
Microsoft Outlook является не только одной из наиболее широко используемых программ электронной почты — это программное обеспечение также предоставляет обширные функции групповой работы для управления контактами, задачами и встречами.
Многие компании используют Календарь Outlook для организации совместной работы или планирования встреч с клиентами. Совместное планирование особенно удобно, поскольку сотрудники могут получить доступ к календарям своих клиентов. Для этого используется Outlook Calendar Release, что означает, что разные сотрудники компании могут совместно работать над планами, а также клиенты, деловые партнеры и внешние поставщики услуг.
То, что Outlook может предоставить для обмена календарной информацией с друзьями, знакомыми коллегами или деловыми партнерами, зависит от того, используется ли программа как отдельное приложение, как часть онлайн-сервиса Microsoft 365 или в сочетании с сервером обмена.
В то время как Microsoft 365 предоставляет различные приложения Office в качестве онлайн-сервиса в облаке, Outlook является локально установленным настольным приложением. В частном секторе он используется в основном как программа электронной почты, которая позволяет пользователям управлять различными учетными записями электронной почты через один и тот же пользовательский интерфейс. В организации же Outlook обычно выступает в качестве клиентской программы для сервера Microsoft Exchange Server — центрального хранилища электронной почты, встреч и задач.
Ниже мы предоставим вам руководство по различным функциям совместного использования, которые предоставляет настольное приложение Outlook, а также календарь Microsoft 365 App.
В этой статье мы предоставим пошаговые руководства для приложений Outlook 2016, 2013, 2010 и 2007.
- Совместное использование календаря в Outlook 2016 и 2013
- Совместный доступ к календарю Outlook в виде снимка
- Совместное использование календаря Outlook
- Совместное использование календаря с людьми внутри вашей организации
- Совместное использование с людьми за пределами вашей организации
- Настройка права доступа к календарю
- Публикация календаря на веб-сайте
- Совместное использование календарей в старых версиях Outlook
- Совместное использование календаря в Outlook 2010
- Параметры совместного доступа в Outlook 2007
- Совместное использование календаря в Microsoft Office 356
Совместное использование календаря в Outlook 2016 и 2013
Если вы используете Outlook 2016 или 2013, у вас есть следующие варианты предоставления другим лицам доступа к информации вашего календаря:
- Предоставить общий доступ к календарю Outlook в виде снимка
- Общий доступ к календарю Outlook (только в сочетании с сервером обмена).
Снимок экрана ниже был создан с помощью Outlook 2013.
Совместный доступ к календарю Outlook в виде снимка
Независимо от того, как Outlook используется дома или на работе, настольное приложение позволяет отправить снимок календаря по электронной почте. Выполните следующие действия:
- Выберите вид «Календарь»: Нажмите на вкладку «Календарь» в нижней строке окна приложения Outlook.

Совместное использование календаря Outlook не ограничивается только календарем по умолчанию, автоматически создаваемым в каждом профиле Outlook. Создавайте сколько угодно календарей и делитесь ими с разными людьми по мере необходимости.
- Нажмите «Отправить календарь по электронной почте»: Выберите вкладку «Пуск» на панели инструментов и нажмите «Отправить календарь по электронной почте».

Откроется окно для нового сообщения и появится диалоговое окно «Отправить календарь по электронной почте».

- Выберите раздел календаря: Выберите нужный календарь и время.

- Ознакомьтесь с уровнями детализации: Выберите один из трех уровней детализации, чтобы определить, какую информацию должен содержать фрагмент календаря.
- Только доступность: Общий календарь содержит только общую информацию о доступности. Возможные элементы календаря: «Свободен», «Занят», «Предварительно», «Работаю в другом месте» и «Отсутствует». Кроме того, у вас есть возможность ограничить доступную информацию о вашем рабочем времени.
- Ограниченные детали: Календарь с ограниченным просмотром деталей содержит темы запланированных встреч, а также информацию о вашей доступности.
- Все детали: Элементы календаря представлены со всеми подробностями и информацией.

- Настройка дополнительных параметров: В разделе «Дополнительно» Outlook предлагает возможность включить встречи и вложения, помеченные как личные, в скриншоты вашего календаря. Кроме того, вы можете выбрать один или два макета электронной почты:
- Ежедневный план
- Список событий
Если вы пометили встречу как частную в Outlook, она не будет отображаться при совместном использовании или создании снимка календаря, если вы явно не включите помеченные как частные элементы, поставив галочку в соответствующем поле.

Если вы выбрали выбранный календарь и настроили параметры времени, уровень детализации и форму представления, вы можете подтвердить выбор, нажав «ОК». После этого Outlook вставит копию выбранного раздела календаря в виде снимка в новое электронное письмо.

- Введите получателя электронной почты и отправьте сообщение: Введите адрес электронной почты нужного получателя и при необходимости добавьте личное сообщение к письму. Нажмите «Отправить», чтобы поделиться календарем Outlook.
Каждое сообщение, созданное с помощью функции «Отправить календарь по электронной почте», также включает файл iCalendar (ICS), который позволяет получателю открыть выбранный раздел в любой календарной программе. Формат файла поддерживается множеством продуктов от различных поставщиков. Наиболее популярные из них — Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey и Novell GroupWise.
Совместное использование календаря Outlook
Если вы используете настольное приложение Outlook в сочетании с сервером обмена, программное обеспечение позволяет вам совместно использовать календари, которые обновляются автоматически. Чтобы предоставить общий доступ к календарю Outlook, достаточно отправить приглашение к обмену людям внутри или за пределами вашей компании. Это позволяет выбранным людям просматривать общий календарь в их собственном средстве просмотра календарей. Кроме того, Outlook предлагает возможность публикации календаря в виде веб-сайта.
Совместное использование календаря с людьми внутри вашей организации
Чтобы поделиться своим календарем Outlook с человеком в вашей организации, выполните следующие действия:
- Выберите вид календаря: Выберите вид календаря в настольном приложении Outlook.

- Нажмите на «Поделиться календарем»: Выберите вкладку «Пуск» на панели инструментов и нажмите «Поделиться календарем».

- Настройте уровень детализации: Outlook открывает новое окно сообщения, включающее ссылку на календарь для общего доступа. Вы можете выбрать, какой информацией из календаря вы поделитесь с получателем, используя уже упомянутые уровни детализации:
- Только доступность
- Ограниченные сведения
- Все детали

- Введите адрес электронной почты получателя и отправьте приглашение к выпуску: Введите адрес электронной почты предполагаемого получателя. При необходимости вы также можете добавить личное сообщение к вашему приглашению.
Если вы хотите одновременно запросить у получателя приглашение на совместное использование календаря, вы можете отметить этот флажок.
Получателю, получившему приглашение на совместный доступ по электронной почте, достаточно нажать кнопку «Открыть календарь», чтобы включить календарь совместного доступа в свой собственный список календарей.
Совместное использование с людьми за пределами вашей организации
Вы хотите поделиться своим календарем Outlook с людьми за пределами вашей организации? Это более или менее такой же процесс, как и обмен календарем с коллегами. Однако следует отметить, что многие сети ограничивают вашу возможность делиться подробной информацией о календаре с людьми, не являющимися сотрудниками организации.
Количество подробностей, которыми ваша организация может делиться с внешними пользователями, устанавливается администратором сети в настройках политики совместного доступа. Если вы пытаетесь поделиться информацией, которая блокируется сетевым администратором, вы можете получить сообщение об ошибке. В этом случае обратитесь к администратору сети или выберите другой уровень детализации для совместного доступа.
Настройка права доступа к календарю
Если вы поделились календарем с людьми за пределами вашей сети, Outlook позволит вам в любое время настроить детализацию календаря для каждого человека. Выполните следующие действия:
- Выберите представление «Календарь»: Выберите представление «Календарь» Outlook.

- Нажмите на «Разрешения календаря»: Выберите вкладку «Пуск» на панели инструментов и нажмите «Разрешения календаря».

Outlook открывает диалоговое окно «Свойства календаря».
- Выберите собственные параметры общего доступа: В диалоговом окне «Календарь: Свойства» перейдите на вкладку «Правомочность». Здесь вы можете индивидуально настроить параметры прав доступа для людей.

Публикация календаря на веб-сайте
Еще один способ поделиться календарем Outlook с людьми за пределами вашей организации — опубликовать его на специальном веб-сайте. Outlook предлагает возможность публикации онлайн. Обратите внимание, что для этого требуется веб-сервер, поддерживающий протокол WebDAV. При публикации выполните следующие шаги:
- Выберите вид календаря: Выберите вид календаря.

- Нажмите «Опубликовать онлайн»: Выберите вкладку «Пуск» на панели инструментов и нажмите «Опубликовать онлайн».

В выпадающем меню появится функция «Опубликовать на WebDav-сервер…». Выберите ее.
В качестве альтернативы некоторые версии Outlook предоставляют возможность публикации веб-страниц календаря непосредственно на сервер обмена в собственной сети.

- Выберите WebDav-сервер: Если вы решите публиковать на WebDav-сервере, Outlook предложит вам указать адрес WebDav-сервера, а также желаемый промежуток времени и уровень детализации с помощью поля «Публиковать календарь на пользовательский сервер».

- Дополнительные настройки выгрузки: в диалоговом окне «Публикация календаря на пользовательский сервер» нажмите «Дополнительно…», чтобы задать подробные настройки для метода выгрузки, личных элементов или частоты обновления.

Информация календаря, размещенная на веб-сайте, видна всем, кто знает URL сайта.
Совместное использование календарей в старых версиях Outlook
Даже старые версии программы электронной почты и групповой работы Outlook позволяют обмениваться информацией календаря с другими людьми.
Microsoft кардинально перерабатывает интерфейс настольного приложения каждый раз, когда выпускает новую версию программы. Однако функция «Поделиться календарем» была доступна во всех версиях Outlook, начиная с 2007 года. Необходимым условием является использование программы в сочетании с сервером обмена. Ниже мы приводим краткое описание путей для совместного использования календаря по умолчанию в Outlook 2007 и Outlook 2010.
Совместное использование календаря в Outlook 2010
- В области навигации с правой стороны нажмите кнопку «Календарь», чтобы переключиться в режим просмотра календаря.
- Переключитесь на вкладку «Папка» с помощью строки меню.
- Нажмите «Общий доступ к календарю».
- Убедитесь, что выбран параметр папки «Разрешить получателям просматривать ваш календарь».
- Введите адрес электронной почты получателя.
- При необходимости дополните приглашение поделиться, добавив в письмо личное примечание.
- Нажмите «Отправить».
Параметры совместного доступа в Outlook 2007
- Нажмите кнопку «Календарь» в правой части навигационной панели, чтобы переключиться в режим просмотра календаря.
- В разделе «Мои календари» выберите календарь по умолчанию под названием «Календарь». На панели навигации отображаются семь синих ссылок, которые позволяют выполнять различные действия.
- Выберите ссылку «Поделиться календарем». Outlook 2007 открывает новое окно сообщения и прикрепляет приглашение к обмену.
- Убедитесь, что опция папки «Разрешить получателям просматривать ваш календарь» выбрана.
- Введите адрес электронной почты получателя.
- При необходимости дополните приглашение к обмену личным примечанием в электронном письме.
- Нажмите кнопку «Отправить».
В обеих версиях Outlook приглашение к совместному использованию содержит информацию о календаре в виде файла .ics. Это позволяет получателю добавить календарь совместного доступа в свой собственный список календарей Outlook. Примечание: Файлы ICS поддерживаются только в Outlook 2007.
Outlook 2007 и 2010 также позволяют затем настроить или деактивировать общий доступ к календарю с помощью кнопки «Авторизация календаря».
Совместное использование календаря в Microsoft Office 356
Вы используете функции почты и календаря в онлайн-сервисе Microsoft 365? Тогда вы можете легко обмениваться информацией календаря с сервером exchange, размещенным на сервере Microsoft. Просто воспользуйтесь функцией «Общий доступ» веб-приложения календаря.
- Откройте Microsoft 365 и выберите приложение «Календарь»: Войдите в Microsoft 365 под своей учетной записью пользователя и выберите веб-приложение «Календарь». Приложение запустится в новом окне браузера.

- Выберите «Освободить»: Выберите функцию «Освободить» в строке меню.

- Выберите получателя: Выберите нужного получателя, введя его имя или адрес электронной почты в строке поиска.
При необходимости Microsoft 365 позволяет делиться информацией календаря со всеми, у кого есть учетные записи электронной почты в домене Microsoft 365. Все эти учетные записи сгруппированы в разделе «Моя организация». В этом случае сервер обмена Microsoft 365 устанавливает безопасное соединение между учетными записями вашего домена.

- Выберите уровень детализации для совместного доступа: Используйте следующие уровни детализации, чтобы выбрать, каким объемом информации о календаре вы хотите поделиться.
-
«Может показывать, когда я занят» (только доступность).
-
«Может показывать имена и места» (ограниченные сведения).
- «Может показывать все детали» (все детали).
Выбранный уровень детализации может быть в любой момент изменен для календаря, который планируется опубликовать позднее.

- Отправить приглашение на утверждение: Нажмите на «Поделиться», чтобы отправить электронное письмо с приглашением поделиться.
Получатель имеет возможность просмотреть календарь совместного доступа в режиме онлайн или загрузить его по URL-адресу в виде ICS-файла, а затем добавить его в свой личный календарь в Outlook или другой почтовой программе.
- Технические вопросы