Архивирование писем в Outlook — вот как это работает

Поддерживайте обзор — даже в своих электронных письмах! Вы управляете папками электронной почты, календарями и контактами с помощью Microsoft Outlook? Тогда используйте архивирование Outlook для архивирования старых элементов Outlook, таких как сообщения, задачи, заметки или записи календаря, во внешних архивных файлах. Это упростит работу вашей почтовой программы, что очень важно для бесперебойной работы Outlook.

В программе есть две функции для архивирования элементов Outlook:

  • Автоархивирование Outlook
  • Ручное архивирование элементов Outlook

Мы покажем вам, как это работает, в нашем пошаговом руководстве с полезными скриншотами.

Что такое архивные файлы Outlook?

Архивные файлы Outlook — это сообщения, черновики, задачи, заметки или информация календаря, которые прошли произвольно выбранный период старения; они перемещаются из почтовой программы во внешний файл PST (сокращение от Personal Store).

Совет

Файлы PST, хранящиеся на локальном жестком диске, можно в любое время открыть в почтовой программе, если потребуется, для отображения архивных элементов Outlook.

Автоархивирование Outlook

В качестве альтернативы ручной настройке параметров архива Outlook можно использовать функцию автоархивирования почтовой программы.

Автоархивирование включено по умолчанию для некоторых папок Outlook. Элементы Outlook, возраст которых превышает заданное значение, автоматически перемещаются в файл PST. По умолчанию Outlook создает PST-файл в следующем месте:

C:Users AppDataLocalMicrosoftOutlook

В следующей таблице показаны все папки, в которых обычно автоматически активируется функция автоматического архивирования Outlook AutoArchive, а также соответствующий стандартный период старения.

Входящие и черновики 6 месяцев
Исходящие 3 месяца
Календарь 6 месяцев
Задачи 6 месяцев
Журнал 6 месяцев
Отправленные предметы 2 месяца
Удаленные элементы 2 месяца
Заметки 6 месяцев

Если вы не хотите использовать автоархивирование, выполните следующие действия, чтобы отключить эту функцию:

Шаг 1: Откройте Outlook и перейдите на вкладку «Файл».

Шаг 2: В левой боковой панели выберите пункт меню «Параметры». Опции Outlook откроются в новом окне.

Шаг 3: Перейдите в раздел «Дополнительно» и в разделе «Автоархив» нажмите кнопку «Параметры автоархива».

Outlook откроет окно «Автоархив».

Шаг 4: Отключите опцию «Запускать автоархив каждые x дней», чтобы отключить автоархив Outlook.

Кроме того, вы можете настроить параметры по умолчанию для Outlook AutoArchive в соответствии с вашими индивидуальными предпочтениями.

  • Определите интервал, через который должно выполняться автосохранение.
  • Настройте период по умолчанию для элементов Outlook.
  • Определите, будут ли старые элементы Outlook архивироваться или удаляться навсегда по истечении периода старения.

Ручное архивирование папок Outlook

Если вы хотите выборочно архивировать определенные папки в своем почтовом ящике, рекомендуется выбрать их вручную и сохранить в виде PST-файла в выбранном вами месте хранения.

В следующих шагах показано, как вручную архивировать электронные письма и другие элементы Outlook:

Шаг 1: Откройте Outlook и перейдите на вкладку «Файл».

Шаг 2: В левой боковой панели выберите пункт меню «Информация».

Шаг 3: Нажмите на кнопку «Инструменты очистки» и выберите в выпадающем меню пункт «Архивировать».

Outlook откроет окно «Архив».

Примечание

Если вы используете Microsoft в сочетании с сервером Exchange и ваша организация использует онлайн-архив для Microsoft Exchange, функция «Архив» может быть недоступна для вас в настольном приложении Outlook. То же самое относится и к случаям, когда эта функция была отключена администратором вашего сервера Exchange.

Шаг 4: Выберите один из двух вариантов:

  • Архивировать все папки в соответствии с настройками автоархивации
  • Архивировать выбранную папку и все ее вложенные папки.

Шаг 5: Введите дату в поле «Архивировать элементы старше». Все элементы Outlook, которые вы создали, отправили или получили до этой даты, будут заархивированы.

По умолчанию Outlook хранит файлы PST в папке «Файлы Outlook» в разделе «Документы». При необходимости измените каталог хранения, нажав кнопку «Обзор…».

Если вы также хотите включить в архив элементы, для которых активирована опция «Без автоархивирования», установите флажок в соответствующем поле.

Шаг 6: Завершите настройку, нажав на кнопку «OK».

Примечание

Ручная архивация Outlook будет выполнена только один раз с заданными вами настройками. Если вы хотите регулярно архивировать выбранные папки, мы рекомендуем вам соответствующим образом настроить автоархивирование Outlook.

Оцените статью
cdelat.ru
Добавить комментарий