Как объединить почту в Outlook — пошаговое руководство

Слияние писем объединяет документ с файлом данных для одновременной отправки персонализированных сообщений разным людям. Файл данных может включать имена, адреса или другую информацию для нескольких получателей.

Если вы хотите не тратить много времени на написание одного и того же письма для многих людей, вы можете настроить объединение писем.

В этой статье рассказывается о том, как его настроить в Microsoft Outlook. В общем, вы используете MS Outlook, MS Word и другие программы, хранящие структурированные данные.

Настройка слияния писем

Наиболее удобный способ настройки слияния писем — через Word. Для этого процесса вы можете получить почтовые адреса из Outlook или ввести их в список.

Пошаговую процедуру этого метода вы можете найти в этом руководстве.

Составьте письмо

Первая задача — составить нужное вам письмо. Вы можете непосредственно набрать сообщение в документе word. На начальном этапе также необходимо запустить объединение писем. Выполните следующие действия:

1. Откройте MS Word на вашем компьютере. Наберите текст сообщения электронной почты в пустом документе.
2. Вы можете оставить место для частей сообщения, которые вы хотели бы персонализировать. Вы можете добавить их позже.
3. Сохраните файл на локальном диске.
4. Перейдите на вкладку Рассылки на ленте.
5. Нажмите Start Mail Merge и выберите Email Messages.

Создание списка рассылки

Пропустите этот шаг, если у вас есть список контактов, который вы можете использовать в Outlook. Word позволяет создать новый список или использовать существующий. Этот список может быть таблицей excel, базой данных или любым документом со структурированными записями.

Здесь мы перечислим шаги по созданию электронной таблицы excel для списка.

1. Откройте пустую рабочую книгу в MS Excel.
2. Добавьте отдельные столбцы с заголовками и содержанием для данных, которые вы хотите персонализировать. Не забудьте добавить Email в качестве поля.
3. Введите данные для полей.
4. Также убедитесь, что для записей используется только один лист.
5. Сохраните электронную таблицу как новый файл.

Выберите получателей для электронной почты

На этом этапе вы связываете почтовую рассылку с получателями. На выбор предлагается три варианта. Вы можете создать новый список, использовать существующий или выбрать из контактов Outlook.

Если у вас есть список контактов получателей в Outlook, следуйте приведенным ниже инструкциям:

1. Перейдите к документу Word с телом сообщения. 
2. Нажмите кнопку Выбрать получателей на вкладке Рассылки. Затем выберите Выбрать из контактов Outlook. Выберите имя профиля, если это необходимо, и нажмите Ok.
   
3. Войдите в свою учетную запись, если появится запрос.
4. У вас может быть много списков контактов. Выберите нужный и нажмите Ok.
5. Используйте каждый флажок в новом окне, чтобы выбрать получателей для списка рассылки. Затем выберите Ok.

Если вы хотите создать новый список, следуйте следующим инструкциям:

1. Нажмите на Выбрать получателей на вкладке Рассылки. Затем выберите Тип нового списка.
2. Сначала нажмите на Настроить столбцы. Установите только нужные вам имена полей с помощью кнопок Добавить, Удалить и Переименовать. Затем нажмите на кнопку Ок.
3. Введите необходимые данные. Используйте кнопки Новая запись и Удалить запись для работы с записями. Затем нажмите Ok.

Если вы создали список с помощью другого источника, выполните следующие действия для выбора из списка:

1. Нажмите кнопку Выбрать получателей на вкладке Рассылки. Затем выберите Использовать существующий список.
2. Перейдите в то место, где вы сохранили список. Затем откройте его.
3. Выберите лист, содержащий список, и выберите Ok. У вас должен быть только один вариант, если вы следовали этому руководству. Убедитесь, что опция Первая строка данных содержит заголовки столбцов отмечена.

Вы можете проверить и отредактировать свой список, выбрав Редактировать список получателей в группе Начать Mail Merge.

Вставка полей Mail Merge

На этом шаге вы можете заполнить поля, которые вы использовали в сообщении. Вы также можете добавить персонализированное приветствие. Для этого следуйте приведенным ниже инструкциям:

1. Выберите в сообщении заполнитель, затем нажмите на Insert Merge Field. Она присутствует в группе Write & Insert Fields.
2. Выберите подходящее поле и выберите Вставить.
3. Вы не можете изменить точку вставки в документе. Вы должны выбрать заполнитель и отдельно вставить поле слияния для каждого из них.
4. Выполните эти действия для всех заполнителей.
5. Если в вашем сообщении нет строки приветствия, вы можете добавить ее. Нажмите на Строка приветствия. В новом окне отформатируйте параметры в соответствии с вашими потребностями и выберите Ok.

Предварительный просмотр сообщения электронной почты

Перед отправкой письма необходимо предварительно просмотреть его, чтобы проверить на наличие неточностей. Вот как можно предварительно просмотреть результаты объединения писем:

1. Нажмите на кнопку Предварительный просмотр результатов на вкладке Рассылки.
2. Теперь вы можете увидеть пример того, как письмо будет выглядеть для получателя.
3. Формат значений может отличаться от требуемого. Например, значение валюты может отображаться как целое число.
4. В этом случае нажмите Alt + F9. В некоторых случаях может потребоваться нажать Alt + Fn + F9. Теперь вы видите коды полей для полей слияния.
5. Вам нужно отредактировать код поля. Различные типы значений имеют разные коды. Их синтаксис можно найти в Интернете.
6. Например, чтобы изменить значение на валюту, нужно добавить # $,0.00 в код.
   
7. Снова нажмите Alt + F9 и щелкните на Preview Results, чтобы увидеть изменения.

Завершить и сохранить

Последний шаг — это завершение работы, ввод темы письма и отправка сообщения. При необходимости вы также можете отправить письмо в другой документ или распечатать документ с сообщением. Чтобы завершить работу, следуйте следующим инструкциям:

1. Нажмите кнопку Завершить & Слияние на вкладке Рассылки.
2. Вы можете выбрать Редактировать отдельные документы, чтобы просмотреть все документы и отредактировать их. Вам не нужно этого делать, если вы не хотите никаких изменений.
3. После внесения изменений закройте новое окно. Выберите Сохранить, чтобы применить изменения.
4. Снова нажмите на кнопку Finish & Merge. На этот раз выберите Отправить сообщения электронной почты.
5. Введите тему письма в строке темы. Нажмите на Ok, чтобы отправить сообщения электронной почты.
   
6. Если вам нужно отправить электронные письма большому количеству получателей, лучше отправить их нескольким получателям одновременно. Это можно сделать с помощью опции From ___ To ___ в окне Finish & Merge.
7. Хорошей идеей будет сохранить файл Word для дальнейшего использования. Этот документ сохраняет связь с исходным файлом для списка рассылки.

Также ознакомьтесь с нашей статьей о том, как отправить защищенное письмо в outlook.

Связанные вопросы

Что такое мастер слияния писем?

В MS Word есть пошаговый мастер слияния писем, который проводит пользователей через все шаги по настройке слияния писем. Если вы не можете следовать этим шагам, эта функция может оказаться полезной. Ее можно найти в раскрывающемся списке Start Mail Merge на вкладке Mailings.

Как настроить объединение писем в Word 2003

Пользовательский интерфейс старых приложений Microsoft Office значительно отличается от новых. Пользователи могут найти пошаговое руководство по настройке слияния писем в MS Word 2003. Оно очень похоже на мастер Mail Merge Wizard из более новых версий. Общий процесс одинаков и может быть кратко описан следующим образом:

1. Сначала выберите Mail Merge в меню Tools > Letters and Mailings в документе Word.
2. Выберите тип документа. Для обычных писем выберите Письма и нажмите кнопку Далее: Начальный документ.
3. Выберите опцию Использовать текущий документ и нажмите кнопку Далее: Выберите получателей.
4. Здесь вы можете выбрать получателей, используя методы, аналогичные тем, что используются в более новых версиях.
5. Затем перейдите к пункту Далее: Написать письмо. Составьте письмо с помощью заполнителей. Теперь нажмите на кнопку Вставить поля слияния. 
6. Замените заполнители полями. Точный метод смотрите в предыдущих разделах статьи.
7. Теперь нажмите на кнопку Далее: Предварительный просмотр писем, а затем на Далее: Завершить слияние. Затем вы можете распечатать записи.

Как прикрепить файл или персонализировать строку темы при слиянии писем?

Возможности слияния писем в Outlook ограничены. Пользователи не могут отправлять вложения или персонализировать строку темы с помощью этого процесса. Для устранения этих ограничений различные организации создали инструменты, облегчающие такой выбор. Easy Mail Merge, Merge Tools, Mail Merge Toolkit и т.д. — вот некоторые из инструментов, которые вы можете использовать для этой цели.