Word может усложнить жизнь, особенно когда речь идет о командной работе! Вы работаете над одной версией документа, а коллега — над другой. Объединение этих дополнительных разделов, измененных отрывков и адаптированных фраз в понятный текст — задача, требующая много времени, — и это если вы не знаете практических функций для объединения двух или более файлов в Word.
Когда необходимо объединить несколько документов Word?
Когда несколько человек работают над одним и тем же заданием с помощью Microsoft Word, каждый из них работает над отдельным документом, то есть над отдельными файлами. Это связано с тем, что, в отличие от других программ, в Microsoft Word возникают проблемы с одновременной работой нескольких человек над одним файлом. Даже если все пытаются открыть один и тот же файл, в итоге они работают в разных версиях.
Программы совместной обработки текстов работают с облачными технологиями. Именно поэтому в Office 365, в отличие от других версий Office, вы можете работать над одним и тем же файлом вместе с коллегами.
Затем необходимо объединить разные версии. Эту проблему можно решить с помощью копирования и вставки, но это может быть очень громоздко при работе с большим количеством отдельных файлов. Если изменения накладываются друг на друга, ручное объединение быстро становится запутанным и отнимает много времени. В таких ситуациях регулярно возникают ошибки, которые иногда распознаются слишком поздно. Однако если вы используете функцию в Word, позволяющую объединять документы, то все изменения будут на виду. Отрывки не смогут появиться дважды, а ошибки не проскользнут.
Слияние нескольких файлов в Word
У вас есть документ, который был разделен на несколько файлов и теперь его нужно объединить обратно? Если отдельные документы не пересекаются, т.е. ни в одном из файлов нет одинакового содержимого, вы можете объединить все вместе всего за несколько шагов. Это гораздо быстрее, чем копировать и вставлять каждый отрывок вручную.
Однако эта функция все же требует некоторой подготовки. Сначала поместите все файлы в одну папку. Теперь присвойте файлам одинаковые имена, чтобы Word в конечном итоге смог распознать четкий порядок. Например, каждый файл может иметь одинаковое имя документа, к которому затем добавляются разные номера. Порядок номеров должен отражать то, как отрывки будут объединены в конечном документе.
Теперь откройте новый файл Word и перейдите на вкладку «Вставка» и пункт «Объект». В выпадающем меню выберите «Текст из файла…». В открывшемся окне перейдите в соответствующую папку и выберите файлы. Если во время выделения удерживать клавишу Ctrl, можно сразу отметить несколько файлов.
Если теперь нажать кнопку «Вставить», Word объединит все отдельные тексты в один документ в нужном порядке, если вы предварительно выбрали правильную нумерацию. Теперь, вероятно, необходимо сделать лишь несколько последних корректировок, например, правильно отформатировать абзацы, и вот вы уже сделали один документ из нескольких файлов.
С помощью этого метода вы можете объединить несколько файлов в Word. Вам даже не придется открывать каждый документ. Программа автоматически извлекает содержимое из отдельных файлов.
Сравнение и объединение документов
Описанный ранее метод в основном полезен, если вам нужно объединить разделы из многих файлов в один документ. Если два человека работают в двух разных файлах, но над одним и тем же текстом, этот метод может оказаться бесполезным. Если в этой ситуации вы просто объедините файлы, то в документе оба варианта будут располагаться один за другим. Чтобы получить целостный документ с изменениями из обоих файлов, сначала нужно сравнить разные версии.
Для этого откройте один из файлов (или новый документ), перейдите на вкладку «Рецензирование», нажмите на кнопку «Сравнить», а затем выберите функцию «Объединить». В появившемся окне настроек теперь выберите два файла. Чтобы лучше понять, кто и какие изменения внес, можно указать, кто был автором для каждой версии. После подтверждения настроек Word откроет новое окно. В нем вы увидите обе версии, а также объединенную версию. В области, где Word объединил документы, вы можете решить, какие изменения следует применить.
Этот второй вариант особенно полезен, если вы работаете только с двумя документами. Используйте его, чтобы иметь полный контроль над текстом. Однако если вы захотите объединить больше документов Word, вам придется включить в эту технику несколько промежуточных шагов.