Как редактировать выпадающие списки в Excel

Выпадающие списки Excel облегчают работу с электронными таблицами. Вместо того чтобы многократно вводить одни и те же значения и элементы, вы можете быстро выбрать нужное значение из раскрывающегося списка. Это также упрощает использование форм, которые вы создаете для других пользователей. Выпадающие списки не позволяют другим пользователям сделать вычисления невозможными в результате неправильного ввода.

Теоретически, после создания выпадающего списка он может работать бесконечно. Однако в процессе работы с Excel вам может понадобиться расширить выпадающие списки или изменить их иным образом. Какие варианты для этого существуют?

Каждый выпадающий список в Excel требует составления списка в той же рабочей книге. В идеале этот список должен быть отформатирован в виде таблицы, чтобы при изменении записи в ячейке таблицы это изменение сразу же отображалось в связанном выпадающем списке. Совсем другое дело, когда вы хотите вставить или удалить ячейки. Чтобы эти изменения также были видны в раскрывающемся списке, необходимо адаптировать связанную область.

Для этого выберите ячейку (или ячейки) с помощью функции выпадающего списка и перейдите к пункту Проверка данных в области меню Данные. Затем в разделе Источник необходимо изменить конфигурацию области. Это делается либо прямым вводом новой ссылки, либо выделением ее с помощью функции выбора. После этого изменения также будут видны в раскрывающемся списке.

Data Validation предоставляет еще больше возможностей для редактирования выпадающих списков в Excel. Чтобы воспользоваться ими, необходимо получить доступ к другим вкладкам параметров проверки: Входное сообщение и Предупреждение об ошибке. Входное сообщение позволяет отображать информацию. Это особенно важно, когда с файлом будут работать третьи лица. Например, с помощью сообщения можно объяснить, как правильно использовать выпадающий список или каково его назначение. Когда пользователь щелкнет ячейку, содержащую выпадающий список, информация появится в желтом поле.

В отличие от этого, предупреждение об ошибке позволяет дать обратную связь о неправильном вводе. В принципе, выпадающий список предотвращает неправильные вводы, поскольку пользователи должны выбрать нужное значение из списка. Однако с помощью строки формул можно вводить различные значения. Если в строке записано значение, которого нет в списке, возникнет ошибка. Предупреждение об ошибке дает вам возможность объяснить другим пользователям, почему произошла ошибка и как правильно поступить. Вы также можете выбрать один из трех различных типов предупреждения об ошибке:

• Стоп: отображается предупреждение об ошибке, и неправильная запись не допускается.
• Предупреждение: Отображается предупреждение об ошибке, и пользователю предоставляется возможность разрешить или отменить ошибку.
• Информация: Выводится предупреждение об ошибке, и неправильная запись все равно принимается в ячейке.

Внешний вид выпадающих списков в Excel также может быть изменен. Это делается так же, как и с любой другой ячейкой: Сначала щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую выпадающий список. Затем в контекстном меню выберите «Формат ячеек…», где вы сможете изменить внешний вид ячейки:

• Число: Если выпадающий список содержит числа, можно изменить способ их отображения.
• Выравнивание: Если текст не будет выровнен по горизонтали, этот параметр позволяет изменить выравнивание и направление текста.
• Шрифт: В этом пункте меню можно изменить шрифт, стиль шрифта и размер шрифта.
• Граница: Если вы хотите, чтобы выпадающий список выделялся границей, здесь можно изменить размер и внешний вид линии.
• Заливка: Заполнение ячейки цветом по вашему выбору — еще один способ подчеркнуть ее.