Блок-схема — это отличный способ изобразить процессы в виде четкой диаграммы, понятной каждому с первого взгляда. Эти диаграммы часто используются для демонстрации взаимосвязей между причиной и следствием, особенно в повседневных рабочих процессах. Для представления блок-схем наиболее эффективными инструментами являются документы Word, презентации PowerPoint и даже электронные таблицы Excel.
Для чего используются блок-схемы?
Блок-схема — это диаграмма, изображающая хронологическую последовательность действий. Диаграмма делает это, показывая отдельные этапы процесса. Большинство блок-схем имеют четкое направление, позволяющее увидеть, как один этап процесса перетекает в следующий.
Блок-схема — это диаграмма, которая представляет отдельные шаги или фазы процесса в четко определенной последовательности.
Блок-схемы используются в различных сценариях. Например, блок-схемы программ используются в информатике для визуализации шагов алгоритма. В Excel можно создавать как сложные визуализации, так и более практичные альтернативы. Например, вы можете использовать блок-схему для визуализации проекта, который вы планируете вместе со своей командой.
Блок-схемы также полезны для анализа процессов. Графическое представление облегчает понимание хода процесса и помогает выявить ошибки или ненужные шаги.
Если вы хотите создавать эффективные блок-схемы в Excel, вам необходим пакет Office, например, Microsoft 365. Вы можете приобрести этот полезный инструмент в компании IONOS, включая премиум-услугу по настройке.
Создание блок-схемы в Excel
Инструменты «Фигуры» или «SmartArt» идеально подходят для создания блок-схемы в Excel. Если первый вариант дает большую свободу творчества, то второй вариант полезен для создания блок-схем в Excel «на лету».
Создание блок-схемы в Excel путем вставки фигур
В таблицу Excel можно вставлять различные графические объекты. К ним относятся круги и прямоугольники, а также стрелки, которые необходимы для блок-схемы. Чтобы вставить новую фигуру в рабочий лист, выберите ее из списка, перетащите мышь, пока фигура не примет нужный размер, а затем отпустите мышь.
Чтобы выровнять каждый символ как можно точнее, используйте сетку из строк и столбцов. После создания фигуры на ленте появится вкладка «Формат». Эта вкладка предназначена в основном для настройки графики, но если вы хотите создать точный дизайн, вы также можете использовать линии сетки Excel в качестве направляющих. При этом края объекта привязываются к линиям ячеек. Вы можете включить эту функцию, выбрав «Выравнивание» и выбрав «Привязка к сетке».
Вы также можете изменить размер ячеек, чтобы легче было вставлять отдельные элементы блок-схемы. Для этого выделите весь рабочий лист (Ctrl + A) и щелкните правой кнопкой мыши строку или столбец. Затем можно изменить размер в контекстном меню. Затем можно выбрать «Привязать к форме» из инструментов рисования (также находится в разделе «Выравнивание»). После этого края ячеек будут выровнены по вставленным фигурам.
Хотя вы можете выбирать собственные фигуры, для блок-схем обычно используются определенные символы. Если вы выберете один из этих стандартных символов, гораздо больше людей сразу поймут, что пытается передать ваша блок-схема.
- Овал: начало
- Прямоугольник: Процесс
- Алмаз: Решение
- Круг: Связь
- Параллелограмм: Вход/выход
Excel предлагает на выбор группу стандартных символов блок-схем.
Вы можете использовать инструменты рисования для настройки внешнего вида объектов. Например, можно изменить цвет, заливку или толщину контура. Вы можете применить дополнительные визуальные эффекты с помощью «Эффектов формы», чтобы добавить затенение или мягкие края. Если вы хотите добавить в блок-схему несколько объектов одного типа, используйте копирование и вставку. Это обеспечит одинаковый внешний вид и одинаковые размеры всех символов.
Для соединения отдельных символов используйте линии или стрелки. Когда вы добавите линии, вы заметите точки, соединяющие созданные ранее фигуры. Можно привязать начало и конец линий и стрелок к этим точкам соединения. Таким образом, вам не придется беспокоиться о том, чтобы самостоятельно создать идеальные соединения.
Наконец, вашей блок-схеме понадобятся различные метки. Для этого можно использовать текстовые поля, которые можно создать на вкладке «Вставка». В качестве альтернативы можно обозначить объект непосредственно, но тогда у вас не будет дополнительного элемента. Здесь также можно использовать инструменты рисования, чтобы настроить внешний вид поля. Вы также можете использовать стандартные опции форматирования текста.
Использование SmartArt
Функция «SmartArt» в Excel помогает быстрее создавать сложные графики, предоставляя на выбор множество макетов. Например, вы можете использовать этот мастер графики для создания списков, организационных диаграмм или даже диаграмм технологических процессов. Инструмент предоставляет небольшую информацию по каждому макету. Это может быть полезно, если вы не знаете, какой именно вариант выбрать. Помните, однако, что предварительный просмотр не обязательно должен совпадать с готовой блок-схемой. Вы можете изменить многие части схемы после ее создания.
Инструмент SmartArt доступен в Excel, Word и PowerPoint и обладает одинаковой функциональностью во всем Office.
Выбрав макет, нажмите «ОК», чтобы подтвердить свой выбор. Вы увидите, что Excel уже создал для вас текстовые поля. Вы можете заполнить текст с помощью полезного текстового поля, которое можно открыть или закрыть, нажав на стрелку в левой части графика. Вы можете использовать это поле, чтобы добавить текст к вашей диаграмме или вставить новые элементы, создав новую жирную точку.
В качестве альтернативы можно использовать функцию «Добавить фигуру» на вкладке «Дизайн» в разделе SmartArttools ленты. С помощью этой функции можно указать, вставлять ли новый элемент до или после только что выбранного элемента.
Вы также можете использовать SmartArt для настройки внешнего вида блок-схемы, а не только ее содержимого. Например, вы можете изменить цвета или применить другие визуальные эффекты (или щелкнув правой кнопкой мыши на графике).
- Онлайн-продажи