При работе в группах и проектных командах вы обычно отправляете электронные письма всем участникам. Это обеспечивает прозрачное распределение задач и всегда держит команду в курсе событий. Но такие электронные письма редко адресованы всей группе. Обычно вы обращаетесь только к избранным коллегам. Все остальные получат углеродную копию (CC) и просто прочитают его как косвенные получатели.
Мы объясним значение CC, как его можно использовать для профессионального общения по электронной почте и чем он отличается от других полей адреса электронной почты.
Что такое углеродная копия (CC)?
СС — это дополнительное поле адреса в заголовке электронной почты. Получатели, указанные в поле CC, получают копию сообщения. Термин произошел от названия угольной бумаги, которая обычно использовалась для дублирования документов.
CC по сравнению с BCC
При написании нового письма, ответе на письмо или пересылке письма вы найдете до трех адресных полей в заголовке окна электронной почты.
- Поле Кому используется для ввода адреса получателя. Сюда вводятся контакты, к которым вы обращаетесь напрямую. Обычно это те адресаты, к которым вы непосредственно обращаетесь в сообщении.
- Поле CC расположено под полем To. Введенные здесь контакты получат сообщение для своей информации, не чувствуя прямого обращения. Контакты в поле CC отображаются у всех получателей сообщения.
- За полем CC следует поле BCC (сокращение от blind carbon copy) — поле адреса для получателей слепых копий. Адреса контактов в поле BCC скрыты от получателей электронной почты.
Некоторые программы электронной почты скрывают функцию CC или BCC в стандартном представлении. В этом случае используйте кнопки для отображения расширенных вариантов адресов.
На скриншоте ниже показаны все три поля адресов в окне сообщений почтовой программы Microsoft Outlook.
Поле BCC в Microsoft Outlook скрыто в стандартном представлении. Мы покажем вам, как активировать его с помощью нескольких щелчков мыши в соответствующей статье по этой теме.
О чем следует помнить при использовании поля CC
Размещение адреса получателя в поле To, CC или BCC зависит от следующих двух вопросов:
- Является ли этот контакт основным получателем электронного письма?
- Должен ли этот адрес быть виден всем получателям и допустимо ли это?
Различайте основных и CC-получателей
В поле «Кому» вы обращаетесь ко всем основным получателям вашего сообщения. Независимо от порядка адресов, это позволяет вам показать, что вы намерены сделать их основными прямыми получателями и что вы также можете ожидать от них ответа.
С другой стороны, получатели в поле CC получают копию сообщения просто для своей информации. Это также называется копией вежливости. От получателей CC обычно не ожидают ответа.
Получатели CC всегда видны
Адреса в полях Кому и CC отображаются у всех получателей сообщения. Поэтому поле CC следует использовать только в группах рассылки электронной почты, в которых отдельные члены группы уже знакомы друг с другом.
Из соображений конфиденциальности данных никогда не следует отправлять клиентам или деловым партнерам рекламные письма, информационные бюллетени и публичные циркуляры, используя поле CC. Вместо этого можно использовать функцию объединения писем в программе электронной почты или поле BCC.
Вы можете найти больше советов и рекомендаций по деловой переписке по электронной почте в нашем «Руководстве по электронной почте», а также о том, как объединить письма в Word.