Видеоконференции: Как сделать виртуальные встречи успешными

Каков текущий статус проекта? На чем нам нужно сосредоточиться на следующей неделе? Видеоконференции становятся все более важной частью рабочей культуры. Вместо того чтобы садиться в машину или самолет для участия в совещаниях или личных встречах, сотрудники могут подключиться к совместной видеоконференции из своих офисов в Нью-Йорке, Берлине, Сингапуре или любой другой точке мира.

Это упрощает совместную работу. В то же время компания может сэкономить на командировочных расходах, а сотрудники — время. Однако для того, чтобы виртуальные встречи прошли успешно, компании должны выбирать профессиональные технологии, а участники должны быть знакомы со спецификой видеоконференций.

Технология видеоконференций разрабатывается с 1930-х годов, но только с появлением мощных компьютеров с заранее встроенными камерами и микрофонами это приложение стало доступным даже для неспециалистов. Однако к концу 1990-х годов этот вид связи все еще оставался относительно неизвестным для большинства компаний. Путь к тому, чтобы видеоконференции стали массовым явлением, начался только в начале 2000-х годов, когда появились широкополосные сети, обеспечивающие все более высокую скорость передачи данных в Интернете, что позволило обеспечить хорошее качество изображения и звука.

Тот факт, что видеоконференции сегодня являются частью повседневного бизнеса, объясняется не только развитием технологий. Появление социальных сетей, новых глобальных сетевых экономик, тенденция к гибким рабочим моделям и «новой работе» сделали использование видеоконференций необходимым, чтобы команды могли эффективно сотрудничать.

Видеоконференции — это альтернатива личным встречам, которой может воспользоваться каждая компания. Чем больше доля удаленной работы и чем чаще вы работаете с партнерами или поставщиками услуг в отдаленных регионах, тем больше экономического смысла в использовании видеоконференций. Однако у этого канала связи есть и свои недостатки.

Проведение видеоконференции — привлекательная идея по целому ряду причин. Однако виртуальные встречи не всегда подходят для любого разговора. В некоторых случаях для достижения цели необходима личная встреча, даже если это потребует дополнительных затрат времени и денег.

Видеоконференции хорошо подходят для:

• Встречи с проектными группами (информирование о ходе работы, уточнение открытых вопросов).
• инструктажей сотрудников (распределение задач)
• Виртуальные консультационные часы (прояснение вопросов в беседе один на один)
• Собеседования при приеме на работу на начальном этапе (знакомство)
• Объединение сотрудников, которые не могут присутствовать на очной конференции.

Личные беседы больше подходят для:

• Многочасовых стратегических совещаний
• Беседы на сложные или эмоциональные темы (развитие бизнеса, сокращение рабочих мест, изменения в стратегии и т.д.)
• Собеседования при приеме на работу на продвинутых этапах процесса подачи заявления.

Итак, вы решили провести видеоконференцию. Осталось только выбрать подходящее программное обеспечение. У всех ваших сотрудников уже есть необходимое оборудование: смартфон, компьютер или планшет, все они поставляются со встроенными микрофонами и камерами, установленными в стандартной комплектации. Нет необходимости в дополнительном оборудовании.

В принципе, вы можете выбирать между локальными и браузерными приложениями. Невозможно сказать, какое из них лучше — однако веб-приложение обеспечивает большую гибкость, поскольку участники могут входить в систему со сторонних устройств.

Простые программы для видеоконференций можно скачать бесплатно или использовать в браузере. Особенно если вы хотите проводить встречи с управляемым числом участников (от двух до десяти человек), стоит посмотреть, что есть в наличии. Классическим программным обеспечением для видеоконференций является Skype. Однако сейчас существует и ряд альтернатив Skype, которые просты в использовании и обладают рядом дополнительных преимуществ.

Если вы хотите регулярно проводить видеоконференции, даже с большими группами, возможно, вам будет недостаточно бесплатных инструментов. В таких случаях следует перейти на версию Pro или приобрести бизнес-приложения, такие как Cisco Webex Meetings или GoToMeeting. При принятии решения следует учитывать набор функций, ценовые модели и интуитивное удобство использования.

Для частых виртуальных встреч с несколькими участниками в одном месте рекомендуется оборудовать конференц-зал проекторами и камерами, чтобы создать профессиональную групповую обстановку.

Помимо технологии, существует ряд организационных аспектов, которые вы и все участники должны учитывать для успешного использования видеоконференций для рабочего общения.

Объявление: Отправьте приглашения участникам по электронной почте с уведомлением за несколько дней и, по возможности, предоставьте обзор повестки дня, чтобы ваши сотрудники могли подготовиться. Интегрируйте ссылку на цифровой конференц-зал и предложите возможность сохранить встречу в календаре одним щелчком мыши. В зависимости от используемого программного обеспечения, вы можете отправлять эти приглашения прямо из приложения.

Технический тест: Чтобы иметь возможность вести продуктивную беседу, каждый участник должен убедиться, что его технологическая установка готова к работе. Перед началом конференции пусть ваши сотрудники проверят, правильно ли работают их камера, микрофон и логин. Важно, что проверку можно провести задолго до начала встречи, оставив достаточно времени для устранения возможных проблем.

Выберите обстановку: Если вы участвуете в видеоконференции не из офиса, выберите спокойную обстановку, где вас не будут беспокоить. Следует избегать яркой подсветки. В частности, когда вы работаете дома, применимо следующее: обратите внимание на спокойный, профессиональный фон. Декоративные предметы, неубранные полки или детские игрушки следует заранее убрать из поля зрения камеры. Также следует располагать отражающие предметы вне поля зрения, чтобы избежать бликов.

Одежда: Согласно исследованию, 11 процентов участников видеоконференций сидят за столом без штанов. Это может быть удобно, но не рекомендуется. Это связано с тем, что одежда и ваша психика взаимодействуют. Вместо этого выбирайте для видеоконференций деловую одежду. Рубашки и пиджаки могут усилить ваши способности к убеждению и чувство авторитета. Аксессуары и светоотражающие украшения могут вызвать мерцание или неприятные вспышки света во время видеозаписи, поэтому от их ношения следует воздержаться из уважения к другим участникам.

Модерация: Заранее выберите модератора, который сможет эффективно вести встречу и будет основным докладчиком. Это особенно важно в цифровом пространстве, поскольку возможны задержки при передаче данных, в результате чего участники могут одновременно пытаться отвечать и говорить. Это может помешать нормальному проведению конференции.

Источники помех: Во время видеоконференции каждый участник должен следить за тем, чтобы его участие было полностью внимательным. Убедитесь, что ваш мобильный и стационарный телефон переключены на беззвучный режим, и постарайтесь не шуметь сами. Современные компьютерные микрофоны настолько чувствительны, что шелест бумаги или убирание посуды будут передаваться как громкий шум. Избегайте этих звуков и отключайте микрофон, если не планируете говорить сами. Уважайте своих коллег, не разговаривая с окружающими и не занимаясь многозадачностью во время видеоконференции.

Протокол: В конце совещания оставьте журнал результатов, который могут просмотреть все участники, либо через общую платформу, либо по электронной почте. Этим вы обеспечите виртуальной встрече такие же проводы, как и личной встрече, и предотвратите недопонимание достигнутых договоренностей.

Запись: Используйте возможность сделать запись доступной в виде видеофайла, если участникам пришлось отменить встречу по болезни, или если вы хотите проинформировать большую группу сотрудников.

Видеоконференция сегодня является практичным способом общения на работе. Она помогает упростить сотрудничество между удаленными командами и сократить расходы на командировки. С точки зрения эффективности, совещания обычно не отличаются от личных встреч, при условии, что все участники хорошо подготовлены, сосредоточены и присутствуют во время самого совещания.

Техническая реализация уже давно перестала быть препятствием. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем, малым предприятием, средним бизнесом или международной корпорацией — простое программное обеспечение доступно бесплатно. Более мощные приложения с дополнительными функциями часто можно получить по модели подписки, и обычно они не сложнее базового приложения.

Однако, какими бы привлекательными ни были видеоконференции, они подходят не для всех типов переговоров и также имеют свои недостатки. Вместо того чтобы устраивать видеоконференции для удобства или в целях экономии денег, всегда следует мыслить критически и проверять, действительно ли формат подходит для данного случая.