Создание подписи электронной почты — пошаговое руководство

Подпись электронной почты — это своего рода визитная карточка в мире Интернета, которая оставляет впечатление профессионала, особенно при деловых контактах. В ней ваши партнеры и клиенты находят важную информацию — например, ваш номер телефона и добавочный номер или интернет-адрес вашей домашней страницы. Прежде чем создавать подпись электронной почты, вы должны знать, что должна содержать профессиональная подпись электронной почты — существуют специальные рекомендации, особенно на деловом уровне, которые вы должны соблюдать, чтобы ваша подпись имела юридическую силу. Однако способы создания подписи электронной почты несколько отличаются в зависимости от поставщика услуг электронной почты или программы.

Используете ли вы Outlook от Microsoft в качестве поставщика услуг электронной почты? Чтобы узнать, как создать подпись электронной почты в этой программе, сначала нужно выяснить, какую версию Outlook вы используете. Для этого нажмите на «Файл» в левом верхнем углу Outlook, а затем на опцию «Учетная запись Office». Там вы найдете информацию о вашем личном пользователе, а также другую информацию о продукте. Это подскажет вам, какой пакет Office в настоящее время установлен на вашем компьютере.

1. Нажмите на «Новое сообщение» в меню «Главная», чтобы открылось отдельное окно для пустого электронного письма
2. Убедитесь, что выбрана вкладка «Сообщение», а затем нажмите на «Подпись» в ленточном меню.
3. Появится небольшое, кликабельное окно «Подписи», после чего в дополнительном всплывающем окне откроется меню для подписей и канцелярских принадлежностей
4. На вкладке «Подпись электронной почты» нажмите на кнопку «Новая», чтобы открыть диалоговое окно, в котором вы можете ввести имя для новой подписи
5. Теперь вы можете отредактировать подпись по своему усмотрению в большом текстовом поле в нижней части всплывающего окна (помимо различных инструментов форматирования текста, у вас также есть возможность интегрировать в подпись отдельные визитные карточки, ссылки или даже графику в формате JPG или GIF с помощью кнопок справа).
6. Закончив оформление подписи в соответствии с вашими пожеланиями, нажмите на кнопку «Сохранить». В правой верхней части диалогового окна вы можете указать, должна ли новая подпись автоматически добавляться к каждому новому сообщению, а также к ответам или пересылкам. Для этого в выпадающем меню выберите имя, которое вы присвоили новой подписи.

Отдельные шаги наглядно показаны в этом учебном пособии на YouTube:

В целях защиты вашей конфиденциальности видео не будет загружаться, пока вы не нажмете на него.

Если вы используете более новую версию Outlook, процесс создания подписи электронной почты немного отличается от предыдущих версий.

1. Откройте окно нового сообщения — либо нажав на «Новое письмо» в левом верхнем углу вкладки «Главная», либо с помощью сочетания клавиш Ctrl+N.

1. Откроется всплывающее окно нового сообщения, и вкладка «Сообщение» обычно уже выбрана. Найдите в строке меню кнопку «Подписи» — нажмите на нее и выберите в выпадающем меню пункт «Подписи».

1. Теперь на вкладке «Подпись электронной почты» вы можете создавать, называть, оформлять и сохранять новые подписи так же, как и в шагах 4 и 5 для Outlook версий 2007 и 2010.

1. Теперь выберите в правом верхнем углу, какие из ваших подписей Outlook должен прикреплять к сообщениям того или иного типа.

Вы обычно используете Outlook через браузер? В веб-приложении стратегия немного отличается.

1. После входа в веб-приложение с помощью личных данных для входа в систему откройте меню настроек с помощью значка шестеренки рядом с вашим именем пользователя в правом верхнем углу.  Нажмите на «Почта» в выпадающем меню в разделе «Настройки вашего приложения».

1. Появится окно с параметрами электронной почты. В левой боковой панели выберите кнопку «Макет». В выпадающем меню нажмите на «Подпись электронной почты».
2. Теперь вы можете создать желаемую подпись электронной почты в Outlook, уникально отформатировать ее и автоматически интегрировать в отправляемые сообщения, нажав на флажок.

Если вы используете Outlook в сочетании с операционной системой Apple, интерфейс почтового клиента выглядит несколько иначе. Но подпись в Outlook для macOS по-прежнему создается всего несколькими щелчками мыши.

1. Нажмите на «Outlook» в левой верхней строке меню и выберите «Настройки» в выпадающем меню.
2. В разделе «Электронная почта» найдите и выберите кнопку «Подписи».
3. Откроется новое окно, в котором вы сможете создавать и редактировать свои подписи
4. Нажмите на символ плюса, чтобы добавить новую подпись — двойным щелчком на «Unnamed» вы можете создать метку для подписи.
5. В текстовом поле справа введите только ту информацию, которую вы хотите в дальнейшем прикреплять к своим электронным письмам
6. Чтобы отформатировать текст или добавить ссылки, выделите нужный участок текста и нажмите на соответствующую опцию в меню «Формат».
7. Если вы хотите установить одну из своих подписей в качестве стандартной, вы можете сделать это в разделе «Выбрать стандартную подпись» — также можно выбрать другую подпись для ответов и пересылок.
8. Чтобы добавить подпись вручную, нажмите на «Подпись» на вкладке «Сообщение» в тексте вашего сообщения — появится список созданных вами подписей.

Эти указания работают как для версии 2011, так и для 2016, которые почти не отличаются друг от друга в плане элементов управления. Здесь вы можете посмотреть процессы для отдельных версий в их собственных видеороликах:

В целях защиты вашей конфиденциальности видео не будет загружаться, пока вы не нажмете на него.

В целях защиты вашей конфиденциальности видео не будет загружаться, пока вы не нажмете на него.

Чтобы иметь возможность пользоваться операционной системой Android, владельцам смартфонов необходимо иметь действующий аккаунт Google. Благодаря Gmail многие также используют свой аккаунт непосредственно в качестве предпочитаемой программы электронной почты. Как создать подпись электронной почты в Gmail, можно объяснить всего за несколько шагов.

1. После входа в систему с помощью адреса электронной почты и пароля Gmail нажмите на значок настроек, расположенный в правом верхнем углу окна браузера.
2. В выпадающей панели еще раз нажмите на «Настройки» (убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Общие») и прокрутите вниз, чтобы попасть в окно редактирования подписи

1. Предварительно выбрано значение «Без подписи», но как только вы введете текст в редактор, оно автоматически изменится (вы также можете легко добавить ссылки и фотографии в свою подпись, перейдя к символу цепочки или изображения в центре панели задач).
2. Теперь вам осталось решить, должен ли Gmail также прикреплять вашу подпись к ответам — установите соответствующий флажок, если хотите, чтобы он это делал.
3. Прокрутите страницу в самый низ и подтвердите новые настройки, нажав на кнопку «Сохранить изменения».

Многие пользователи доверяют немецким поставщикам электронной почты по соображениям защиты данных — GMX является одним из них. Чтобы создать подпись электронной почты в GMX, вам нужно выполнить всего четыре шага.

1. После входа в систему нажмите на «Настройки» в левой нижней части окна браузера.
2. Убедитесь, что в меню настроек выбран пункт «Написать электронное письмо», и найдите в правой части экрана поле для ввода подписи.
3. Сформулируйте свою подпись — вы можете использовать максимум 500 символов, а если у вас несколько учетных записей GMX, вы можете назначить уникальную подпись для каждого адреса электронной почты
4. Нажмите на кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу

Интернет-компания из Калифорнии имеет одну из самых используемых поисковых систем и, как и Google, также предлагает услуги электронной почты. Если у вас есть такой аккаунт, то у вас также есть возможность создать подпись в Yahoo.

1. Нажмите на символ шестеренки в правом верхнем углу и в появившемся выпадающем меню выберите «Настройки».
2. Откроется новое окно — выберите пункт меню «Учетные записи» и прокрутите вниз до пункта «Подпись».
3. Если вы поставите здесь галочку, откроется текстовый редактор, в котором вы сможете сформулировать свою подпись
4. Сохраните введенные данные, нажав на кнопку «Сохранить».

Независимо от того, каким почтовым сервисом вы пользуетесь — усилия по созданию электронной подписи минимальны. Но польза, которую вы получите от этих нескольких минут работы, гораздо больше: Вы не только предлагаете своему собеседнику дополнительную ценность благодаря включенной в нее информации, но и производите серьезное и профессиональное впечатление. Именно поэтому подпись является бесценным компонентом идеального делового электронного письма.