Заметки докладчика в PowerPoint: вот как использовать функцию практической помощи

Популярный совет для успешной презентации в PowerPoint — «меньше значит больше». Этот совет относится к созданию слайдов с минимально возможным количеством текста. Таким образом, слушатели больше сосредотачиваются на том, что говорится, и меньше отвлекаются на слайды. Выступающий также испытывает меньше соблазна зачитывать презентацию.

Для успешного выступления в свободной форме презентаторы в идеале должны выучить наизусть как можно больше содержания своей речи. Но даже самые лучшие из нас могут что-то забыть или споткнуться. В качестве вспомогательного средства для запоминания во время презентации программа Microsoft предлагает практическое решение: Заметки докладчика PowerPoint. Цифровые заметки помогут вам не забыть содержание и остаться вне поля зрения слушателей. Мы пошагово объясним, как создать и использовать заметки докладчика в презентации.

Часто во время презентации выступающие используют два экрана. Монитор используется для программы презентации, а другой экран компьютера или проекционный экран отображает вашу презентацию для слушателей. При этом PowerPoint позволяет отображать на мониторах разное содержимое. В то время как слушатели видят только саму презентацию, вы можете, например, показать презентацию PowerPoint вместе с вашими заметками в режиме Presenter View. Ниже мы покажем вам, как использовать эту удобную функцию.

На этапе подготовки презентации вы создаете примечания докладчика в PowerPoint. Проверьте, отображается ли уже соответствующая функция. Для этого на вкладке меню «Вид» переключитесь на вид презентации «Обычный». Под выбранным слайдом должна отображаться серая область с текстом «Нажмите, чтобы добавить заметки». Если эта область недоступна, ее можно открыть простым щелчком мыши. Щелчком левой кнопки мыши выберите кнопку «Заметки» в строке состояния под слайдом или, в качестве альтернативы, в ленте меню. Откроется область заметок. Вы можете закрыть область в любой момент еще одним щелчком.

В отображаемой области вы можете добавить примечания докладчика PowerPoint. Введите свои пояснения к слайду в соответствующее поле. В режиме просмотра презентации вы увидите их позже во время выступления. Повторите этот шаг для каждого слайда.

Вид презентации «Страница заметок» предоставляет еще один вариант добавления заметок в PowerPoint, обеспечивая дополнительное пространство для заметок. Именно поэтому стоит переключиться, если вы добавляете длинные текстовые блоки в свои пояснительные заметки.

Чтобы добавить примечания, выберите в меню вкладку «Вид», а затем кнопку «Страница примечаний». Теперь PowerPoint отображает один слайд на странице вместе с соответствующими примечаниями. Для внесения изменений переключение в обычный вид не требуется. Щелкните на соответствующей области заметок, а затем выполните необходимые изменения.

Для проведения презентации необходимо настроить операционную систему и программное обеспечение презентации для отображения заметок докладчика PowerPoint. Для этого необходимо настроить различные дисплеи на ваших экранах. Часто после подключения проектора или второго монитора автоматически появляется опция «Улучшить отображение». Выберите ее щелчком левой кнопки мыши. Если на компьютере она не отображается, нажмите клавиши [Windows] и [P] на клавиатуре. Появится меню, в котором можно выбрать опцию «Enhance Display».

Кроме того, в PowerPoint необходимо активировать так называемый «Вид презентатора». Этот вид предназначен для монитора и отображает слайды вместе с заметками докладчика в PowerPoint. Если у вас PowerPoint 2003 или более новая версия, программа презентации автоматически устанавливает этот вид по умолчанию. Если это не так, следуйте инструкциям в Шаге 4.

Для того чтобы активировать режим презентации, PowerPoint предлагает два варианта:

• Через меню: Выберите вкладку «Слайд-шоу» в меню и установите флажок «Presenter View».
• Настройка через диалоговое окно «Слайд-шоу»: Щелчком левой кнопки мыши выберите в меню пункт «Настройка слайд-шоу». После этого откроется одноименное диалоговое окно. Установите флажок «Использовать вид презентатора». Подтвердите выбор, нажав на «ОК».

Для того чтобы во время презентации на обоих экранах отображались только слайды презентации, отключите функцию Presenter View. Для этого снимите галочку, установленную в поле.

Появляется ли Presenter View с его примечаниями докладчика PowerPoint на экране, предназначенном для аудитории? Это можно быстро исправить. Чтобы решить эту проблему, PowerPoint предлагает два варианта:

В режиме просмотра презентатора оба вида можно переключить всего несколькими щелчками мыши. Запустите слайд-шоу через меню «Слайд-шоу» > «С начала»:

Затем откройте выпадающее меню «Параметры отображения» в представлении презентатора и выберите опцию «Поменять местами представление презентатора и слайд-шоу».

С помощью этого параметра вы определяете экран для Presentation View. Выберите в меню вкладку «Показ слайдов», а затем откройте выпадающее меню в области «экран». Здесь выберите монитор для презентации.