Создание фильтров Gmail и использование правил Gmail для упорядочивания входящих сообщений

Наведите порядок и упорядочьте свой почтовый ящик! Создав правило в Gmail, вы можете фильтровать входящие письма по отправителю, теме, размеру файла и другим критериям, а также устанавливать автоматические правила в Gmail (ранее Googlemail) для определения того, как следует обращаться с отфильтрованными письмами. О том, как создавать, редактировать и удалять фильтры и правила Gmail, читайте здесь.

1. Запустите папку «Входящие» в меню рядом с полем поиска.
2. Введите один или несколько критериев поиска и нажмите «Создать фильтр».
3. Укажите, как следует обрабатывать отфильтрованные письма.
4. Подтвердите свой выбор, нажав «Создать фильтр».

Правила в Gmail работают аналогично правилам в других популярных почтовых программах, таких как Outlook. Просто укажите один или несколько критериев, по которым письма должны быть отобраны или отфильтрованы, а затем укажите, что должно произойти с выбранными письмами. Кроме того, можно выбрать письмо, которое будет служить шаблоном для фильтра. Мы объясним оба варианта в следующих параграфах.

При больших объемах электронной почты эти фильтры и правила Gmail могут быть особенно полезны. Например, вы можете автоматически отфильтровывать менее важные письма или рассылки и сортировать их по подпапкам (или назначать ярлыки Gmail). Правила Gmail применяются не только к новым, но и к существующим письмам. Это очень полезно, когда вы хотите навести порядок в своем почтовом ящике.

Шаг 1: Нажмите на значок рядом с поисковой строкой, чтобы создать новое правило.

Шаг 2: Теперь укажите в меню один или несколько критериев поиска или фильтрации.

В нашем примере мы будем фильтровать письма по теме «онлайн-счет», но вы также можете фильтровать по отправителю или словам внутри сообщения, а также установить ограничения по размеру, дате сообщения и его (текущему) месту хранения. Последнее возможно с помощью функции «Поиск». Просто укажите, на все ли сообщения или, например, на все сообщения во входящих, отправленные, непрочитанные или только прочитанные должно распространяться правило.

Шаг 3: Подтвердите свой фильтр Gmail, нажав кнопку «Создать фильтр». Если вы хотите заранее проверить, какие письма попадут в фильтр, нажмите «Поиск».

Шаг 4: Откроется еще одно меню. Здесь вы можете указать, как будут обрабатываться отфильтрованные письма. Для этого нажмите на флажки рядом с соответствующим фильтром. Возможен множественный выбор. В нашем примере мы выбрали «Пометить как прочитанное».

Шаг 5: Подтвердите свой выбор кнопкой «Создать фильтр».

Шаг 6: В нижней части папки «Входящие» появится всплывающее сообщение о том, что фильтр Gmail создан.

Шаг 1: Откройте письмо, которое служит шаблоном для создания правила Gmail.

Шаг 2: Нажмите на три точки в правом верхнем углу письма. Откроется контекстное меню.

Шаг 3: Нажмите «Фильтровать подобные сообщения».

Шаг 4: Откроется меню поиска, описанное выше. В качестве фильтра установлен отправитель сообщения (перед ним стоит оператор поиска Gmail «from:»).

Шаг 5: Подтвердите настройки и/или выберите другие/дополнительные критерии фильтрации, прежде чем подтвердить выбор через «Создать фильтр». Для добавления дополнительных фильтров повторите предыдущие инструкции из шага 3.

В отличие от Outlook и многих других почтовых программ, в Gmail нет папок для сортировки писем. Вместо этого он использует так называемые ярлыки. Вы можете назначать сколько угодно меток и подметок (в результате получается структура, похожая на папку) и добавлять их к письмам. Вы также можете присвоить несколько меток одному письму.

Основное различие между папкой и ярлыком заключается в том, что ярлыки не дублируют содержимое. Это означает, что даже если вы назначите несколько ярлыков, письмо будет существовать только один раз в папке «Входящие». Если вы удалите письмо, оно будет удалено из всех меток. В более традиционной структуре папок все может быть иначе. В некоторых случаях в каждой папке хранится отдельная копия письма.

После создания фильтр Gmail можно редактировать или удалять.

Шаг 1: Нажмите на «Настройки» в правом верхнем углу рядом с меню поиска в папке «Входящие».

Шаг 2: Выберите «Посмотреть все настройки» в контекстном меню.

Шаг 3: Нажмите на «Фильтры и заблокированные адреса».

Шаг 4: Нажмите «Изменить» на правиле Gmail, которое вы хотите изменить. Вы будете перенаправлены на создание правила, как в шаге 2 вышеприведенной инструкции. Следуйте инструкциям по созданию правил Gmail.

Шаг 5: Если вы хотите удалить существующий фильтр, нажмите «Удалить» рядом с соответствующим правилом в меню «Фильтры и заблокированные адреса».

Шаг 6: Подтвердите удаление, нажав «ОК».