Документы Word: как сохранить в формате PDF

Сохранение документа Word в формате PDF имеет множество преимуществ. Очень важно, что PDF-файлы компактны и, в отличие от документов Word, могут быть открыты на большинстве компьютерных систем без проблем совместимости форматов. Макет и дизайн PDF-файла сохраняются даже после отправки. С документами Word (.doc) дело обстоит иначе: если у получателя другая версия Word или он использует другую программу, например, OpenOffice, часто возникают расхождения в форматировании и оформлении. Также могут возникнуть сложности с отображением изображений и шрифтов. И наоборот, исходное форматирование PDF-файла всегда сохраняется, поэтому он будет отображаться именно так, как задумано.

По этой причине PDF-файлы особенно полезны, когда вы хотите распечатать документ; документ будет распечатан именно в том виде, в котором он представлен в PDF-файле. Кроме того, вы можете защитить файл паролем, чтобы другие могли вносить только ограниченные правки или не вносить их вообще. Таким образом, можно легко контролировать права доступа к файлам. Одним словом, PDF-файл предоставляет гораздо больше возможностей для контроля над презентацией и правами доступа к вашей работе по сравнению с документом Word.

Здесь мы продемонстрируем различные способы сохранения документа Word в формате PDF.

Функция «сохранить как» в Microsoft Word — один из самых простых способов сохранить документ Word в формате PDF. Сначала откройте документ, который вы хотите преобразовать, нажмите «Файл», а затем «Сохранить как».

На этом этапе вы можете настроить некоторые дополнительные параметры, например, оптимизировать PDF, чтобы размер файла был как можно меньше. Это особенно удобно, когда ваш провайдер электронной почты или любимый файлообменный сайт устанавливает ограничение на загрузку. Вы также можете зашифровать PDF-документ на вкладке «Параметры».

Выбрав эту опцию, вы можете задать пароль в диалоговом окне и сохранить файл. Этот процесс быстр и более чем достаточен для большинства пользователей. Тем не менее, возможности Word имеют некоторые ограничения. Например, паролем можно защитить только весь PDF-файл, а не отдельные функции. Кроме того, создание PDF-файла таким способом обычно занимает больше места в памяти, чем это необходимо.

Если вы хотите получить более точный контроль над конечным PDF-документом, лучше воспользоваться специализированным инструментом. Однако в качестве простого способа сохранить документ Word в формате PDF вполне достаточно описанного выше метода.

Специальное программное обеспечение для конвертирования файлов в PDF предлагает более широкие функциональные возможности, чем встроенная функция в Microsoft Word. Хотя инструменты для редактирования PDF могут быть дорогими, инструменты для конвертирования в PDF, как правило, бесплатны. Такие инструменты часто также автоматически устанавливают специальный диск с принтером, чтобы упростить процесс. С его помощью вы можете легко преобразовать документ в PDF через команду печати в Word. Предварительный просмотр печати покажет документ именно в том виде, в котором он будет напечатан. Затем вы можете сохранить документ в формате PDF прямо в окне печати и получить желаемый документ с сохраненным форматированием.

PDFCreator, бесплатный инструмент от pdfforge, предлагает полезное решение для сохранения файла в формате PDF через функцию печати в Word. Кроме того, он предоставляет полный набор функций шифрования, цифровые подписи и возможность объединения нескольких PDF-файлов.

После установки PDFCreator появляется в Word в качестве принтера, и вы можете просто использовать функцию печати.

Инструмент PDFCreator открывается после нажатия кнопки «Печать». В этом окне вы можете настроить различные параметры перед сохранением документа Word в формате PDF.

В разделе «Настройки» есть множество опций, от шифрования до автоматического сохранения. Вы также можете использовать функцию «Слияние», чтобы добавить текущий файл к существующему PDF-файлу. Это позволяет легко объединить несколько документов Word в один PDF. Наконец, функция ‘E-Mail’ автоматически прикрепляет файл к электронному письму, а ‘Save’ конвертирует файл в PDF и сохраняет его в документах.

При использовании бесплатной версии PDFCreator вам придется время от времени просматривать рекламные объявления. Платная версия, однако, не содержит рекламы.

В PDFCreator входит инструмент PDFArchitect, который можно использовать для простых задач редактирования, таких как поворот, разделение, слияние, шифрование и добавление текста.

PDF24 работает практически так же, как PDFCreator. После установки программа работает как псевдопринтер: просто выберите ‘pdf24’ в качестве принтера для конвертирования в PDF. Однако PDF24 более оптимизирован, чем PDFCreator, и избавлен от рекламного ПО. Помимо простого редактирования, шифрования, разделения и объединения, PDF24 также позволяет конвертировать PDF в файл изображения. Встроенная функция факса также очень удобна.

В целях защиты конфиденциальности видео не будет загружаться, пока вы не нажмете на него.

Если вы задаетесь вопросом, как сохранить файл в формате PDF на Mac, то предустановленное приложение TextEdit может стать решением этой проблемы. Просто откройте документ в TextEdit и выберите «Печать» на вкладке «Файл». В появившемся диалоговом окне вы найдете выпадающее меню «PDF» — используйте его для сохранения, отправки по факсу и отправки документа в формате PDF. Если вы хотите зашифровать файл, вы найдете различные варианты при выборе «Экспорт» на вкладке «Файл».

Поскольку компьютеры Mac поставляются с предустановленным этим инструментом, для macOS доступно гораздо меньше программ для преобразования PDF по сравнению с Windows. Конечно, программы Adobe Acrobat для работы с PDF включают эту функцию, но их функциональность выходит далеко за рамки простого конвертирования, что делает эти инструменты дорогими. Для простого преобразования файлов встроенного TextEdit более чем достаточно.

Вы также можете конвертировать документы Word в PDF онлайн с помощью определенных веб-сайтов — загрузите свой исходный файл, сайт преобразует его и предложит вам скачать PDF. Если вам нужно просто преобразовать один документ, этот метод может сэкономить вам много времени и усилий, поскольку не требуется установка программного обеспечения.

Однако безопасность ваших данных не всегда гарантирована. Хотя приведенные ниже примеры сайтов обещают, что ваши файлы будут удалены вскоре после обработки, когда у вас нет контроля над процессом, вы никогда не можете быть уверены на 100%, что ваши данные будут в безопасности. Поэтому мы рекомендуем соблюдать осторожность при использовании этих сервисов для конвертирования конфиденциальных документов.

Smallpdf работает по принципу drag and drop: просто перетащите документ Word — например, из проводника Windows — в онлайн-инструмент. При желании вы можете загрузить документ из аккаунта Dropbox или Google Drive.

Всего через несколько секунд Smallpdf предоставит PDF-файл для загрузки.

Имейте в виду, что бесплатная версия инструмента позволяет выполнять только две конвертации в час. Чтобы получить неограниченный доступ ко всем функциям инструмента, вы можете перейти на платную версию — Smallpdf Pro. Подписаться на Pro-версию можно прямо на сайте. Скорость бесплатной версии убедительна, но если вам нужно конвертировать несколько файлов Word, стоит перейти на Pro или использовать другой инструмент.

Сам сайт содержит рекламу — имейте в виду, что некоторые рекламодатели оформляют свои объявления как кнопки загрузки, чтобы обмануть людей и заставить их нажать.

Online2PDF — это аналогичный онлайн-инструмент, который поддерживает конвертацию до 20 файлов одновременно. Как и SmallPDF, он работает по принципу перетаскивания, но также позволяет перетаскивать сразу несколько файлов в одно окно. Затем у вас есть несколько вариантов: конвертировать файлы Word в один PDF, объединить их, конвертировать по одному или экспортировать отдельные страницы документа в отдельные PDF-файлы. Несмотря на относительно низкую скорость конвертирования, результаты получаются убедительными.