Что такое Slack — для чего его можно использовать?

Новый инструмент для офисного общения пытается вытеснить Skype с лидирующих позиций. Этот инструмент называется Slack и представляет собой относительно новую программу из Кремниевой долины, которая представляется универсальным средством для делового общения. Но оправдана ли шумиха? Многочисленные тренды из Калифорнии набирают популярность и исчезают так же быстро, как и появились. Так стоит ли удалять старые программы, такие как Skype, и переходить на Slack?

Slack часто называют «убийцей электронной почты», поскольку программа нацелена на сокращение количества получаемых писем. Это связано с тем, что все больше и больше сообщений в чате заменяют более длинные электронные письма, что, в свою очередь, экономит объем работы (например, за счет отказа от темы каждого сообщения). Именно здесь на помощь приходит Slack: объединение всех внутренних каналов коммуникации вместе призвано сделать общение проще и эффективнее.

Но что именно представляет собой Slack? В отличие от Skype, который состоит из закрытых чатов, Slack предлагает произвольное количество каналов, которые легче структурировать в целом. Кроме того, чаты общедоступны, что устраняет необходимость в громоздких административных функциях. Классические, приватные чаты возможны после активации приватного режима. Обмен информацией через Slack работает так хорошо, потому что различные форматы файлов и мультимедиа можно перетаскивать прямо в чат. Многие другие поставщики, такие как Dropbox, Trello, GitHub, Google Drive и Twitter, уже работают вместе со Slack, что означает бесперебойный обмен файлами между различными сервисами.

Что может Slack и что делает этот инструмент внутренней коммуникации таким привлекательным? Все чаты по умолчанию архивируются, и их можно легко найти, если, например, вам нужно получить файл или ссылку. Практичным является и то, что в Slack можно настроить многочисленные функции календаря и напоминаний. Slack ориентирован на внутреннее общение внутри замкнутого круга — например, в пределах одной компании или офиса. Для сообщений и звонков с теми, с кем у вас есть нить общения, Skype, несомненно, остается лучшим. Slack пока не планирует отнимать это звание.

Первый шаг — зарегистрироваться на сайте Slack. Бот Slack поможет вам с настройкой. Теперь вы станете администратором команды, который будет иметь доступ ко всем имеющимся настройкам. Как только вы зарегистрируетесь, попросите своих коллег зарегистрироваться под доменом компании. Преимуществом будет, если все сотрудники зарегистрируются под своими настоящими именами, чтобы их могли легко найти другие коллеги.

Как администратор, вы должны сначала позаботиться о некоторых важных настройках, которые при желании можно изменить позже. Первый параметр касается ограничений на обмен сообщениями и регулирует, кто может отправлять сообщения @channel. Если такие сообщения отправляются, все участники канала получают уведомление. Если у вас большой или публичный канал, вы можете ограничить это уведомление только администраторами команды, чтобы в чате обменивались только важными темами.

Еще один важный вопрос касается управления каналами и частными группами. Если вы не хотите, чтобы ваши пользователи или сотрудники создавали свои собственные каналы, вам следует отключить эту опцию. После настройки параметров пришло время пригласить остальных членов команды. Для этого есть два варианта: вы можете сделать это индивидуально или отправить массовое приглашение через страницу администратора вашей команды. Ваши сотрудники получат сообщение и смогут напрямую присоединиться к командной сети.

Как работает Slack на настольном компьютере? Программа удобно работает через браузер, что должны оценить те, кто еще не определился с выбором: это позволяет быстро протестировать инструмент без необходимости установки программы всей компанией. Если вы все-таки решите выбрать Slack, существуют также клиенты для iOS, Windows и Android. Slack полностью раскрывает свой потенциал как комплексный инструмент коммуникации после установки мобильного приложения (iOS/Android) и настольного приложения (Mac/Windows). Благодаря этому вы получаете уведомления о поступлении новых сообщений и можете оставаться в курсе последних событий, даже если окно браузера не открыто.

Положительная реакция на Slack во многом объясняется тем, что синхронизация процессов чата невероятно хорошо работает на всех подключенных устройствах. Положительный побочный эффект для корпоративной культуры: часто границы профессиональных брифингов и приватных чатов являются мобильными, что, безусловно, является преимуществом для внутренней корпоративной культуры. Пользователи Slack могут даже проверять свои каналы на смартфоне после окончания работы…

Slack больше похож на поставщика услуг, чем на обычное программное обеспечение. Вы можете бесплатно протестировать услугу, прежде чем приобретать лицензию. Программное обеспечение предоставляется Slack, а также администрируется и самостоятельно обновляется. Независимо от размера вашей компании, вы можете положиться на стабильность программного обеспечения, и вам не придется беспокоиться о масштабировании на будущее.

Во-первых, создание учетной записи Slack бесплатно для неограниченного числа пользователей. Теоретически вся компания может завести учетную запись и опробовать все функции в собственном темпе, прежде чем переходить к покупке. Однако существует ограничение на архив, которое составляет 10 000 сообщений для «бесплатных» аккаунтов. Для каждого бесплатного аккаунта доступно 5 гигабайт дискового пространства для хранения файлов.

Существует три возможных аккаунта Slack: помимо бесплатной версии, вы также можете выбрать аккаунт ‘Standard’, который в настоящее время стоит $6,67 в месяц и с которым вы можете архивировать 10 000 сообщений. Кроме того, каждая учетная запись ‘Standard’ предоставляет 10 гигабайт дискового пространства, а также право на премиум-поддержку. Учетная запись «Plus» стоит несколько дороже — $12,50 в месяц и предоставляет 20 гигабайт дискового пространства на пользователя.

Slack предлагает два различных типа ботов: пользовательские боты и боты приложений. Каждый из них служит для разных целей и обеспечивает различные функциональные возможности. Каждая команда может создать своего собственного бота для использования в соответствующем канале. Это возможно через настройки команды. В канале Slack боты могут делать практически все, на что они запрограммированы, но как Slack работает с этими ботами?

После того как вы решили, что должен делать пользовательский бот, вы можете подготовить свой канал для него. Начните с создания нового пользовательского интерфейса. Сначала вы должны выбрать имя пользователя для вашего нового бота. Оно может быть длиной до 21 символа. Однако вы не можете назвать его просто «Slackbot». Бот также не может иметь то же имя, что и один из каналов вашей команды.

К числу мгновенно используемых ботов приложения относится бот для дел, которого можно легко добавить к выбранному каналу. После активации бота to-do все участники канала получают доступ к его функциям. Когда участник канала вводит команду ‘/todo list’, появляются все задачи, которые были добавлены в список. Задания и напоминания могут быть отправлены всем членам команды через бота. После того как человек выполнил задание, он может поставить зеленую галочку в сообщении бота.

В целях защиты конфиденциальности видео не будет загружаться, пока вы не нажмете на него.

Существует большое количество мгновенно используемых ботов для приложений, которые можно использовать для различных целей. Например, есть бот для статистики (Statsbot), бот специально для опросов (Polly), а также бот, позволяющий получать и отправлять электронные письма непосредственно с помощью бота (MailClark). Количество ботов и их возможности обширны: от ботов, анализирующих статистику, до ботов, развлекающих забавными смайликами. Количество ботов для приложений продолжает расти галопом.

Стюард Баттерфилд, основатель компании, любит подчеркивать преимущества Slack по сравнению с обычной электронной почтой. За последние 10 лет качество личных обменов по электронной почте ухудшилось. Десятилетие назад 50-60% электронных писем отправлялись от одного человека к другому, сейчас — только 8-10%. Остальные 90% создаются машинами — маркетинг электронной почты, квитанции, новые подписчики в Twitter, комментарии в Facebook, регистрация, ежемесячные отчеты о состоянии дел и так далее.

Что может сделать Slack для улучшения внутренней коммуникации? Slack хочет сделать цифровые разговоры более личными и социальными. В отличие от чтения обезличенного группового электронного письма, канал Slack быстро улучшает настроение, поскольку разговор происходит мгновенно, а участие происходит в режиме реального времени. В чаты могут быть встроены файлы и GIF-файлы, но эта функция может быть ограничена, если такие медиа не нужны в канале.

Для того чтобы учесть баланс между работой и личной жизнью участников, предусмотрена функция «не беспокоить». Также можно изменять временные интервалы в каналах, чтобы изменить частоту получения уведомлений членами команды. Например, отправка push-сообщений может быть ограничена периодом времени с 8 утра до 7 вечера. Все уведомления, отправленные вне этого временного интервала, собираются и отправляются членам команды на следующее утро.

Важным преимуществом программы является обширная функция поиска. Вы можете не только быстро найти отправленные сообщения или файлы, но и определенные отрывки из отправленных документов, так как функция поиска Slack все показывает. Если что-то было написано и/или отправлено с помощью Slack, это можно найти снова.

Вы хотите добавить задачу в свой собственный список дел, не передавая ее команде? Просто пометьте сообщение или файл звездочкой. Все выбранные элементы появятся в отдельном списке на сайте «http://your-team-url.slack.com/stars». Раздел «отмеченные звездочками элементы» удобно использовать как список дел. Как только вы выполните определенную задачу, уберите с нее звездочку, и задача исчезнет из списка.

Пользовательские эмодзи также являются одной из очень популярных функций Slack. С помощью этой функции вы можете быстро и легко преобразовать различные изображения в самодельные смайлики, которые затем можно вставить в чат. При необходимости использование этих смайликов можно ограничить, чтобы канал не стал слишком красочным.

@канал

Канал в Slack похож на чат для обсуждений, которые в основном касаются одной конкретной темы. В зависимости от настроек, определенные пользователи или вся команда могут следить за обсуждением. Чтобы отправить уведомления всем пользователям канала, введите @channel, а затем свое сообщение.

В противном случае это может стать довольно раздражающим фактором при написании сообщений на большом канале. Особенно если участники канала находятся в разных часовых поясах. Однако, когда вы используете команду @channel, становится ясно, что вы привлекли внимание участников.

@username

Чтобы отправить уведомление конкретному человеку в канале, введите @username. После этого введенный текст сможет прочитать только указанный вами человек.

/me

Если вы хотите говорить с самим собой в третьем лице, эта команда — то, что нужно. Например, если вы хотите сделать перерыв, вы можете использовать команду /me, чтобы удобно сообщить об этом всем пользователям канала. Когда вы введете команду /me собирается на обед, остальные увидят: [Ваше имя] идет на обед.

DM

Прямое/частное сообщение между вами и другим участником канала. 

Приватная группа

Работает как канал, но только по приглашениям. Она полезна в качестве одностороннего пространства для мероприятий, быстрых командных обсуждений или сплетен.

@here

Эта команда почти идентична @channel, но уведомляются только те, кто в данный момент находится в сети и активен.

/giphy

В чатах Slack можно разбавить разговор смайликами и картинками из Интернета. Другой вариант — отправлять GIF-файлы из Giphy. Чтобы вставить их, сначала нужно ввести команду /giphy. Затем можно выполнить поиск в обширной коллекции анимированных GIF по таким ключевым словам, как «день рождения», «еда» или «Рождество».

/shrug

Добавляет ¯ _ (ツ) _ / ¯ к вашему сообщению.

/open

Открывает новый канал.

/leave

Позволяет покинуть текущий канал.

/collapse

Скрывает все фотографии и GIF в канале.