Контроль товарных запасов в онлайн-торговле

Ваши усилия наконец-то окупились, и ваш интернет-магазин начинает набирать обороты, причем растет не только ваша клиентская база, но и количество продаж и выручка тоже неуклонно увеличиваются. Если у вас широкий ассортимент продукции и вы экспортируете товары вручную, то рост бизнеса может стать катастрофой для вашей организационной системы, привести к дефициту поставок и, в конечном итоге, к недовольству клиентов.

Для того чтобы предотвратить подобные сценарии и привнести структуру в процедуры отгрузки, необходимо внедрить системы управления запасами (ERP-системы). Система управления запасами (также известная как система управления складом) связывает закупки, продажи и управление запасами, а затем интегрирует эти процессы непосредственно в программное обеспечение вашего магазина. Как оператор интернет-магазина, вы можете централизованно управлять всем своим онлайн-бизнесом и легко получать продажи с других платформ, таких как Amazon или eBay, благодаря простому интерфейсу.

Термин «система управления запасами» описывает разновидность программного обеспечения для бизнеса, которое позволяет регистрировать и обрабатывать все данные о запасах, а также связанные с ними процессы (закупки и продажи, а также приход и расход товаров). Соответствующие программы отображают все данные об артикулах в зависимости от канала продаж (стационарная торговля, интернет-магазин, онлайн-маркет) и четко их обрабатывают. Их цель — оптимизировать контроль движения товаров, ускорить бизнес-процессы, а значит, способствовать увеличению продаж в долгосрочной перспективе.

Кроме того, система управления складом поддерживает и другие сферы бизнеса — например, управление персоналом и составление расписания — упрощая или даже автоматизируя некоторые задачи. Хорошая система управления запасами также предлагает интерфейсы прикладного программирования (API) для внешних приложений, таких как бухгалтерские программы, программы для выставления счетов и кассовые системы, а также для онлайновых торговых площадок, таких как eBay и Amazon.

Система управления запасами охватывает следующие повседневные задачи:

• Структурирование закупок: контроль и анализ закупок является жизненно важным элементом любого бизнеса по доставке товаров. Системы управления складом помогают вам делать заказы с учетом затрат и спроса, а также управлять ресурсами.
   
• Структурирование продаж: программное обеспечение берет на себя управление вашими личными данными, данными клиентов, а также всей другой информацией, имеющей отношение к продажам. Оно также помогает в планировании и выполнении временных, краткосрочных и сезонных задач, таких как адвент-календари.
   
• Получение товаров: системы управления запасами организуют доставку заказанных вами товаров. Они могут помочь организовать приемку запасов и проверить содержимое и счет-фактуру.
   
• Отгрузка: когда клиент размещает заказ, программное обеспечение для управления запасами обрабатывает задачу вплоть до процедуры отгрузки. Как правило, отгрузка контролируется с помощью сканера, поэтому вы всегда будете иметь под рукой текущий инвентарь.
   
• Управление складом: системы управления запасами имеют ряд полезных функций, помогающих структурировать склад. К ним относятся системы маркировки продукции и функции, облегчающие обработку инвентаризации. Некоторые системы также помогают оптимально управлять имеющимся складским пространством.

Программное обеспечение для управления запасами может автоматизировать пронумерованные разделы с помощью соответствующих модулей, например, модулей закупок или модулей отгрузки. Они собирают необходимую информацию из баз данных и выбранного вами программного обеспечения через интерфейс. Эта информация включает приложение сканера штрих-кода, используемое на складе, решение для магазина и программное обеспечение для оформления заказа. Интерфейсы используют определенный формат обмена данными, т.е. XML или CSV, и контролируют продажи на внешних торговых площадках.

Часто можно встретить системы ERP (планирование ресурсов предприятия) в сочетании с системами контроля запасов. Они могут использоваться для планирования ресурсов, хотя спектр их функций значительно шире и включает модули для управления персоналом, документооборота, контроля и т.д. Многие ERP-системы также включают стандартные модули управления запасами, что делает их идеальными для использования в онлайн-торговле.

Преимущества системы управления складом быстро становятся очевидными, если подумать, что представляло бы собой предприятие без соответствующего программного обеспечения:

Все этапы работы — будь то закупка товаров, выставление счетов или расчет продаж — должны были выполняться вручную. Закупки, продажи, повторные заказы и перемещение запасов должны были бы кропотливо регистрироваться в складском журнале. При наличии более сотни различных товаров было бы трудно вести обзор: Общий запас товаров можно было бы узнать только с помощью инвентаризации. Кроме того, была бы высока вероятность того, что некоторые товары вдруг перестали бы поступать в продажу из-за высокого спроса — к неудовольствию покупателя. Заключение: Прежде всего, в электронной коммерции работа с товарами без программной поддержки становится делом, отнимающим много времени и средств, которое сопровождается высокими требованиями к персоналу и определенной склонностью к ошибкам.

Хорошо управляемая система контроля запасов поможет вам справиться со всеми вышеперечисленными задачами и сэкономит ваше время, усилия и деньги. Она также снижает процент ошибок и предлагает обширные функции и услуги для улучшения экономических показателей вашей компании.

Сотни или даже тысячи наименований товаров быстро регистрируются в единой базе данных и могут быть получены с любого рабочего места. Статистика и отчетность в режиме реального времени обеспечивают максимальную видимость и обзор ваших запасов — даже если вы управляете несколькими складами в разных местах. Нажатием одной кнопки вы можете получить подробную информацию обо всех товарах. Например, вы можете узнать, где находится определенный товар, сколько его осталось в наличии и насколько высок спрос на него. Таким образом, можно быстро отследить нехватку товара. И, в зависимости от объема функций, система управления складом с компьютерным управлением может организовывать повторные заказы полностью автоматически.

Какое программное решение подойдет для вашего интернет-магазина, зависит от различных критериев: С одной стороны, отрасль и сфера деятельности играют важную роль. С другой стороны, необходимо учитывать количество пользователей и совместимость с используемым программным обеспечением магазина, поскольку последнее обычно устанавливается до системы управления запасами.

Другим важным критерием выбора является желаемый набор функций. Он обычно сильно зависит от конкретного поставщика и должен идеально соответствовать индивидуальным требованиям вашей компании. Например, производственным компаниям необходим интерфейс для интеграции графической доски планирования. Торговые представители выигрывают от мобильных решений, которые позволяют им получить доступ к инвентаризации в любое время.

В любом случае, система управления складом должна иметь следующие модули:

• Модуль администрирования основных данных: «Ядро» системы управления складом содержит данные всех поставщиков, артикулов, мест хранения и сотрудников. После ввода данных вручную, сканированием или с помощью CSV-файла они доступны для всех бизнес-процессов (закупки, возвраты поставщикам, резервирование на другой склад, продажи, возвраты от клиента и т.д.) независимо от времени и места.
   
• Модуль входящих товаров: Необходим, в частности, для быстрого переноса в систему данных из электронной накладной.
   
• Модуль складского учета: Этот модуль используется для управления несколькими складами (например, в других филиалах) и для перемещения товаров в различные места хранения.
   
• Модуль продаж: Содержит интерфейс к кассовой системе и (в электронной коммерции) к системе магазина, а также к любым онлайн-маркетплейсам, с которыми осуществляется обмен данными в режиме реального времени.
   
• Модуль возвратов: Этот модуль занимается организацией возвратов.
   
• Модуль инвентаризации: Задачей этого модуля является полная регистрация текущих уровней запасов на конец финансового года и сравнение их с рассчитанными уровнями запасов».
   
• Модули контроллинга: Они предоставляют подробные данные, необходимые для принятия бизнес-решений, например, списки лучших и худших продавцов, а также статистику продаж по артикулам, группам товаров, ассортиментным зонам, магазинам и сотрудникам.
   
• Интерфейсы с бухгалтерией и CRM: Внешние программы могут быть связаны для автоматизации ежемесячного учета или управления взаимоотношениями с клиентами. Ключевое слово: управление взаимоотношениями с клиентами.

И последнее, но не менее важное: предполагаемый бюджет также играет роль в принятии решения о том, какие системы вам подойдут. Особенно для молодых и малых и средних магазинов покупка дорогостоящего комплексного решения часто не является вариантом. За высокую цену вы можете приобрести программное обеспечение со сложными функциями, которые вам на самом деле не нужны. Для операторов небольших магазинов обычно достаточно более дешевого программного обеспечения с ограниченной функциональностью — оно также обладает многочисленными преимуществами по сравнению с ручным администрированием.

В прошлом системы управления складом встречались в основном в крупных торговых сетях, но в последние годы они все чаще используются и на малых и средних предприятиях (МСП). В результате спектр поставщиков услуг и предлагаемых программных решений стал более разнообразным и сегодня охватывает значительный диапазон: от ERP-систем для крупных бюджетов до бесплатных программ с открытым исходным кодом. Мы представляем пять впечатляющих систем, охватывающих все ценовые и функциональные диапазоны:

Склад Fishbowl может интегрироваться со многими другими настольными решениями, такими как QuickBooks, что означает, что пользователи могут продолжать использовать привычное для них бухгалтерское программное обеспечение. Это решение также может быть объединено с Xero, веб-решением для ведения бухгалтерского учета для малого, среднего и крупного бизнеса: вам не придется тратить время на двойной ввод данных, поскольку ваши бухгалтерские и инвентарные записи совпадают.

Функции управления запасами очень развиты в решении Fishbowl Warehouse. Эти функции позволяют управлять несколькими складами, отслеживать товары по нужным критериям, автоматически изменять заказ продукции, а также генерировать штрих-коды. Мультивалютная функция означает, что вы можете регистрировать продажи из других стран, а программное обеспечение будет конвертировать сумму в доллары для более точного учета налогов.

Fishbowl предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы вы могли протестировать продукт, не принимая на себя обязательств. Также предоставляется демо-версия, которая поможет вам познакомиться с программой поближе. Если после пробной версии вы решите приобрести систему, ее стоимость составит 4 395 долларов США.

Система хранится на сторонних серверах, то есть доступ к ней возможен из любого места, и работает на платформах Mac, Windows и Linux.

Sortly Pro — это облачное решение для управления запасами, которое предназначено для малого и среднего бизнеса, независимо от отрасли, и работает на Max, Windows и Linux. Их бизнес-планы включают Free (для одного пользователя), Advanced (для трех пользователей), Ultra (для пяти пользователей) и Enterprise (для неограниченного числа пользователей), а ежемесячные цены составляют $0, $39, $99, а для версии Enterprise вам необходимо лично связаться с Sortly для определения цены.

Sortly Pro For Business — это полностью настраиваемая система, в которой вы можете добавлять несколько фотографий каждого товара и соответствующие детали, предоставляя вам более интуитивно понятный способ отслеживания ваших запасов, даже если они находятся в нескольких местах. Основные функции включают отслеживание местоположения, отслеживание активности, управление запасами, аудиторские записи, а также штрихкодирование.

Существует бесплатная пробная версия, чтобы вы могли проверить, подходит ли вам эта система управления запасами. Известные бренды, которые доверяют Sortly, включают Hewlett Packard, Honeywell и Coors.

Odoo — это пакет с открытым исходным кодом, включающий бизнес-приложения: продажи, CRM, управление проектами, производство, инвентаризация и бухгалтерский учет в одном. Программное обеспечение настраивается и может быть использовано любой компанией, независимо от ее размера. Оно работает на платформах Mac, Windows и Linux, и каждый модуль взаимосвязан, так что пользователи могут наслаждаться интегрированным опытом между приложениями.

Ценообразование Odoo немного отличается тем, что компания предлагает широкий выбор приложений, и вы сами выбираете те, которые нужны вашему бизнесу. Такой подход «создай сам» означает, что вы не будете платить за лишние приложения. Приложение для инвентаризации стоит $27, и вы можете выбрать тип хостинга без дополнительной платы: облачный хостинг, локальный или выделенное облако.

Полная прослеживаемость приложения означает, что вы можете отслеживать перемещение каждого товара от покупки до складской корзины и заказа на продажу. Отчеты в реальном времени означают, что вы всегда будете в курсе последних событий и сможете легко поделиться этими отчетами с другими. Вы можете записаться на демонстрацию, чтобы узнать, подходит ли вам Odoo.

Finale Inventory работает в облаке и была создана для того, чтобы помочь малым и средним предприятиям в управлении запасами и цепочками поставок. Эта система управления складом также может быть интегрирована с такими торговыми платформами, как Amazon, Etsy и eBay, чтобы вы могли управлять заказами с сайтов электронной коммерции. Автоматическое обновление данных на каналах происходит в течение пяти минут после любого изменения запасов, что означает, что вам не нужно беспокоиться о переизбытке товара. Поддержка нескольких местоположений означает, что пользователи могут следить за уровнем запасов на нескольких складах. Отчеты об истории запасов отслеживают заказы на покупку, приемку запасов, заказы на продажу, а также перемещение запасов и все произошедшие изменения, так что вы будете знать, как обстоят дела с тем или иным товаром.

Известные компании, такие как Netflix, Manscaped и Bapmic, доверяют этому решению для инвентаризации, которое было создано с учетом гибкости и масштабируемости. Четыре пакета: бронзовый (99 долларов в месяц), серебряный (275 долларов в месяц), золотой (449 долларов в месяц) и платиновый (649 долларов в месяц). Самый маленький пакет рассчитан на 1 000 заказов в месяц. Это количество увеличивается в зависимости от пакета, а пакет Platinum может похвастаться 20 000 заказами в месяц. Для опробования различных пакетов предоставляется бесплатная 14-дневная пробная версия.

Также предлагаются учебные сессии, которые состоят из 60-90 минут разговора по телефону с обменом информацией на экране в режиме реального времени.

Это решение для управления запасами предлагает функции управления складом, запасами, точками продаж и отчетности, и может работать как в облаке, так и на месте. Настраиваемая отчетность и информационные панели для отслеживания и мониторинга данных о запасах позволяют пользователям получить полное представление обо всех складских и отгрузочных операциях, что дает возможность принимать лучшие решения по управлению запасами и уровнем запасов, видя полную картину. Интеграция с электронной коммерцией позволяет пользователю показывать правильную цену товаров в зависимости от цены на складе в реальном времени. Это решение наиболее подходит для малого и среднего бизнеса и может использоваться на Mac, Windows и Linux.

Отмеченный наградами Cin7 способен подключаться к более чем 100 приложениям, что позволяет унифицировать вашу бизнес-систему и сэкономить время благодаря отсутствию необходимости повторного ввода данных. Пакеты Cin7 начинаются от 299 долларов в месяц и подходят как для компаний, только начинающих свою деятельность, так и для продвинутого программного обеспечения для устоявшихся предприятий. Вы можете запросить цену на те функции, которые больше всего подходят вашему бизнесу. Бесплатная пробная версия дает вам представление о том, что вас ждет.

Идеальной системы управления товарами не существует. Программное обеспечение должно соответствовать вашим требованиям. Следующая таблица позволит вам быстро оценить, какое программное обеспечение может вам подойти.

Только оптимизировав структуру и автоматизировав процедуры доставки и транзакций, растущий интернет-магазин может получить долгосрочную прибыль. Поэтому для успеха интернет-магазина крайне важно как можно быстрее автоматизировать такие процедуры, как заказы, закупки, продажи и управление складом, что можно сделать с помощью системы управления складом. Использование соответствующей программы управления товарами гарантирует экономию времени и денег, которые можно вложить в другие сферы, такие как маркетинг или реклама.