Безбумажный офис: действительно ли можно все перевести в цифровой формат?

Хорошо организованные и легкодоступные контракты, заказы и счета являются одними из отличительных признаков структурированного рабочего места, хотя средний офис, как правило, не является таковым! Даже если сотрудники проводят значительную часть своего рабочего дня, структурируя, упорядочивая и расставляя приоритеты в важных документах, эти горы бумаги со временем только растут. В конце концов, эти файлы оказываются настолько высокими, что поиск старого документа может показаться вечностью. Цифровое архивирование предлагает разумную альтернативу этому бюрократическому кошмару бесконечной волокиты и административной суматохи. В безбумажном офисе эти бюрократические задачи сокращаются, что значительно улучшает рабочий процесс.

В наши дни управление медиаконтентом, таким как фотографии или музыка, является таким же обычным делом, как и подключение к Интернету. Цифровые камеры и смартфоны позволяют нам делать снимки и делиться ими в социальных сетях в течение нескольких секунд. Ваша личная музыкальная коллекция может храниться в облаке и быть доступной в любой точке мира. Если задуматься, кажется удивительным, как мало значения придается цифровому архивированию на рабочем месте. В офисах, в частности, часто скапливается масса бумаги, и трудно избежать этих кип документов, контрактов и счетов, если они не отправлены по электронной почте.

Концепция безбумажного офиса идет дальше, чем простое сохранение важных файлов и документов: это попытка полностью исключить бумажные документы из рабочего процесса. Исключительное использование электронной обработки данных повышает эффективность работы и оказывает менее вредное воздействие на окружающую среду. Безбумажный офис может быть обеспечен следующими шагами:

• Сохранить все документы на устройстве хранения данных, например, на жестком диске или съемном диске.

• Обмениваться этими документами с помощью электронных средств (т.е. через файловый сервер, электронную почту или программу мгновенного обмена сообщениями).

• Используйте электронные подписи в качестве эквивалента собственноручных подписей на бумажных документах. Все бумажные документы, имеющие дальнейшее значение, должны быть отсканированы и заархивированы в цифровом виде.

Если вы сомневаетесь, стоит ли безбумажный офис таких хлопот, спросите себя: сколько времени вы и ваши коллеги теряете на поиски конкретных документов? И насколько это отвлекает вас от настоящей работы? В зависимости от размера вашего архива, вы можете потратить несколько часов в неделю на поиск в кипах бумаг. Это время можно сэкономить, используя стратегии цифрового архивирования. Однако реорганизация системы архивирования в офисе — задача не из легких. Избавление от всех бумаг в офисе — это не то, что можно сделать в одночасье. Приобретение программного обеспечения для безбумажного офиса связано с различными дополнительными расходами. Если вы планируете перейти на новую систему, вам следует убедиться, что у вас есть следующие ресурсы:

• Хранение и мощность сервера: какой бы вид носителя вы ни выбрали, сначала убедитесь, что у вас достаточно места для хранения всех документов: как текущих, так и тех, которые еще только предстоит создать. Все они должны быть сохранены в базе данных локального сервера, на котором также должно быть достаточно места для хранения всех документов. Также необходимо спланировать и реализовать подходящую стратегию резервного копирования. Облачные решения, такие как Dropbox и Evernote, представляют собой две альтернативы внешнему хранению. Они отвечают не только за хостинг, но и за предотвращение попадания документов в чужие руки.

• Сканер: цифровое архивирование каждого важного документа — главная функция безбумажного офиса. Поэтому очень важно, чтобы ваш сканер обладал достаточным спектром функций. При выборе сканирующего устройства обратите внимание на преимущества высокоскоростного устройства, способного создавать высококачественные изображения. Также стоит убедиться, что сканер может работать с различными форматами и толщиной бумаги, если это необходимо.

• Система управления документами (DMS): для управления переходом к цифровому архивированию рекомендуется использовать программное обеспечение для безбумажного офиса. Они позволяют максимально быстро подшивать и упорядочивать отсканированные документы. Существует множество различных видов систем управления документами, например, Alfresco с открытым кодом или программы ELOoffice и BSCW. iDocument позволяет создать безбумажный офис на компьютерах Mac.

• Электронная подпись: для официальных документов, таких как контракты, рукописных подписей уже недостаточно — они теряют свою силу после сканирования. Поэтому важно убедиться, что у вас есть возможности для создания электронных подписей. Компании, занимающиеся цифровыми операциями, такие как DocuSign, предоставляют широкий спектр устройств, позволяющих подтвердить вашу личность и поставить электронную подпись под любым документом.

Безбумажный офис ускоряет рабочий процесс, поскольку доступ ко всем документам осуществляется легко и без особых усилий. Кроме того, в офисе освобождается место, ранее предназначенное для хранения файлов, и экономятся деньги на почтовых расходах. Цифровое архивирование документов также является экологически чистой альтернативой бесконечной печати листов бумаги, что положительно отразится на вашей компании в целом.

Однако важно также учитывать потенциальные проблемы, которые возникают при переходе на безбумажный офис. Хотя сохранение документов на центральном устройстве хранения или в «облаке» обеспечивает легкий доступ к файлам, этим могут воспользоваться беспринципные хакеры. Вот почему важно убедиться, что для защиты ваших файлов приняты адекватные меры безопасности, как вами, так и вашим хостинг-провайдером. Кроме того, используемая DMS должна включать в себя комплексную систему управления правами доступа, которая позволяет получать доступ к документам только разрешенным пользователям. Вы также должны убедиться, что все юридические документы доступны в неизменном виде в соответствии с установленными сроками хранения.

Если вы будете следовать этим шагам и приложите первоначальные усилия, то вскоре сможете насладиться преимуществами безбумажного офиса, не говоря уже о новом свободном пространстве, где раньше громоздились стопки бумаги.

В целях защиты вашей конфиденциальности видео не будет загружаться, пока вы не нажмете на него.