На протяжении десятилетий PowerPoint является одним из самых популярных решений для создания цифровых презентаций. По оценкам, программное обеспечение Microsoft используется для создания более 100 миллиардов слайдов в год, чтобы сопровождать изображениями и текстом школьные доклады, публичные лекции и деловые презентации. Каждый, кто использует это программное обеспечение (которое по умолчанию доступно всем пользователям пакета Microsoft Office), может значительно облегчить свою работу с помощью нескольких приемов. Одна из очень популярных функций — шаблоны, которые уже содержат определенный дизайн и форматирование, например, шрифты, размеры шрифта и цветовые вариации. Шаблоны могут действительно ускорить процесс.
Если вы хотите упростить задачи и действия, которые повторяются снова и снова или выполняются часто, имеет смысл использовать макросы PowerPoint. Они позволяют сохранять последовательности и комбинации клавиатурных вводов и щелчков мыши в программе для создания презентаций и делать их доступными для быстрого доступа. Мы расскажем вам, как создать макрос PowerPoint и внедрить его в ваши проекты.
- Что такое макрос PowerPoint?
- Как работает макрос в PowerPoint?
- Макросы PowerPoint: Как создавать и открывать макросы в PowerPoint
- Шаг 1: Откройте редактор Visual Basic
- Шаг 2: Создайте свой первый макрос в PowerPoint
- Шаг 3: Сохраните созданный макрос PowerPoint
- Шаг 4: Выполнение созданного макроса PowerPoint через меню макросов
- Как связать макросы в PowerPoint с кнопкой или комбинацией клавиш
- Добавление кнопки макроса на панель инструментов быстрого доступа
- Добавление кнопки макроса на ленту вкладок
- Макросы PowerPoint: Примеры полезных кодов VBA
Что такое макрос PowerPoint?
Все программы пакета Microsoft Office предлагают вам возможность создавать макросы (или внедрять их) и выполнять их. Это означает, что вы можете создавать макросы не только в PowerPoint, но и в Word, Excel и Access. Во всех этих инструментах макросы функционируют как своего рода подпрограммы в соответствующем приложении и всегда выполняют одну и ту же задачу: они описывают последовательность команд и действий пользователя, которые автоматически обрабатываются в заранее определенном порядке при их вызове. Это могут быть нажатия клавиш (отдельных клавиш или их комбинаций) или щелчки мыши.
Использование макросов в PowerPoint избавляет вас от необходимости выполнять все действия, которые сохранены в данном макросе. Это особенно полезно, когда они часто повторяются в рамках проекта или даже в разных проектах.
Как работает макрос в PowerPoint?
Чтобы выполнить свою функцию, макросы описывают сохраненные инструкции в виде кода. PowerPoint автоматически обрабатывает этот код при запуске макроса, чтобы выполнить соответствующую последовательность команд. При этом все макросы в PowerPoint и других программах Microsoft Office опираются на собственный язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), который компания Microsoft вывела из собственного диалекта языка BASIC и представила в середине 1990-х годов в качестве универсального языка макропрограммирования для своих инструментов Office. Владение этим языком сценариев является необходимым условием для создания собственных макросов в PowerPoint. С помощью редактора Visual Basic Editor инструменты Office имеют интегрированную практическую специализированную среду разработки для этой цели.
У вас есть три варианта запуска или выполнения макроса:
- Запустить макрос PowerPoint через меню Макрос.
- Запуск макроса PowerPoint через кнопку в меню быстрого доступа.
- Запуск макроса PowerPoint с помощью кнопки на любой ленте вкладки.
Другие программы пакета Microsoft Office, такие как Word и Excel, предоставляют доступ к устройству записи макросов, которое можно использовать для записи последовательностей команд. В этом случае основной код VBA генерируется автоматически, что позволяет создавать новые макросы без знания языка сценариев. Однако в PowerPoint эта функция записи недоступна с версии 2010 года.
Макросы PowerPoint: Как создавать и открывать макросы в PowerPoint
Если вы хотите создать макросы в текущих редакциях PowerPoint, вы можете сделать это только с помощью Visual Basic for Applications. Поэтому, прежде чем читать следующие пошаговые инструкции по созданию собственных автоматических сценариев, необходимо ознакомиться с синтаксисом и возможностями этого языка программирования. Хорошей основой для этого является следующий учебник по VBA.
Шаг 1: Откройте редактор Visual Basic
По сути, вы можете написать код VBA для макроса PowerPoint с помощью любого редактора кода на ваш выбор. Однако в качестве удобного и простого решения для встраивания макросов рекомендуется использовать редактор Visual Basic Editor, который интегрирован непосредственно в инструмент для создания презентаций. Поскольку редактор является одним из «инструментов разработчика» в пакете Microsoft Office, которые по умолчанию выключены, сначала его нужно активировать. Для этого сначала перейдите на вкладку «Файл», а затем «Параметры». Откройте «Настроить ленту» в опциях PowerPoint. После этого вы сможете настроить верхнюю строку меню программы для создания презентаций в соответствии со своими предпочтениями.
Выберите пункт «Основные вкладки» в правом окне меню, поставьте галочку напротив «Разработчик», а затем нажмите «ОК», чтобы добавить соответствующую вкладку в вашу установку PowerPoint:
Вкладка «Разработчик» теперь также должна появиться на ленте. Выбрав эту вкладку, вы сможете в любой момент открыть редактор VBA с помощью кнопки «Visual Basic», встроенной в ленту.
Шаг 2: Создайте свой первый макрос в PowerPoint
Самый простой способ создать новый макрос PowerPoint с помощью редактора VBA — это воспользоваться кнопкой «Макросы», которая находится рядом с кнопкой Visual Basic. После нажатия этой кнопки появляется меню, в котором можно ввести желаемое имя макроса. Затем в разделе «Макрос в:» выберите документ PowerPoint, в котором вы хотите использовать последовательность команд. Если вы выберите «Все открытые презентации», вы сможете использовать макрос в разных проектах. Наконец, нажмите кнопку «Создать», чтобы создать макрос PowerPoint:
После этого PowerPoint автоматически запустит редактор Visual Basic, включая стандартное окно кода. Там вы также увидите автоматически сгенерированные начальную и конечную строки VBA-кода вашего макроса. Поскольку в предыдущем шаге мы выбрали имя «Тест», эти две строки выглядят следующим образом:
Sub Test()
End SubТеперь вы добавите соответствующий код VBA между двумя инструкциями для начала и конца макроса PowerPoint.
Шаг 3: Сохраните созданный макрос PowerPoint
Чтобы окончательно интегрировать созданный макрос в установку PowerPoint, сохраните его либо в папке, которая открыта в данный момент, либо в папке, специально созданной для сохранения макросов. Для этого нажмите на иконку «Сохранить» в строке меню редактора VBA или, в качестве альтернативы, используйте комбинацию клавиш [Ctrl] + [S] (удерживайте обе клавиши одновременно).
PowerPoint реагирует диалоговым окном, в котором приложение указывает, что макросы можно сохранять только в документах типа «PowerPoint Macro-Enabled Template» или «PowerPoint Macro-Enabled Presentation». Нажмите «Нет», чтобы изменить тип файла текущего документа или указать местоположение соответствующего шаблона:
Теперь в разделе «Сохранить как тип:» выберите «Презентация с поддержкой макросов PowerPoint» или «Шаблон с поддержкой макросов PowerPoint», или альтернативное местоположение центрального шаблона макроса PowerPoint (если вы создали его заранее), прежде чем нажать «Сохранить» на последнем шаге:
Шаг 4: Выполнение созданного макроса PowerPoint через меню макросов
Как только вы сохранили макрос в определенной презентации или шаблоне PowerPoint, вы можете выполнить его в любое время. В этом случае проще всего сделать это через меню макросов на вкладке ленты «Разработчик»: Вызовите соответствующую вкладку и нажмите кнопку «Макросы», как вы это делали при создании макроса:
В открывшемся окне вы должны увидеть ранее сохраненный и созданный макрос и выбрать его, щелкнув левой кнопкой мыши. Чтобы запустить последовательность команд, просто нажмите кнопку «Выполнить», в результате чего меню снова закроется, а код макроса будет выполнен.
Как связать макросы в PowerPoint с кнопкой или комбинацией клавиш
Макросы призваны максимально упростить рабочие процессы и процессы в PowerPoint, поэтому простой и быстрый запуск является жизненно важным. Вышеупомянутый вариант запуска доступного макроса с помощью меню макросов не совсем соответствует этому требованию. Именно поэтому Excel предлагает два способа запуска макросов PowerPoint за один шаг: запуск макроса с помощью кнопки на панели инструментов быстрого доступа или на ленте любой вкладки.
Добавление кнопки макроса на панель инструментов быстрого доступа
Кнопку быстрого запуска макроса PowerPoint можно добавить либо на панель инструментов быстрого доступа, либо на ленту любой вкладки. По умолчанию панель инструментов уже содержит несколько кнопок для быстрого выполнения определенных действий программы — например, для сохранения текущего документа. Если вы хотите добавить на эту панель кнопку для своего макроса, сначала вызовите Параметры (через вкладку «Файл»). Там перейдите к разделу «Панель инструментов быстрого доступа»:
В разделе «Выберите команды из:» (левое окно) выберите «Макросы», а затем щелкните макрос, который вы создали, щелкнув левой или правой кнопкой мыши. Если вы нажмете кнопку «Добавить», PowerPoint также перечислит макрос в правом окне меню:
Щелкните запись макроса в правом окне меню, а затем выберите «Изменить». Теперь у вас есть возможность настроить имя и значок кнопки. Наконец, подтвердите появление новой кнопки на панели инструментов быстрого доступа, нажав «ОК».
Добавление кнопки макроса на ленту вкладок
В принципе, добавление кнопки макроса на ленту конкретной вкладки работает аналогично добавлению кнопки на панель инструментов быстрого доступа. Однако для этого требуется дополнительный шаг: В отличие от панели инструментов быстрого доступа, кнопка может быть интегрирована только после создания пользовательской группы.
В этом случае сначала вызовите параметры PowerPoint («Файл» «Параметры»). После этого перейдите к разделу «Настроить ленту» и дважды щелкните на вкладке в правом окне меню, куда вы хотите интегрировать кнопку макроса. Затем нажмите «Новая группа», чтобы добавить пользовательскую группу к этой карточке:
Используйте «Переименовать», чтобы дать новой группе другое значимое имя, прежде чем выбрать «Макросы» в левом окне меню в разделе «Выбрать команды из:». Щелкните макрос, который должен содержать кнопку ленты, и интегрируйте его в группу с помощью «Добавить»:
Как и в случае с кнопкой «Макрос» для панели инструментов быстрого доступа, вы можете присвоить индивидуальный значок макросу PowerPoint, выбрав его в правом окне меню и нажав «Переименовать». Если теперь вы нажмете «OK», чтобы закрыть параметры, вы найдете новую кнопку на ленте, созданную для выбранной вкладки:
Макросы PowerPoint: Примеры полезных кодов VBA
Visual Basic for Applications позволяет программировать множество различных макросов в PowerPoint. С одной стороны, это могут быть исполняемые последовательности команд, которые помогают вам в повседневной работе с программой для создания презентаций. С другой стороны, эти макросы позволяют интегрировать в программу простые функции, которые не обязательно нужны для создания презентаций. Например, следующий макрос PowerPoint носит чисто информативный характер:
Sub Test()
Dim strText As String
strText = "Operatingsystem: " & _
Application.OperatingSystem _
& Chr(10)
strText = strText & "Directory: " _
& Application.Path & Chr(10)
strText = strText & "Applicationname: " _
& Application.Name & Chr(10)
strText = strText & "Version: " & _
Application.Version
MsgBox strText, vbInformation, _
"Programm-Info!"
End SubЕсли PowerPoint выполнит этот код VBA, то будет получен доступ к нескольким элементам информации: Помимо имени операционной системы, на которой в данный момент запущен PowerPoint, может быть получена информация о каталоге, в котором сохранено приложение, а также имя и номер версии установки PowerPoint. Затем приложение Microsoft представит результаты проверки в окне сообщения с названием «Информация о программе!»:
Сейчас мы также покажем пример макроса PowerPoint, который конкретно упрощает работу с программой Microsoft. Следующий довольно обширный код VBA добавляет в программу для создания презентаций макрос, который автоматически создает оглавление для выбранных слайдов — с гиперссылками или без них:
Option Explicit
Sub Agenda(Optional Hyperlinks As Boolean)
Dim i As Integer
Dim o As Integer
Dim strSel As String
Dim strTitel As String
Dim strAgendaTitel As String
Dim slAgenda As Slide
Dim intPos As Integer
Dim SlideFollow() As Integer
On Error Resume Next
If ActiveWindow.Selection.SlideRange.Count > 0 Then
ReDim SlideFollow(1 To ActiveWindow.Selection.SlideRange.Count)
'Select position for content slides
intPos = InputBox("Which slides should the agenda be inserted before?", "Position of the agenda")
'Cancel if the value is greater than the number of slides
If intPos > ActivePresentation.Slides.Count Then
MsgBox "The selected value is greater than the number of slides in the presentation.“
Exit Sub
End If
'Enter the title of the content slide
strAgendaTitel = InputBox("What heading do you want for the content slide?", "Enter titles")
'Determining the IDs of selected slides
For i = 1 To ActiveWindow.Selection.SlideRange.Count
SlideRange(i) = ActiveWindow.Selection.SlideRange(i).SlideIndex
Next
For o = 1 To UBound(SlideRange)
If ActivePresentation.Slides(SlideRange(o)).Shapes.HasTitle Then
'Build up the ToC Text
strTitel = ActivePresentation.Slides(SlideRange (o)).Shapes.Title.TextFrame.TextRange.Text
strSel = strSel & strTitel & vbCrLf
End If
Next
'Insert blank slides where you want, enter titles and headings
Set slAgenda = ActivePresentation.Slides.Add(intPos, ppLayoutText)
slAgenda.Shapes(1).TextFrame.TextRange = strAgendaTitel
slAgenda.Shapes(2).TextFrame.TextRange = strSel
'Insert Hyperlinks
If Hyperlinks Then
For o = 1 To UBound(FolienFolge)
If ActivePresentation.Slides(SlideRange(o) + 1).Shapes.HasTitle Then
'Build up the ToC Text
strTitel = ActivePresentation.Slides(SlideRange(o) + 1).Shapes.Title.TextFrame.TextRange.Text
With slAgenda.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Paragraphs(o).ActionSettings(ppMouseClick)
.Action = ppActionHyperlink
.Hyperlink.Address = ""
.Hyperlink.SubAddress = ActivePresentation.Slides(SlideRange(o) + 1).SlideID & "," & ActivePresentation.Slides(SlideRange(o) + 1).SlideIndex & "," + strTitel
End With
End If
Next
End If
End If
End Sub
Sub DirectoryWithoutHyperlinks()
'Insert directory without hyperlinks
Agenda (False)
End Sub
Sub DirectoryWithHyperlinks()
'Insert Directory with Hyperlinks
Agenda (True)
End SubЧтобы использовать возможности, предлагаемые этим макросом, который сохраняется в двух вариантах «DirectoryWithoutHyperlinks» (Каталог без гиперссылок) и «DirectoryWithHyperlinks» (Каталог с гиперссылками) в установке PowerPoint, просто выберите слайды, которые должны быть перечислены в оглавлении. Все необходимые слайды должны быть выбраны при запуске макросов PowerPoint. Для этого, удерживая нажатой клавишу [Ctrl], щелкните левой кнопкой мыши соответствующие слайды по порядку. Соблюдаемый порядок будет иметь решающее значение для оглавления: А именно, макрос представит отдельные записи в каталоге в порядке, обратном тому, который вы выбрали ранее.
Однако после запуска макроса необходимо ответить на два вопроса:
- ДО какого слайда вы хотите добавить повестку дня?
- Какой заголовок вы хотите дать слайду с содержанием?
Если обе детали были указаны и подтверждены нажатием кнопки «ОК», макрос PowerPoint создаст слайд с оглавлением в нужном месте и, если они были выбраны, включая гиперссылки на различные слайды:
Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с важными юридическими оговорками.