Совместное использование календаря Outlook: Как обмениваться встречами с коллегами

Microsoft Outlook является не только одной из наиболее широко используемых программ электронной почты — это программное обеспечение также предоставляет обширные функции групповой работы для управления контактами, задачами и встречами.

Многие компании используют Календарь Outlook для организации совместной работы или планирования встреч с клиентами. Совместное планирование особенно удобно, поскольку сотрудники могут получить доступ к календарям своих клиентов. Для этого используется Outlook Calendar Release, что означает, что разные сотрудники компании могут совместно работать над планами, а также клиенты, деловые партнеры и внешние поставщики услуг.

То, что Outlook может предоставить для обмена календарной информацией с друзьями, знакомыми коллегами или деловыми партнерами, зависит от того, используется ли программа как отдельное приложение, как часть онлайн-сервиса Microsoft 365 или в сочетании с сервером обмена.

В то время как Microsoft 365 предоставляет различные приложения Office в качестве онлайн-сервиса в облаке, Outlook является локально установленным настольным приложением. В частном секторе он используется в основном как программа электронной почты, которая позволяет пользователям управлять различными учетными записями электронной почты через один и тот же пользовательский интерфейс. В организации же Outlook обычно выступает в качестве клиентской программы для сервера Microsoft Exchange Server — центрального хранилища электронной почты, встреч и задач.

Ниже мы предоставим вам руководство по различным функциям совместного использования, которые предоставляет настольное приложение Outlook, а также календарь Microsoft 365 App.

Если вы используете Outlook 2016 или 2013, у вас есть следующие варианты предоставления другим лицам доступа к информации вашего календаря:

• Предоставить общий доступ к календарю Outlook в виде снимка
• Общий доступ к календарю Outlook (только в сочетании с сервером обмена).

Независимо от того, как Outlook используется дома или на работе, настольное приложение позволяет отправить снимок календаря по электронной почте. Выполните следующие действия:

1. Выберите вид «Календарь»: Нажмите на вкладку «Календарь» в нижней строке окна приложения Outlook.

1. Нажмите «Отправить календарь по электронной почте»: Выберите вкладку «Пуск» на панели инструментов и нажмите «Отправить календарь по электронной почте».

Откроется окно для нового сообщения и появится диалоговое окно «Отправить календарь по электронной почте».

1. Выберите раздел календаря: Выберите нужный календарь и время.

1. Ознакомьтесь с уровнями детализации: Выберите один из трех уровней детализации, чтобы определить, какую информацию должен содержать фрагмент календаря.

• Только доступность: Общий календарь содержит только общую информацию о доступности. Возможные элементы календаря: «Свободен», «Занят», «Предварительно», «Работаю в другом месте» и «Отсутствует». Кроме того, у вас есть возможность ограничить доступную информацию о вашем рабочем времени.  

• Ограниченные детали: Календарь с ограниченным просмотром деталей содержит темы запланированных встреч, а также информацию о вашей доступности.
• Все детали: Элементы календаря представлены со всеми подробностями и информацией.

1. Настройка дополнительных параметров: В разделе «Дополнительно» Outlook предлагает возможность включить встречи и вложения, помеченные как личные, в скриншоты вашего календаря. Кроме того, вы можете выбрать один или два макета электронной почты:

• Ежедневный план
• Список событий

Если вы выбрали выбранный календарь и настроили параметры времени, уровень детализации и форму представления, вы можете подтвердить выбор, нажав «ОК». После этого Outlook вставит копию выбранного раздела календаря в виде снимка в новое электронное письмо.

1. Введите получателя электронной почты и отправьте сообщение: Введите адрес электронной почты нужного получателя и при необходимости добавьте личное сообщение к письму. Нажмите «Отправить», чтобы поделиться календарем Outlook.

Каждое сообщение, созданное с помощью функции «Отправить календарь по электронной почте», также включает файл iCalendar (ICS), который позволяет получателю открыть выбранный раздел в любой календарной программе. Формат файла поддерживается множеством продуктов от различных поставщиков. Наиболее популярные из них — Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey и Novell GroupWise.

Если вы используете настольное приложение Outlook в сочетании с сервером обмена, программное обеспечение позволяет вам совместно использовать календари, которые обновляются автоматически. Чтобы предоставить общий доступ к календарю Outlook, достаточно отправить приглашение к обмену людям внутри или за пределами вашей компании. Это позволяет выбранным людям просматривать общий календарь в их собственном средстве просмотра календарей. Кроме того, Outlook предлагает возможность публикации календаря в виде веб-сайта.

Чтобы поделиться своим календарем Outlook с человеком в вашей организации, выполните следующие действия:

1. Выберите вид календаря: Выберите вид календаря в настольном приложении Outlook.

1. Нажмите на «Поделиться календарем»: Выберите вкладку «Пуск» на панели инструментов и нажмите «Поделиться календарем».

1. Настройте уровень детализации: Outlook открывает новое окно сообщения, включающее ссылку на календарь для общего доступа. Вы можете выбрать, какой информацией из календаря вы поделитесь с получателем, используя уже упомянутые уровни детализации:

• Только доступность
• Ограниченные сведения
• Все детали

1. Введите адрес электронной почты получателя и отправьте приглашение к выпуску: Введите адрес электронной почты предполагаемого получателя. При необходимости вы также можете добавить личное сообщение к вашему приглашению.

   Если вы хотите одновременно запросить у получателя приглашение на совместное использование календаря, вы можете отметить этот флажок.

Получателю, получившему приглашение на совместный доступ по электронной почте, достаточно нажать кнопку «Открыть календарь», чтобы включить календарь совместного доступа в свой собственный список календарей.

Вы хотите поделиться своим календарем Outlook с людьми за пределами вашей организации? Это более или менее такой же процесс, как и обмен календарем с коллегами. Однако следует отметить, что многие сети ограничивают вашу возможность делиться подробной информацией о календаре с людьми, не являющимися сотрудниками организации.

Количество подробностей, которыми ваша организация может делиться с внешними пользователями, устанавливается администратором сети в настройках политики совместного доступа. Если вы пытаетесь поделиться информацией, которая блокируется сетевым администратором, вы можете получить сообщение об ошибке. В этом случае обратитесь к администратору сети или выберите другой уровень детализации для совместного доступа.

Если вы поделились календарем с людьми за пределами вашей сети, Outlook позволит вам в любое время настроить детализацию календаря для каждого человека. Выполните следующие действия:

1. Выберите представление «Календарь»: Выберите представление «Календарь» Outlook.

1. Нажмите на «Разрешения календаря»: Выберите вкладку «Пуск» на панели инструментов и нажмите «Разрешения календаря».

Outlook открывает диалоговое окно «Свойства календаря».

1. Выберите собственные параметры общего доступа: В диалоговом окне «Календарь: Свойства» перейдите на вкладку «Правомочность». Здесь вы можете индивидуально настроить параметры прав доступа для людей.

Еще один способ поделиться календарем Outlook с людьми за пределами вашей организации — опубликовать его на специальном веб-сайте. Outlook предлагает возможность публикации онлайн. Обратите внимание, что для этого требуется веб-сервер, поддерживающий протокол WebDAV. При публикации выполните следующие шаги:

1. Выберите вид календаря: Выберите вид календаря.

1. Нажмите «Опубликовать онлайн»: Выберите вкладку «Пуск» на панели инструментов и нажмите «Опубликовать онлайн».

В выпадающем меню появится функция «Опубликовать на WebDav-сервер…». Выберите ее.

1. Выберите WebDav-сервер: Если вы решите публиковать на WebDav-сервере, Outlook предложит вам указать адрес WebDav-сервера, а также желаемый промежуток времени и уровень детализации с помощью поля «Публиковать календарь на пользовательский сервер».

1. Дополнительные настройки выгрузки: в диалоговом окне «Публикация календаря на пользовательский сервер» нажмите «Дополнительно…», чтобы задать подробные настройки для метода выгрузки, личных элементов или частоты обновления.

Даже старые версии программы электронной почты и групповой работы Outlook позволяют обмениваться информацией календаря с другими людьми.

Microsoft кардинально перерабатывает интерфейс настольного приложения каждый раз, когда выпускает новую версию программы. Однако функция «Поделиться календарем» была доступна во всех версиях Outlook, начиная с 2007 года. Необходимым условием является использование программы в сочетании с сервером обмена. Ниже мы приводим краткое описание путей для совместного использования календаря по умолчанию в Outlook 2007 и Outlook 2010.

1. В области навигации с правой стороны нажмите кнопку «Календарь», чтобы переключиться в режим просмотра календаря.
2. Переключитесь на вкладку «Папка» с помощью строки меню.
3. Нажмите «Общий доступ к календарю».
4. Убедитесь, что выбран параметр папки «Разрешить получателям просматривать ваш календарь».
5. Введите адрес электронной почты получателя.
6. При необходимости дополните приглашение поделиться, добавив в письмо личное примечание.
7. Нажмите «Отправить».

1. Нажмите кнопку «Календарь» в правой части навигационной панели, чтобы переключиться в режим просмотра календаря.
2. В разделе «Мои календари» выберите календарь по умолчанию под названием «Календарь». На панели навигации отображаются семь синих ссылок, которые позволяют выполнять различные действия.
3. Выберите ссылку «Поделиться календарем». Outlook 2007 открывает новое окно сообщения и прикрепляет приглашение к обмену.
4. Убедитесь, что опция папки «Разрешить получателям просматривать ваш календарь» выбрана.
5. Введите адрес электронной почты получателя.
6.  При необходимости дополните приглашение к обмену личным примечанием в электронном письме.  
7.  Нажмите кнопку «Отправить».

В обеих версиях Outlook приглашение к совместному использованию содержит информацию о календаре в виде файла .ics. Это позволяет получателю добавить календарь совместного доступа в свой собственный список календарей Outlook. Примечание: Файлы ICS поддерживаются только в Outlook 2007.

Outlook 2007 и 2010 также позволяют затем настроить или деактивировать общий доступ к календарю с помощью кнопки «Авторизация календаря».

Вы используете функции почты и календаря в онлайн-сервисе Microsoft 365? Тогда вы можете легко обмениваться информацией календаря с сервером exchange, размещенным на сервере Microsoft. Просто воспользуйтесь функцией «Общий доступ» веб-приложения календаря.

1. Откройте Microsoft 365 и выберите приложение «Календарь»: Войдите в Microsoft 365 под своей учетной записью пользователя и выберите веб-приложение «Календарь». Приложение запустится в новом окне браузера.

1. Выберите «Освободить»: Выберите функцию «Освободить» в строке меню.

1. Выберите получателя: Выберите нужного получателя, введя его имя или адрес электронной почты в строке поиска.

При необходимости Microsoft 365 позволяет делиться информацией календаря со всеми, у кого есть учетные записи электронной почты в домене Microsoft 365. Все эти учетные записи сгруппированы в разделе «Моя организация». В этом случае сервер обмена Microsoft 365 устанавливает безопасное соединение между учетными записями вашего домена.

1. Выберите уровень детализации для совместного доступа: Используйте следующие уровни детализации, чтобы выбрать, каким объемом информации о календаре вы хотите поделиться.

• «Может показывать, когда я занят» (только доступность).

• «Может показывать имена и места» (ограниченные сведения).

• «Может показывать все детали» (все детали).    

Выбранный уровень детализации может быть в любой момент изменен для календаря, который планируется опубликовать позднее.

1. Отправить приглашение на утверждение: Нажмите на «Поделиться», чтобы отправить электронное письмо с приглашением поделиться.

Получатель имеет возможность просмотреть календарь совместного доступа в режиме онлайн или загрузить его по URL-адресу в виде ICS-файла, а затем добавить его в свой личный календарь в Outlook или другой почтовой программе.