Определение дубликатов в Excel

При работе с большим количеством данных легко потеряться в море цифр: Значения могут отсутствовать, находиться не в том месте или появляться в таблице несколько раз. Иногда эти дубликаты появляются намеренно, но часто они являются ошибкой. Однако в обоих случаях вы можете захотеть, чтобы эти дубликаты отображались автоматически: При работе со сложными таблицами поиск таких записей вручную доставляет немало хлопот. Поэтому полезно знать, как найти дубликаты в Excel.

Как правило, поиск дубликатов в Excel может понадобиться по одной из следующих причин:

1. Дубликаты появились по ошибке и должны быть удалены.
2. Все дубликаты важны для анализа и должны быть выделены в Excel.

Excel может найти дубликаты за вас. Таким образом, вам не придется самостоятельно просматривать каждую строку. Программа для работы с электронными таблицами может автоматически отображать дубликаты. Для этого сначала нужно выбрать область, которую вы хотите проверить. Это может быть целая строка или столбец, или отдельная область, заданная пользователем. Вы можете использовать мышь для выделения области, перетаскивая квадратную рамку. Можно также выделить отдельные ячейки. Просто удерживайте нажатой клавишу [CTRL], а затем щелкните по соответствующим ячейкам.

Выбрав область для анализа, можно указать Excel на выявление дубликатов. Это можно сделать с помощью Условного форматирования. Эту функцию можно найти в разделе Стили на вкладке Главная. Правила выделения ячеек содержат функцию для дубликатов значений — вы можете выбрать цвет, который будет использоваться для выделения дубликатов. Вы также можете указать Excel, чтобы он показывал прямо противоположное: уникальные значения. Это значения, которые встречаются в таблице только один раз.

Функция «Дубликаты значений» выделяет все записи, которые встречаются более одного раза. Это означает, что выявляются не только двойные значения, но и значения, которые встречаются в трех и более экземплярах. Если вы хотите найти значения, которые встречаются в таблице три раза, в Excel есть соответствующая функция. Все, что вам нужно сделать, — это определить правило. Эту функцию можно найти в меню Условное форматирование. В этом меню можно задать формулу, которая будет использоваться для форматирования. Например, если вы хотите найти тройки, вы можете использовать функцию COUNTIF:

Вы можете выбрать область, которая будет анализироваться (первые параметры в формуле). Также можно указать первую ячейку участка во втором параметре: Если содержимое встречается три раза (=3), соответствующие ячейки выделяются. Условное форматирование автоматически применяется к выделенным ячейкам и проверяется для содержимого остальных ячеек. (По этой причине в первом параметре указаны абсолютные ссылки, а во втором — относительные).

Можно также полностью скрыть все остальные ячейки. Это упрощает работу с дубликатами, поскольку их можно легко идентифицировать. Для этого используется фильтр. Фильтр можно применить к целым столбцам, которые сначала нужно выделить. Чтобы активировать фильтр, переключитесь на вкладку Данные, где вы найдете соответствующую кнопку.

После этого в первой ячейке столбца появится выпадающее меню, в котором можно задать критерий фильтра. (Поэтому целесообразно работать со строками заголовков). Фильтр по цвету, чтобы Excel отображал только дубликаты. Поскольку Excel выделил цветом все дубликаты, теперь вы можете применить этот цвет в качестве критерия фильтрации. Это позволит вам указать Excel показывать только дубликаты; все остальное будет скрыто.