Что такое файл PST?

При очистке дискового пространства технические пользователи часто натыкаются на файлы со странными, на первый взгляд бессмысленными расширениями — такими как pst или odt. Все становится еще более запутанным, когда эти файлы нельзя открыть простым двойным щелчком мыши, потому что они имеют специфический для программы формат. Одним из таких файлов является файл PST в Outlook. Файл PST обычно можно открыть только с помощью Outlook, и он представляет собой резервную копию данных Outlook, связанных с пользователем. Особенно если вы храните свои данные локально на компьютере, а не на сервере Outlook, файлы PST являются важным форматом файлов, о котором необходимо знать.

PST расшифровывается как Personal Storage (персональное хранилище). Таким образом, файл PST — это контейнер для личных данных, который можно представить как нечто среднее между сейфом и файловой папкой. В файле PST Outlook собирает личные, синхронизированные данные пользователя и хранит их на компьютере в виде резервной копии. PST — это проприетарный формат файла Microsoft, то есть он лицензирован Microsoft и обычно может быть открыт только с помощью Outlook и соответствующей учетной записи Outlook.

Роль, которую играют файлы PST для пользователей, в первую очередь зависит от типа учетной записи Outlook:

• Outlook с учетными записями POP (также POP3): вы загружаете электронные письма непосредственно с почтового сервера и храните их локально на компьютере в формате PST.
• Outlook с учетными записями IMAP, Outlook 365, Exchange или Outlook.com: «исходные данные» остаются на почтовом сервере, а автономные файлы данных Outlook, файлы OST, кэшируются на устройстве.

Преимуществом формата PST является его объем хранения по сравнению с гораздо меньшим объемом хранения почтовых ящиков. Начиная с Office 2010, размер хранения файлов PST составляет 50 гигабайт. С помощью PST вы можете:

• архивировать электронную почту с помощью Outlook в локальном PST-файле, например, выделяя архивирование личных и деловых сообщений.
• Сохранять резервные копии различных личных пользовательских данных в качестве резервной копии Outlook локально на вашем компьютере
• Экспортировать данные из учетной записи Outlook в файл PST, чтобы освободить место в почтовом ящике.

Огромная сила Outlook заключается в том, что он синхронизирует различные данные и объединяет их на одном интерфейсе. Он также создает связи между часто разделенными областями, такими как почтовые ящики, календари и списки контактов. Потеря данных в этом случае будет особенно печальной. Чтобы защитить скоординированные пользовательские данные от аппаратных ошибок или облегчить импорт и экспорт с одного компьютера или сети на другой, Outlook создает резервные копии в формате PST.

Это не только облегчает доступ к данным для Outlook и его пользователей, но и позволяет организовать «личное хранилище», разделить файлы PST на личные и рабочие, а также отделить их от связанных приложений или альтернатив outlook.

Архивация пользовательских данных осуществляется путем перемещения данных и структуры папок в локальные файлы PST. Вы можете решить, хотите ли вы сохранить архивированные данные в почтовом ящике или удалить их автоматически. Кроме того, вы можете указать, нужно ли выполнять архивирование автоматически или вручную через определенные промежутки времени.

• Автоматическая архивация: Перейдите в «Файл», затем в «Параметры» и в «Дополнительно». В диалоговом окне «Автоархивирование» вы можете активировать автоматическое архивирование в разделе «Автоархивирование каждые x дней/недель/месяцев». Вы определяете, когда удалять архивные данные из почтового ящика и где хранить файлы PST. В разделе «Не активировать элементы в этой папке» вы также определяете, какие именно файлы вы хотите архивировать.
• Ручное архивирование: Вместо автоматической архивации вы также можете вручную перенести данные в PST-файл. Для этого перейдите в «Инструменты» в разделе «Файл» (для старых версий: «Инструменты очистки») и выберите команду «Очистить старые элементы». Это позволит вам определить архивирование по возрасту файлов и выбрать все или только определенные папки.

Местонахождение файла PST зависит от трех факторов:

• • версия Outlook
  • Тип учетной записи Outlook (POP или IMAP, Microsoft 365, Exchange или Outlook.com).
  • Автоматическое или заданное пользователем место хранения.

Для файла PST могут использоваться следующие места хранения:

• Windows 10: :userapplication datalocalmicrosoftoutlook или :userroaminglocalmicrosoftoutlook.
• Старые версии Windows: :Documents and SettingsLocal Settingsuserapplication datalocalmicrosoftoutlook

Автоматическое расположение файлов PST из Outlook 2013 или 2016 обычно находится в папке Documents/Outlook Files. Файлы из старых или обновленных версий Outlook 2007 или более ранних можно найти в скрытой папке <drive>:user<username>AppDataLocalMicrosoftOutlook. Чтобы действительно найти все файлы резервных копий, необходимо отобразить скрытые файлы и папки

Самый быстрый способ найти файлы PST — непосредственно в Outlook. Для этого перейдите в «Файл», выберите «Account Settings» в разделе «Account Settings» и найдите расположение нужного файла Outlook, нажав «Open Data Location».