Электронные закупки — краткое введение

Электронные закупки, обычно называемые просто «e-procurement», — это термин, используемый в профессиональной закупочной деятельности и электронной коммерции для обозначения сделок B2B, то есть бизнес для бизнеса. Речь идет не о заказе товаров отдельным клиентам, а о коммуникации между предприятиями. Электронные закупки ориентированы не на частных клиентов, делающих покупки в интернет-магазине, а на компании, использующие цифровое решение для регулирования закупок между собой. Использование этого современного решения для закупок имеет ряд преимуществ: автоматизация нескольких частей процесса экономит значительное количество времени для участвующих компаний.

В ходе цифровизации изменились многие сферы деятельности компаний. В частности, процессы бэк-офиса могут выполняться более эффективно с помощью цифровых решений. Это касается и закупок. То, что электронные закупки играют все более важную роль, объясняется еще и тем, что некоторые товары и услуги, такие как программное обеспечение или веб-услуги, в любом случае можно приобрести только в цифровом виде.

В большинстве случаев электронные закупки основываются на так называемых системах ERP. Системы планирования ресурсов предприятия — это специально разработанные для компаний программные решения, которые поддерживают бизнес-процессы и упрощают управление товарами.

В принципе, электронные закупки — это цифровой процесс закупок. Это означает, что бумажные формы заказов, каталоги и бумажные прайс-листы не нужны, а общение с поставщиком происходит преимущественно в цифровом формате. Когда речь идет об электронных закупках, компании полагаются на программное обеспечение, призванное сделать процесс закупок более эффективным.

Для электронных закупок очень важно, чтобы процесс закупок был идеально интегрирован. В идеале системы обоих предприятий должны работать слаженно — компания может сразу же узнать, есть ли у поставщика необходимый товар на складе и получен ли заказ.

В настоящее время обе стороны в основном полагаются на интернет для связи. Из-за необходимости обеспечения безопасности данных некоторые компании также предпочитают общаться через собственный экстранет. Деловые партнеры могут получить доступ к интрасети друг друга, например, через VPN-соединение. Данные передаются по защищенному IP-туннелю.

Системы электронных закупок должны предлагать цифровой эквивалент для каждого этапа процесса закупки. Процессы закупок часто также требуют доступа к другим областям компании, поэтому электронные закупки могут быть связаны с процессами и программами других отделов.

Значительная часть работы по закупкам заключается в получении и сравнении поставок. Решения для электронных закупок могут централизовать эту работу, чтобы вы могли вести четкий обзор. Однако это зависит от того, как настроена используемая система. Иногда все поставки вводятся в программное обеспечение автоматически. Однако на самом базовом уровне онлайн-каталоги можно использовать для исследования уровней и типов поставок, как внутренних, так и внешних.

В большинстве компаний перед проведением операции необходимо пройти определенные процедуры утверждения. Поскольку не каждый сотрудник имеет право делать определенные заказы, «вышестоящие органы» должны дать свое одобрение. Такой процесс может быть упрощен и ускорен с помощью электронных систем закупок. Программное обеспечение может автоматически передавать процесс утверждения следующему лицу. Кроме того, права на закупки можно назначать и отзывать централизованно с помощью программного обеспечения, что также экономит время.

Наконец, система электронных закупок может также осуществлять фактический заказ. Данные могут передаваться различными способами. В некоторых системах данные могут быть переданы непосредственно через Интернет или через VPN на сервер поставщика. Несколько сложнее, если информация сначала должна быть отправлена поставщику по электронной почте, но даже этот процесс можно ускорить, если обе стороны используют стандартизированные форматы, через которые данные могут быть легко переданы.

Существует разница между автоматическими и ручными заказами на закупку:

• Автоматические закупки: в зависимости от требуемого продукта, системы электронных закупок могут заказывать товары автоматически. Эта процедура подходит, например, для изделий, необходимых для производства. Ключевым фактором здесь является наличие фиксированных контрактов на поставку.
   
• Ручные закупки: электронные закупки могут также поддерживать отдельные закупки, которые требуются через нерегулярные промежутки времени, не привязаны к конкретному поставщику и иногда требуют более сложных процессов утверждения.

Даже после успешного размещения заказа программное обеспечение для электронных закупок может быть полезным. Если система закупок получает данные от поставщика в режиме реального времени, можно отслеживать ход поставки. Это позволяет проследить путь заказа от производителя или дистрибьютора до компании-заказчика.

Финансовая обработка может осуществляться через электронную систему закупок при условии наличия связи с бухгалтерской программой. Оба участника могут получить выгоду от онлайновой обработки. Со стороны поставщика через систему можно выставлять счета-фактуры. Счет-фактура также может быть передана непосредственно через систему и направлена ответственному лицу.

Однако электронные счета-фактуры должны быть подписаны утвержденной электронной подписью. Для того чтобы платежи были действительными, эта функция должна быть интегрирована в соответствующую систему электронных закупок.

Поскольку система электронных закупок документирует все процессы, создавать отчеты гораздо проще, чем при традиционных закупках, которые опираются в основном на бумажные документы. При анализе часто можно опираться на многочисленные данные, хранящиеся в электронной системе. Возможны отчеты по отдельным сотрудникам, различным отделам или используемым поставщикам. Это позволяет легко составлять отчеты об эффективности работы собственных сотрудников компании, а также об эффективности работы ее поставщиков.

Чтобы электронные закупки функционировали наилучшим образом, необходимо придерживаться определенных стандартов — в лучшем случае, международных. Они выходят за рамки очевидных технических требований.

• Идентификация товара: розничные компании ввели стандартизированные идентификационные номера. Один только номер говорит вам, что это за товар, без необходимости смотреть и сравнивать другие характеристики товара. Стандартизированные идентификационные номера продуктов также легче регистрируются большинством баз данных, таких как EAN, UPC.
   
• Классификация: классифицировать продукты и услуги не всегда просто, поскольку иногда их можно отнести к нескольким категориям. Однако единые стандарты полезны для того, чтобы продукты можно было организовать в каталоги и правильно классифицировать. Таким образом, клиент также может быстрее найти продукт.
   
• Форматы: чтобы оба предприятия получали необходимую информацию, необходимо использовать форматы данных, которые в идеале могут обрабатываться всеми сторонами без необходимости конвертации, например, CSV, PRICAT, PRODAT, cXML.
   
• Транзакции: чтобы как можно быстрее завершать транзакции, заказы на покупку и отправлять поставки, целесообразно использовать единый формат для любых документов по транзакциям, которые затем могут быть легко обработаны машинами или программным обеспечением.
   
• Бизнес-процессы: в дополнение к отдельным транзакциям можно стандартизировать отображение бизнес-процессов. Это позволяет запускать сразу несколько действий в рамках одного процесса, как, например, в ebXML, Biztalk.

Существуют различные типы систем, которые можно различать по техническим аспектам или по тому, как один из участвующих коммерческих бизнес-партнеров определяет настройки системы по умолчанию.

Техническая реализация относится к общению между компаниями, т.е. между покупателями и поставщиками, с использованием единых стандартных форм. Это позволяет различным программным решениям обмениваться информацией.

Системы различаются прежде всего тем, насколько они «открыты»:

• Закрытые системы: в закрытой системе поставщики и покупатели связаны между собой. Для этого обе стороны должны либо использовать одно и то же программное обеспечение, либо адаптировать свои интерфейсы. Последний вариант иногда может быть очень сложным, поэтому установка системы имеет смысл только в том случае, если можно предположить, что обе стороны постоянно и часто общаются друг с другом.
   
• Полуоткрытые системы: эти системы обычно поставляются поставщиком. Они имеют автономную сеть и предлагают своим клиентам доступ через интерфейс. Компании могут либо получить доступ к системе через браузер и разместить заказы, либо адаптировать собственное программное обеспечение к интерфейсу поставщика.
   
• Открытые системы: в открытой системе нет прямого соединения между системами обеих сторон. Вместо этого поставщик регулярно размещает в Интернете своего рода онлайн-каталог, через который клиенты могут размещать заказы. Такая система является асинхронной, поскольку программное обеспечение не сравнивает заказы и запасы в режиме реального времени.

Коммерческая реализация различается в зависимости от того, какая сторона сделки (поставщик или покупатель) составляет спецификации для используемой системы. Обычно это связано с тем, кто из двух партнеров финансово сильнее и влиятельнее.

Хотя три модели, представленные ниже, в принципе независимы друг от друга, в настоящее время часто возможно объединить различные системы благодаря растущей стандартизации форматов и методов.

В этой модели продавец определяет, как получатели должны размещать заказы. Однако, поскольку поставщик заинтересован в получении как можно большего оборота, естественно, в его интересах гарантировать покупателям максимально простой доступ. Для этого поставщик может предоставить простое в использовании веб-приложение, предложить соответствующее программное обеспечение или снабдить покупателя аппаратным решением.

Sell-side системы часто сравнимы с веб-магазином, поскольку покупатель может видеть ассортимент продукции поставщика и напрямую размещать заказы. Недостатком для покупателя является отсутствие возможности сравнить предложения. Предложения поставщиков могут быть интегрированы различными способами. Например, поставщики могут присылать свою информацию по электронной почте, а затем она вручную вводится в систему компании.

Если компании имеют достаточное влияние или спрос, они могут выбрать свою систему для использования поставщиками. Поставщики должны адаптировать свои решения к системе соответствующей компании. Это дает компании множество вариантов и облегчает настройку процессов (например, распределение прав и упрощение учета), что было бы сложнее при использовании решения на стороне продавца.

Компании часто внедряют такие структуры в виде настольных систем закупок (DPS). Это означает, что каждый сотрудник с соответствующими правами может обрабатывать все заказы со своего рабочего места. Такие решения не обязательно должны разрабатываться или поддерживаться самой компанией. Вместо этого поставщики услуг по закупкам часто предлагают полные пакеты, обслуживание которых осуществляют внешние специалисты.

Торговая площадка предоставляется третьей стороной. В этой системе исходное положение поставщиков и закупщиков одинаково: обе стороны должны адаптировать свои процессы к спецификациям оператора электронных закупок, который взимает плату за использование системы. Возможно также, что группа заказчиков и поставщиков может предложить управлять таким рынком. Преимущество для закупочных компаний заключается в том, что, в отличие от модели sell-side, на таком рынке можно найти несколько поставщиков. Однако такое решение не может быть легко интегрировано в ERP-систему покупателя. Чтобы решить эту проблему, некоторые торговые площадки предлагают дополнительные услуги, облегчающие работу с системой.

Электронные закупки могут иметь значительные преимущества как для компаний-закупщиков, так и для поставщиков. Однако сначала систему электронных закупок необходимо ввести в эксплуатацию — и это касается не только технической реализации, но и рабочего распорядка в компании, который должен быть адаптирован к новой системе. Возможно, придется перераспределить задачи и обучить всех сотрудников электронным закупкам.

После решения этих первоначальных задач электронные закупки предлагают следующие преимущества:

• Автоматизация: при традиционных, нецифровых закупках отделы закупок и смежные отделы тратят много времени на выполнение рутинных задач снова и снова. Запрос каталогов поставщиков занимает время — этот процесс можно автоматизировать с помощью электронных закупок.
   
• Время закупок: даже без эффекта автоматизации электронные закупки экономят рабочее время сотрудников, участвующих в процессе, и сокращают время закупок. Это можно объяснить уже тем, что скорость передачи цифровых данных выше, чем скорость передачи печатной информации. Если поставщик имеет хороший интерфейс электронных закупок, данные заказа сразу же интегрируются в систему поставщика. Это экономит время на обработку заказов.
   
• Распределение прав: система электронных закупок также помогает пользователям оптимизировать распределение и соблюдение прав на выпуск продукции. Эта технология может быть использована для того, чтобы никто не выполнял заказы без соответствующих прав — они должны быть сначала утверждены. Соответствующие права могут быть быстро назначены с помощью ИТ-решения и также легко отозваны.
   
• Затраты: процессы закупок часто являются дорогостоящими. Одни только расходы на печать и бумагу стоят больших денег и не лучшим образом сказываются на окружающей среде. Установка систем электронных закупок также стоит дорого, но в долгосрочной перспективе приобретение и интеграция цифровых решений окупается.
   
• Гибкость: с электронными закупками сравнение предложений и проведение исследований становится намного проще.
   
• Качество: рост уровня электронных закупок связан в первую очередь с качеством информации о продукции. Поскольку вся информация (например, данные о продукции) передается в электронном виде, электронные закупки снижают количество ошибок при вводе данных. Кроме того, цифровая публикация предоставляет поставщикам гораздо больше информации о товарах, которая, в свою очередь, может быть отфильтрована по мере необходимости. Это означает, что каждый покупатель может отобразить именно те данные, которые важны. Кроме того, информация о товаре или услуге может быть дополнена высококачественным мультимедийным контентом (изображения, звук, видео).

При профессиональных закупках услуг и товаров между предприятиями передается важная информация, и очень важно, чтобы этот обмен был безопасным и надежным.

• Безопасность данных: при использовании систем электронных закупок необходимо убедиться, что передаваемые данные не могут быть прочитаны или доступны третьим лицам. Лучше всего, если передача данных не будет осуществляться через публичный интернет. Лучше использовать безопасное, зашифрованное VPN-соединение.
   
• Надежность передачи: также важно, чтобы вся информация доходила до деловых партнеров без упущения каких-либо деталей. При электронных закупках этого, как правило, легче добиться, чем при традиционных методах закупок.
   
• Обязательные данные: при электронных закупках программы передают контракты и другие юридически обязывающие документы. Необходимы соответствующие меры для того, чтобы обе стороны могли быть уверены в том, что обязательства выполняются. В некоторых случаях, например, для обеспечения обязательного подтверждения может быть достаточно пароля, в других случаях потребуется юридически обязывающая цифровая подпись.