перейдите на вкладку «Файл» в левой части строки меню в верхней части экрана.
3. В левом боковом меню вы найдете пункт «Печать». Чтобы открыть обзор печати, щелкните по нему.
4. Нажмите на маленькую стрелку под пунктом «Принтер», чтобы открыть выпадающее меню, в котором вы увидите все доступные устройства.

1. Выберите «Microsoft Print to PDF». Затем нажмите на «Печать».
2. Документ не будет физически распечатан. Вместо этого откроется окно, в котором можно указать место вывода. Укажите путь и имя файла для хранения письма, которое вы хотите сохранить в формате PDF.
3. Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить выбранное письмо в виде PDF-файла на компьютере.

Вы можете сохранять электронные письма в формате PDF в более ранних версиях Outlook так же легко. Процесс немного отличается. Вместо того чтобы использовать опцию принтера, вы сохраняете письмо как HTML-файл, а затем конвертируете его в PDF с помощью Microsoft Word.

1. Запустите Outlook и выберите письмо, которое вы хотите сохранить в формате PDF.
2. Перейдите к меню в верхней части и нажмите «Файл».
3. В открывшемся выпадающем меню выберите опцию «Сохранить как».
4. Откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать местоположение или папку, в которую вы хотите сохранить PDF-файл. На этом этапе вы также можете изменить имя файла.
5. В нижней части диалогового окна нажмите на «Тип файла» и выберите «HTML» из выпадающего списка. Нажмите на «Сохранить».
6. Теперь вы можете закрыть Outlook и открыть Microsoft Word. Элементы навигации очень похожи во всех программах Office. Нажмите на вкладку «Файл» и выберите «Открыть». Затем откройте HTML-файл, который вы только что сохранили.
7. Когда файл откроется, снова нажмите на вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как».
8. Перейдите к файлу, в котором вы хотите сохранить PDF-файл. Выберите «PDF» в раскрывающемся меню «Сохранить как тип».
9. После нажатия кнопки «Сохранить» вы сможете найти только что созданный PDF-файл в выбранном месте.

Для пользователей Outlook 2007 описанные выше методы сохранения электронной почты в формате PDF не подходят. Однако существует способ экспортировать электронные письма и сохранить их в виде PDF-документа на жестком диске даже в более старых версиях Outlook.

1. Запустите Outlook и откройте письмо, которое вы хотите преобразовать в PDF.
2. Щелкните мышью в любом месте окна письма и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A на клавиатуре, чтобы весь текст письма был выделен.
3. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A на клавиатуре, чтобы скопировать текст.
4. Откройте сохраненный документ в Microsoft Word.
5. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+V, чтобы вставить скопированный текст.
6. В левом верхнем углу документа Word вы найдете кнопку «Microsoft Office». Нажмите на нее и проведите мышью (не щелкайте) по пункту «Сохранить как».
7. В открывшемся меню выберите PDF или XPS. Внимание: Если выбор «PDF или XPS» недоступен, вероятно, вам нужно загрузить необходимое дополнение для Office с сайта Microsoft.
8. Определите местоположение и имя файла. В поле «Сохранить как тип» будет предварительно выбрано «PDF».
9. Нажмите «Опубликовать», чтобы завершить процесс.

Вы можете конвертировать электронную почту в PDF на устройствах Apple так же легко. Просто выполните следующие действия:

1. Запустите Outlook и откройте письмо, которое вы хотите преобразовать в PDF.
2. Нажмите на «Файл» в верхнем меню и выберите «Печать».
3. В открывшемся диалоговом окне нажмите на выпадающее меню PDF и выберите «Сохранить PDF как».
4. В следующем окне перейдите к месту на жестком диске, где вы хотите сохранить файл. На этом этапе также определите имя файла.
5. Нажмите «Сохранить», чтобы преобразовать письмо в PDF.
6. Файл PDF будет сохранен в вашей системе или на сервере.

В принципе, вы можете конвертировать электронные письма в PDF с помощью старых версий Microsoft Outlook. Хотя новые версии программы не содержат прямой функции для преобразования, лучше всего использовать последнюю версию Outlook. Более поздние версии Outlook упрощают сохранение писем в PDF с помощью функции «Microsoft Print to PDF». Чем старее используемый клиент, тем больший обходной путь требуется для этого. Возможно, вам придется применить несколько хитростей, чтобы преобразовать электронное письмо через Word в PDF.

Это не единственная причина, по которой вам следует рассмотреть возможность обновления с более старой версии программного обеспечения. В связи с постоянно растущими требованиями к ИТ-инфраструктуре и технологическим прогрессом программы также подвергаются срочному пересмотру. Наконец, современное программное обеспечение обеспечивает большую безопасность ваших данных и файлов. Если вы все еще используете Office 2007, возможно, пришло время отказаться от устаревшего программного обеспечения и поискать современную альтернативу, чтобы потенциальные злоумышленники не смогли обнаружить слабые места в вашей системе.

Сохранение данных, в данном случае электронных писем, в формате PDF — это не только функция Outlook. Такое же преобразование можно выполнить в Word. Например, вы также можете конвертировать файлы Excel в PDF.

Файлы PDF можно открыть с помощью Adobe Acrobat Reader или соответствующего плагина для браузера. Часто сохраненные PDF-файлы доступны только для чтения. Если вы хотите редактировать PDF-файлы, вы можете получить полезную информацию, перейдя по ссылке к этой статье.

При конвертировании электронных писем в формат PDF, в зависимости от размера письма, размер получаемых файлов может быть довольно большим. Хорошей идеей является уменьшение размеров PDF-файлов. Используя информацию, приведенную в ссылке, вы можете уменьшить размер файла и отправлять получателям сжатые PDF-файлы. Большие вложения обычно загромождают почтовые ящики.

Если вы склонны сохранять конфиденциальную информацию в формате PDF и хотите защитить ее, вам следует зашифровать свои PDF-файлы. Таким образом, ваши документы будут защищены от несанкционированного доступа и не смогут быть открыты без соответствующих учетных данных.