Бесплатные альтернативы Microsoft Access

Обработка данных — важная часть деловой жизни. Будь то реестр клиентов, личная адресная книга, бухгалтерский учет или инвентаризация: с ростом цифровизации становится все более важным организовывать и управлять записями как можно быстрее, гибче и понятнее. Для этого используются системы управления базами данных (СУБД), которые упорядочивают данные и отображают их (например, список местонахождения контактов, отсортированный по почтовому индексу).

Microsoft Access (также известный как MS Access) является популярной СУБД. Программа используется во многих малых и средних компаниях, а также частными пользователями. Преимущество перед другими СУБД: для работы с Microsoft Access не требуются навыки программирования. Помимо MS Access, существуют и другие проверенные системы управления базами данных, которые позволяют работать аналогичным образом — некоторые из них также совместимы с другими операционными системами, такими как macOS или GNU/Linux. Есть даже несколько бесплатных альтернатив Microsoft Access. Мы предлагаем вам три лучшие альтернативы Microsoft Access, которые вы можете скачать бесплатно.

Но почему вам нужно искать альтернативу Microsoft Access? Его популярность говорит о том, что это очень способная и хорошо развитая СУБД. На самом деле, MS Access обладает достаточным количеством достоинств — она подходит как для новичков, так и для тех, кто имеет больший опыт работы с базами данных. Однако она доступна только для Windows и стоит недешево.

Microsoft Access — это реляционная система управления базами данных (РСУБД), которая поддерживает ввод, хранение, обработку, оценку и представление данных. Модель реляционной базы данных, используемая в программе, является наиболее распространенной формой систем управления базами данных — с помощью RDBMS наборы данных из разных таблиц можно сравнивать друг с другом.

Программное обеспечение предоставляет графический интерфейс пользователя, чтобы вы могли легко управлять базами данных. Лицевая часть позволяет не только запрашивать данные, но и непосредственно изменять их и т.д. По умолчанию MS Access сохраняет наборы данных в своем бэкенде с помощью Microsoft Jet Engine. Microsoft Access также может быть подключен к базе данных SQL-сервера, и в этом случае Access работает только как front-end/GUI.

В отличие от многих систем управления базами данных, которые работают по принципу клиент-сервер (таких как MySQL или его дочерние продукты MariaDB, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database и т.д.), Microsoft Access использует настольную систему управления базами данных. Это означает, что сервер не обязательно должен быть подключен к сети, чтобы иметь возможность работать с базой данных с помощью MS Access.

Базы данных могут быть полностью созданы как настольные приложения. Однако есть также возможность создать базу данных в виде веб-приложения, но оно должно быть размещено через веб-приложение SharePoint от Microsoft и имеет меньше возможностей, чем настольное приложение. Вы можете просматривать и редактировать веб-базу данных, разработанную с помощью MS Access, в браузере.

Независимо от того, используете ли вы MS Access для создания настольного или веб-приложения, базы данных MS Access по умолчанию сохраняются в одном файле (в .mdb или более новом формате .accdb). В этом заключается разница между настольными системами управления базами данных (такими как MS Access) и серверными системами управления базами данных (такими как MySQL или MS SQL Server): серверная СУБД обычно создает один файл для каждой базы данных, а также одну целую папку, где содержимое и дизайн базы данных распределены по нескольким файлам.

Это программное обеспечение особенно подходит для начинающих пользователей баз данных: для создания простых баз данных не нужны навыки программирования, так как это относительно легко сделать с помощью графического интерфейса пользователя. Различные помощники и шаблоны (например, для администрирования контактов, проектных задач и т.д.) значительно упрощают работу. Однако можно свободно определять поля данных и адаптировать характеристики модели данных к конкретным требованиям. Наборы данных или таблицы можно быстро и легко создавать, редактировать и связывать друг с другом в MS Access. Если вы хотите использовать программу для реализации обширных приложений, вам никак не обойтись без программирования с помощью VBA (Visual Basic for Applications) — хотя усилий требуется обычно меньше, чем при работе с другими системами управления базами данных. Используя макросы, вы также можете относительно легко автоматизировать различные задачи.

В MS Access не только создавать или администрировать наборы данных зачастую проще, чем в других системах управления базами данных, но и легче их анализировать. С помощью различных вспомогательных функций можно анализировать уже созданные базы данных, запрашивать базы данных по определенным характеристикам, а также без лишних слов создавать отчеты.

Сохранив базу данных MS Access в одном файле, вы можете легко поделиться ею с другими людьми или перенести ее на другие устройства. Если вы хотите использовать базу данных в другой СУБД (или хотите открыть другие файлы баз данных в MS Access), в вашем распоряжении множество интерфейсов. Помимо других форматов файлов MS Office (например, Excel), вы можете импортировать и экспортировать различные другие форматы, например, базы данных ODBC (MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL и т.д.), документы HTML, файлы XML, а также файлы Dbase. Вы можете легко переносить таблицы и формы из одной программы в другую.

Простота программы имеет и обратную сторону. Система баз данных Microsoft Access гораздо менее мощная по сравнению с серверной системой баз данных: MS Access больше подходит для реализации небольших баз данных, не содержащих несколько сотен тысяч записей (для этого используется серверная СУБД). Обработка больших объемов данных в MS Access занимает много времени — отсюда и долгое время загрузки. Это недостаток базы данных на основе файлов: поиск в базе данных ведется по всему файлу, то есть чем он больше, тем больше времени потребуется. Программа также ограничена по емкости, в зависимости от размера базы данных: максимальный размер файла составляет 2 ГБ. Однако, если вы не храните большие объемы изображений, это ограничение не должно стать проблемой.

Также доступно значительно меньше функций по сравнению со средней серверной СУБД. Кроме того, в сравнении с СУБД, полностью основанной на SQL, есть недостатки, когда программой пользуются сразу несколько человек: с одной стороны, стандарт SQL работает с гораздо более дифференцированной концепцией авторизации, чем MS Access, но с другой стороны, программа Microsoft довольно быстро сталкивается с проблемами производительности, когда база данных используется одновременно более чем одним или двумя людьми. Даже при небольшом количестве пользователей Microsoft Access начинает работать заметно медленнее. При количестве пользователей около десяти программа часто достигает своего предела.

MS Access доступен только для операционных систем Windows и в прошлом был неотъемлемой частью пакета Microsoft Office. После введения облачной версии пакета Office Suite он стал выпускаться в различных планах Microsoft 365. Кроме того, программу можно приобрести и по отдельности. К счастью, пользователи, у которых на компьютере под управлением Windows все еще установлена классическая версия MS Office (в отличие от облачной версии Microsoft 365), все еще могут установить эту программу. Это связано с тем, что компания Microsoft уже давно не вносила никаких серьезных изменений в программу. Текущая версия MS Access 2016, а также версии 2010 и 2013 лучше всего подходят для типичных задач работы с базами данных.

Microsoft Access как настольная СУБД не предоставляет таких возможностей, как серверные системы управления базами данных. Но MS Access и не стремится конкурировать с подобными программами: это связано с тем, что серверная СУБД находится на другой чаше весов среди систем управления базами данных и соответствует другой целевой группе (работа и настройка подключенного сервера требуют знания SQL). Microsoft (с сервером MS SQL) предлагает независимое программное обеспечение в этом классе систем управления базами данных, признавая при этом, что MS Access — это продукт для пользователей, менее подкованных в технических вопросах.

Если вы ищете альтернативы Microsoft Access, вам необходимо сравнить эту СУБД с другими настольными системами управления базами данных. Одной из наиболее широко используемых альтернативных программ является FileMaker, которая работает на Windows, macOS и даже iOS. Однако FileMaker — платная программа и, следовательно, не является бесплатной альтернативой Microsoft Access. Следующие программы можно использовать бесплатно и без каких-либо предварительных знаний SQL. Это, в свою очередь, отличает их от систем с открытым исходным кодом, таких как MySQL, MariaDB и PostgreSQL. Все три системы управления базами данных, как и MS Access, не предназначены для работы с очень большими массивами данных, поскольку база данных сохраняется в одном файле.

И LibreOffice, и Apache OpenOffice известны тем, что имитируют программы из пакета Microsoft Office и предлагают их в качестве бесплатного программного обеспечения — Base является эквивалентной альтернативой Microsoft Access. Функции и характеристики LibreOffice Base и OpenOffice Base почти не отличаются друг от друга. Это неудивительно, поскольку LibreOffice распространяется как побочный продукт OpenOffice с 2010 года, и оба офисных пакета основаны на одном и том же исходном коде. Тем не менее, для LibreOffice регулярно выпускаются обновления.

Base — это основанная на Java РСУБД, которая похожа на свою ролевую модель, MS Access: она работает с графическим интерфейсом пользователя и предоставляет те же базовые функции для создания и управления базами данных. Имеются программные помощники, помогающие использовать различные функции.

Однако Base существенно отличается от своей ролевой модели Microsoft, как это происходит с копиями Word, Excel или PowerPoint в LibreOffice и OpenOffice. Например, она не содержит такого количества расширенных функций, как MS Access, и несколько сложнее в использовании. В частности, пользователи, привыкшие работать с Microsoft Access, скорее всего, столкнутся с проблемами в этой программе (например, макросы и отчеты намного сложнее). Тем не менее, функциональность Base поражает — особенно если учесть, что это совершенно бесплатная программа.

Бэкэнд Base основан на базе данных HSQLDB (Hyper Structured Query Language Database), которая может использоваться для резервного копирования базы данных как в виде файла Base, так и в виде файла dBase. Так как база данных HSQL не допускает контентного доступа на запись, это означает, что несколько пользователей не могут одновременно работать с одной базой данных Base. Однако многие системы баз данных с многопользовательским доступом, такие как MS Access, MySQL, PostgreSQL и Adabas D, поддерживаются.

Совместимость с другими базами данных, как правило, является одним из самых больших преимуществ программы. Благодаря интерфейсам баз данных ODBC и JDBC вы можете подключить Base ко многим другим базам данных. Еще одним большим преимуществом по сравнению с MS Access является доступность: Base (как и Windows) также доступна для macOS и GNU/Linux, Unix, а также BSD.

Kexi входит в состав Calligra Suite — сборника офисных программ, аналогичного Microsoft Office, OpenOffice и LibreOffice. Он содержит дизайнерские приложения, такие как программа обработки изображений и программа векторной графики. Calligra Suite развился из ныне снятого с производства офисного пакета KOffice, который изначально работал только на Unix-подобных операционных системах, таких как Linux. Между тем, Calligra Suite также доступен для Windows и macOS с некоторыми ограничениями, но Kexi в него не входит.

Таким образом, СУБД доступна только для GNU/Linux, но планируется версия для Windows. Если вы используете ее как чистую настольную СУБД, программа будет обращаться к SQLite в качестве базы данных. В качестве альтернативы можно использовать SQL-сервер баз данных, например MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server или dBase. Kexi поддерживает импорт файлов MS Access и dBase.

Классические задачи СУБД, такие как создание и модификация таблиц и запросов, легко выполняются с помощью программы. Вы также можете работать с формами и создавать отчеты — последние, правда, менее подробные, чем при использовании Microsoft Access. Однако вы не можете использовать макросы (это планируется в будущих версиях). Кроме того, настольное приложение не предоставляет возможности одновременной работы нескольких человек с базой данных.

Функциональный диапазон Kexi не может сравниться с Microsoft Access, но, несмотря на это, с помощью этой программы можно прекрасно справляться с различными задачами по управлению базами данных. Kexi — хороший выбор, если вы хотите создавать адресные книги, списки товаров и простые таблицы, но это не полноценная замена MS Access.

Программное обеспечение с открытым исходным кодом, Glom, также является хорошей заменой Microsoft Access. Эта СУБД доступна для GNU/Linux и Windows, но версия для Windows не развивается с 2010 года.

Вы можете создать базу данных за короткое время благодаря продуманному пользовательскому интерфейсу и понятным функциям Glom. С помощью функции поиска можно запрашивать наборы данных и сравнивать их друг с другом. Программа также предлагает возможность создания отчетов. Однако по сравнению с Microsoft Access или LibreOffice Base или OpenOffice Base функциональность программы гораздо более ограничена.

В качестве формата базы данных используется PostgreSQL. Glom особенно подходит для небольших баз данных и проектов, таких как списки контактов и списки товаров, которые можно быстро создать благодаря простоте работы. Однако Glom не является полноценной альтернативой MS Access.

В конечном итоге, существует только одна бесплатная альтернатива Microsoft Access в управлении базами данных, которая предлагает примерно те же возможности: LibreOffice/OpenOffice Base. Но даже в случае с Base вам придется признать, что по сравнению с MS Access у нее есть несколько недостатков, особенно в отношении возможностей запроса базы данных и общего функционального диапазона. Кроме того, MS Access кажется более стабильным и надежным: программа очень редко дает сбои и не требует частого исправления.

Glom и, по большей части, Kexi, чаще используют концепцию фронтенда базы данных, которая дополнительно требует установки системы управления базой данных или, по крайней мере, сотрудничества с ней. Это полезно, поскольку решает некоторые общие проблемы, связанные с классическими настольными системами баз данных, и обеспечивает стабильную и многопользовательскую базу данных. Однако набор функций и возможности этих двух систем управления базами данных действительно весьма ограничены, что означает, что эти две программы действительно подходят лишь для небольшого числа задач.

Преимуществом MS Access перед бесплатными файловыми системами управления базами данных является, помимо прочего, длительный период развития, который программа прошла в составе пакета MS Office. Несмотря на то, что в последних версиях появилось лишь несколько новых функций, программа постоянно совершенствовалась с момента ее выпуска в начале 1990-х годов, а все возникающие ошибки были исправлены. FileMaker — единственная (платная) программа, которая имеет более длительную историю развития, чем настольная система управления базами данных от Microsoft. Если вы ищете полностью разработанную настольную СУБД с большим набором функций, вам следует рассмотреть возможность приобретения Microsoft Access (или программы FileMaker для macOS).

Возможно, вам подойдут и другие программы; все зависит от ваших требований и операционной системы. Base из LibreOffice и OpenOffice обладает наибольшим набором функций из всех бесплатных альтернатив Microsoft Access, за ним следует Kexi. С другой стороны, Glom имеет самый понятный интерфейс и наиболее прост в использовании благодаря своей минималистичной компоновке. Выбор типа программного обеспечения может зависеть от того, сколько пользовательских интерфейсов для других систем баз данных доступно или включены ли полные многопользовательские функции. В заключительном обзоре представлены все важные особенности трех настольных систем управления базами данных, которые были представлены в этой статье.