Отправка массовых сообщений с помощью функции объединения писем в Word

Вам часто приходится отправлять одно и то же письмо разным людям, будь то приглашения на свадьбу или деловые письма клиентам. В таких случаях изменение адреса и приветствия снова и снова может отнимать много времени. Однако если вы настроите слияние писем, Word автоматически вставит большую часть этой информации, чтобы вы могли сосредоточиться на фактическом содержании документа.

Слияние писем используется для отправки сообщения разным получателям. Для этого необходимо, чтобы тело сообщения было практически идентичным для каждого получателя. Однако, поскольку вы отправляете сообщение разным людям, некоторые поля должны быть персонализированы. Обычно это означает адресную строку и, возможно, строку приветствия. Вы также можете захотеть, чтобы номера клиентов или другая персонализированная информация автоматически вставлялась в текст сообщения.

Большинство программ обработки текстов, таких как Word, имеют автоматические функции для этого. Чтобы использовать эту функцию, ваша программа должна иметь доступ к базе данных, которую вы ведете. Программа находит имена и адреса получателей в этой базе данных и вставляет их в нужные места в документе.

Слияние писем имеет широкий спектр применения. Компании используют эту функцию для массовой рассылки брошюр, счетов или предложений. В домашних условиях большинство людей используют слияние писем для рассылки приглашений на большие праздники.

Настройка слияния писем включает в себя несколько этапов. Сначала вы создаете источник данных, затем составляете форму письма и, наконец, печатаете документ.

Word может получать информацию, необходимую для письма-формы, из различных источников: Вы можете импортировать электронные таблицы Excel, использовать адресную книгу Outlook или ввести информацию непосредственно в Word.

Если вы хотите использовать файл Excel, убедитесь, что вы правильно отформатировали данные как электронную таблицу и добавили заголовки столбцов. Word извлекает информацию непосредственно из файла. Чтобы импортировать документ Excel, перейдите на вкладку Рассылки, выберите опцию Выбрать получателей и нажмите Использовать существующий список…..

Если вы хотите использовать адресную книгу Outlook, выберите в том же выпадающем меню пункт Выбрать из контактов Outlook….. Если вы используете различные папки для организации контактов в Outlook, теперь вы можете систематически извлекать адресную информацию, которую хотите использовать.

Если вы не хотите вести таблицу Excel или управлять адресной книгой в Outlook, вы также можете ввести информацию непосредственно в Word. Для этого выберите функцию «Ввести новый список…». Word предоставляет множество важных столбцов для ввода адресной информации. Щелкните по полям и введите данные. Закончив ввод, вы можете добавить следующую строку с помощью функции «Новая запись».

Скорее всего, вам не понадобятся все колонки, которые предоставляет Word, или вы захотите добавить свои собственные категории. Нажмите кнопку Настроить столбцы…, чтобы Word добавил, удалил или переименовал столбцы. После того, как вы введете всю информацию и подтвердите свои данные, Word предложит вам сохранить новую базу данных. Это позволит вам повторно использовать данные в других документах Word, поэтому вам не придется повторять эти шаги для каждого слияния писем.

Не волнуйтесь: вы все еще можете изменить информацию после завершения создания новой базы данных. Для этого выберите кнопку Редактировать список получателей.

Теперь, когда вы ввели адресную информацию, вы можете написать свое сообщение. Вы можете набрать текст, как в любом документе Word, или использовать коллекции полей слияния. Адресный блок важен для каждого слияния писем. Щелкните Адресный блок, чтобы открыть окно для настройки заполнителя. Здесь вы отформатируете свой адресный блок. Если вы используете внешнюю электронную таблицу, Word пытается назначить правильные поля из меток столбцов. Однако, если программа не может определить выбранные вами метки, вы можете выбрать «Совместить поля…», чтобы категории были назначены правильно.

Вы можете использовать строку приветствия, чтобы вставить индивидуальное приветствие в слияние писем. Например, вместо обращения к неопределенному получателю «Уважаемый сэр или мадам» можно попросить Word взять конкретное имя из источника данных. Вы можете настроить формат строки приветствия, например, выбрать отображение имени, фамилии или обоих имен.

Вы также можете попросить Word вставить префикс строки приветствия или отформатировать его самостоятельно. Word предлагает стандартный вариант Dear Mr. или Dear Ms., за которым следует имя получателя. Если выбрать (нет), то можно ввести префикс как обычно, а затем вставить поле слияния писем с именем.

Помимо адреса и строки приветствия, можно вставить другие поля слияния непосредственно в документ. Например, можно вставить имя получателя или номер клиента в тело письма. Вы можете использовать функцию Выделение полей слияния, чтобы выделить поля слияния писем на фоне остальной части документа. Эти области будут выделены цветом.

Вы можете предварительно просмотреть документы слияния писем в Word перед их печатью. При этом Word заполняет поля фактическими данными. Таким образом, вы можете просмотреть каждый заполненный документ и проверить его на наличие ошибок. Затем выберите «Завершить & слияние», чтобы распечатать документы. Word предлагает различные варианты для этого:

• Редактировать отдельные документы…: Word создает новый документ, в котором последовательно отображаются все версии письма. На этом этапе можно внести некоторые изменения.
• Распечатать документы…: Word печатает каждый документ последовательно.
• Отправить сообщение электронной почты…: Word отправляет документ в виде электронного письма. Выберите имя поля из источника данных, содержащего адреса электронной почты, и введите тему.

Вы можете создавать очень персонализированные массовые документы, используя описанный выше метод. Но если вы хотите сделать все еще проще, воспользуйтесь мастером слияния писем в Word. Он проведет вас через весь процесс слияния писем. Чтобы открыть эту удобную функцию, перейдите на вкладку Рассылки, выберите кнопку Начать слияние писем и затем Пошаговый мастер слияния писем…..

В правой части окна откроется панель задач, которая в основном проведет вас через те же шаги, которые мы рассмотрели в этой статье. Вы определяете источник данных, составляете документ и завершаете процесс слияния. На панели задач для каждого шага отображается пояснительный текст. Вы также можете воспользоваться мастером, чтобы убедиться, что не забыли ни одного шага.