Конфиденциальные документы Word не должны попадать в несанкционированные руки. Но даже файл, защищенный с помощью прав пользователя Windows, может быть скопирован и распространен. Если вы зашифруете файл Word и защитите его паролем, его содержимое больше нельзя будет просмотреть, даже с помощью программ просмотра файлов, которые утверждают, что обходят парольную защиту Word. Узнайте, как можно создать зашифрованный документ, открыть и расшифровать его.
Краткое руководство: Шифрование документов Word
Все локально установленные версии Word (т.е. не веб-версия в браузере) позволяют блокировать документы Word. После шифрования файл Word можно открыть только с помощью пароля.
- В Word версий с 2019 по 2010 и Microsoft 365 установите пароль для шифрования через «Файл» > «Защитить документ» > «Шифровать паролем».
- В Word версий 2007-2003 установите пароль в диалоговом окне «Сохранить как», нажав «Инструменты» > «Параметры безопасности».
Вам нужно будет сохранить документ, чтобы завершить процесс шифрования.
Как добавить пароль в документ Word: пошаговое руководство
В следующих инструкциях мы покажем вам, как пошагово зашифровать файлы в различных версиях Word.
Word 2019, 2016, 2013, 2010 и Word в Microsoft 365
Начиная с Office 2010, Microsoft использует ленточный интерфейс вместо простых выпадающих меню. Выполните следующие шаги, чтобы защитить паролем документ Word в новых версиях Word.
Шаг 1: Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу, а затем на «Защитить документ». Если документ уже зашифрован или на него наложена защита от записи или другое ограничение, эта область будет выделена желтым цветом.
Шаг 2: Появится выпадающее меню. Нажмите «Зашифровать с помощью пароля».
Шаг 3: Введите пароль для шифрования документа Word и подтвердите его нажатием кнопки «ОК». Храните пароль в надежном месте, так как если вы его забудете, то не сможете впоследствии расшифровать файл. Чтобы не было ошибок при вводе, вам будет предложено ввести пароль во второй раз.
Шаг 4: Область «Защитить документ» в меню файла теперь будет выделена желтым цветом. Сохраните и закройте документ. В следующий раз, когда вы откроете документ, вам будет предложено ввести пароль.
Microsoft предлагает сопоставимое шифрование для Excel. Узнайте, как защитить паролем электронные таблицы Excel.
Microsoft 365, ранее известный как «Microsoft Office 365», — это серверное офисное решение с Word, Excel и PowerPoint для частных пользователей и малых предприятий. Серверный вариант гарантирует, что вы всегда будете автоматически использовать последнюю версию и не будете беспокоиться об обновлениях.
Word 2007 и 2003
В старых версиях Office документы Word можно зашифровать следующим образом:
Шаг 1: Выберите в меню пункт «Файл» > «Сохранить как».
Шаг 2: Выберите папку и имя файла. Перед сохранением файла нажмите «Инструменты» в правом верхнем углу и выберите в меню «Параметры безопасности…».
Шаг 3: Введите пароль в поле «Параметры шифрования файла для этого документа» и подтвердите выбор нажатием кнопки «OK». Чтобы проверить, правильно ли вы ввели пароль, вам будет предложено повторить ввод.
Открытие зашифрованного файла Word
При открытии зашифрованного документа в Word или Explorer автоматически появляется диалоговое окно с предложением ввести пароль. Документ откроется только в том случае, если вы правильно введете пароль.
Многие другие программы обработки Word, например, WordPad, установленный по умолчанию в Windows 10, не могут открывать зашифрованные документы. Бесплатные офисные программы LibreOffice и Apache OpenOffice относятся к зашифрованным документам так же, как и Word, и запрашивают пароль при их открытии.
Если вы попытаетесь просмотреть защищенный паролем документ Word с помощью простой программы просмотра файлов, никаких данных не отобразится. Отображается лишь признак того, что это зашифрованный документ Word.
Все большее число пользователей предпочитают использовать надежные пароли, которые зачастую сложнее запомнить. Здесь особенно полезными могут быть менеджеры паролей. Однако некоторые из этих инструментов можно использовать только в браузере, а не в Word.
Если документ Word не удается открыть даже после ввода правильного пароля, файл может быть поврежден. Существует несколько способов восстановления документа Word.
Файлы ZIP также могут быть зашифрованы, чтобы другие инструменты не могли получить доступ к их содержимому.
Снять шифрование файла Word
Расшифровать защищенный документ Word после его открытия можно всего за несколько шагов. Отдельные шаги зависят от вашей версии Word.
Word 2019, 2016, 2013, 2010 и Word в Microsoft 365
Если вы хотите снять шифрование в Word версии 2010 и далее и сохранить незашифрованный документ, выполните следующие действия:
Шаг 1: Откройте меню «Файл» и выберите пункт «Защитить документ». Эта область выделена желтым цветом для зашифрованных документов.
Шаг 2: В выпадающем меню выберите опцию «Зашифровать паролем».
Шаг 3: Удалите скрытый пароль и подтвердите выбор нажатием кнопки «ОК».
Шаг 4: Сохраните и закройте документ.
Документ будет расшифрован, и вам больше не нужно будет вводить пароль, чтобы открыть его.
Word 2007 и 2003
Расшифровка документа в старых версиях Office, которые все еще используют классический пользовательский интерфейс, выполняется следующим образом:
Шаг 1: Выберите «Файл» > «Сохранить как».
Шаг 2: Теперь укажите папку и имя файла. Нажмите «Инструменты», а затем «Параметры безопасности».
Шаг 3: Удалите пароль и подтвердите «OK».
Шаг 4: Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить документ в незашифрованном виде.