Когда вы редактируете рабочие книги Excel в сотрудничестве с другими людьми, важно отслеживать внесенные изменения и утверждать или отклонять исправления. Для этого Excel предлагает функцию «Отслеживание изменений», которую часто называют «режимом отслеживания». Эта функция позволяет визуально выделять изменения, регистрировать их в табличном формате и при необходимости отменять их в дальнейшем.
Другие программы электронных таблиц предоставляют аналогичные функции для отслеживания изменений!
Отслеживание изменений в Excel тесно связано с утверждением рабочих книг. Обе функции часто используются совместно. В новых версиях Office, предназначенных для облаков, функция утверждения рабочих книг больше не предусмотрена, поскольку они с самого начала предназначены для совместной работы.
- Excel: включение функции отслеживания изменений
- Отслеживание изменений
- Совместное использование рабочей книги
- Обнаружение обработанных ячеек
- Выделенные изменения
- Рабочий лист «История изменений»
- Функция CELL
- Принятие или отклонение изменений
- Отключение отслеживания изменений
- Ограничения отслеживания изменений в Excel
- Требования для отслеживания в Excel
- Добавление функции отслеживания изменений в строку меню Excel
Excel: включение функции отслеживания изменений
У вас есть два варианта отслеживания изменений в Excel. Здесь мы рассмотрим оба варианта.
Отслеживание изменений
Откройте «Рецензирование» в строке главного меню. Выберите опцию «Отслеживание изменений» из выпадающего списка, а затем «Выделить изменения…».
В следующем диалоговом окне вы можете определить настройки отслеживания.
Простой вариант — выбрать: «Отслеживать изменения во время редактирования. Это также распространяется на вашу рабочую книгу.» и «Выделять изменения на экране». Теперь изменения отслеживаются в Excel и выделяются комментарием рядом с ячейкой. Рабочая книга автоматически освобождается. При этой настройке по умолчанию все остальные параметры остаются неизменными.
В таблице ниже приведены дополнительные настройки и их функции:
| Настройка | Функция |
|---|---|
| Флажок/опциональное поле «Когда:». | Все: Настройка по умолчанию. Отслеживаются все изменения.С момента последнего сохранения: Отслеживаются только изменения с момента последнего сохранения.Not yet reviewed: Отслеживаются только непроверенные изменения.Since …: Введите дату начала отслеживания изменений. |
| Флажок/опциональное поле «Кто:». | Все: Настройка по умолчанию. Изменения всех редакторов отслеживаются.Все, кроме меня: Отслеживаются изменения только других редакторов, но не ваши.(Собственное имя): Отслеживаются только ваши изменения. |
| Флажок/опциональное поле «Где:». | Выберите область, в которой вы хотите отслеживать изменения. |
| Флажок/опциональное поле «Выделять изменения на новом листе». | Создается новая электронная таблица «История изменений», в которой регистрируется каждое изменение. Этот параметр можно выбрать только в том случае, если некоторые изменения уже были зарегистрированы. Только уже внесенные изменения будут скопированы на новый рабочий лист. |
Совместное использование рабочей книги
В качестве альтернативы вы можете перейти на вкладку «Рецензирование» и выбрать «Поделиться рабочей книгой» в разделе «Изменения».
Появится диалоговое окно, в котором необходимо установить флажок «Разрешить внесение изменений несколькими пользователями одновременно» под пунктом «Редактирование». Затем вы можете настроить параметры на вкладке «Дополнительно».
В следующей таблице представлен обзор настроек «Дополнительно».
| Настройка | Функция |
|---|---|
| Дополнительное поле «Хранить историю изменений в течение: … дней» | По умолчанию история изменений сохраняется в течение 30 дней. Здесь можно изменить настройку времени и хранить изменения дольше. |
| Необязательное поле «Не хранить историю изменений». | Отслеживание изменений будет отключено. |
| Необязательное поле «Обновлять изменения при сохранении файла». | Изменения обновляются после сохранения файла, и только после этого они становятся видимыми для других пользователей файла. |
| Необязательное поле «Обновлять изменения автоматически каждые… минут» | Здесь вы можете задать интервал времени для обновления изменений. После каждого обновления изменения становятся видимыми для других пользователей. |
| Необязательное поле «Сохранять мои изменения и видеть изменения других». | Ваши собственные изменения имеют приоритет над изменениями других пользователей, но вы все равно можете просматривать изменения других пользователей. |
| Необязательное поле «Просто видеть чужие изменения» | Изменения, сделанные другими пользователями, будут видны сразу после их обновления. |
| Необязательное поле «Конфликтующие изменения между пользователями — спросите меня, какие изменения победили» | Диалоговое окно «Разрешить конфликты» появляется, если несколько пользователей внесли конфликтующие изменения. |
| Дополнительное поле «Конфликтующие изменения между пользователями — побеждают сохраняемые изменения» | Ваши изменения автоматически получают приоритет над изменениями других пользователей. |
| «Включать в личный просмотр» — флажок «Настройки печати» | Каждый пользователь может определить свои собственные настройки печати. |
| «Включить в личный просмотр» — флажок «Настройки фильтра» | Каждый пользователь может определить свои собственные настройки фильтра. |
Обнаружение обработанных ячеек
Способ отображения изменений зависит от ваших настроек после активации режима отслеживания в Excel.
Выделенные изменения
Если в настройках выбрать опцию «Выделять изменения на экране», метки столбцов и строк становятся темно-красными, как только в столбце или строке изменяется ячейка. Кроме того, измененные ячейки автоматически помечаются комментарием, который можно узнать по цветной рамке и маленькому цветному треугольнику в левом верхнем углу ячейки. Для каждого пользователя назначается свой цвет. Если навести курсор мыши на измененную ячейку, комментарий будет отображен. Вы также можете увидеть, кто и когда изменил ячейку, и какие изменения были сделаны.
Рабочий лист «История изменений»
После выбора опции «Перечислить изменения на новом листе» в рабочей книге появится новый рабочий лист под названием «История изменений». В нем представлен обзор всех изменений в табличной форме. В нем вы увидите, помимо прочего, случаи конфликтов, например, если два пользователя хотят изменить одну и ту же ячейку.
В список включаются только сохраненные изменения. Объем включенных изменений также зависит от ваших настроек.
Если в настройках снять флажок «Регистрировать изменения на новом листе», рабочий лист «История изменений» будет удален.
Функция CELL
В дополнение к отслеживанию изменений в Excel вы можете использовать функцию Excel CELL, чтобы проверить, какая ячейка была изменена последней. Просто введите в ячейку следующую формулу:
=CELL("address")Теперь вы можете посмотреть адрес ячейки, которая была изменена последней. Но имейте в виду, что если вы не указываете ссылку, информация всегда выводится для ячейки, которая была изменена последней.
Принятие или отклонение изменений
Если вы хотите принять или отклонить отслеживаемые корректировки на листе Excel, вы можете воспользоваться кнопкой «Принять/отклонить изменения». Эту опцию можно найти в пункте меню «Отслеживание изменений», расположенном в разделе «Изменения» вкладки «Рецензирование». Вначале появится сообщение о необходимости сохранения рабочего листа — подтвердите сообщение, нажав «OK». В следующем диалоговом окне вы можете указать, какие изменения вы хотите просмотреть. Здесь вы можете фильтровать по времени, пользователю и диапазону, аналогично настройкам в Excel для отслеживания изменений. По умолчанию проверяются все изменения, которые еще не были проверены.
Диалоговое окно проведет вас по отдельным изменениям. Вы можете принять или отклонить изменения по отдельности или все сразу. Если вы отклоняете изменение, соответствующая ячейка возвращается в состояние, в котором она находилась до изменения. Если ячейка была изменена несколько раз, вы можете проверить изменения по отдельности и принять или отклонить их.
После проверки измененные ячейки подсвечиваются, даже если вы приняли или отклонили изменение. Подсветка исчезает при отключении отслеживания изменений в Excel.
Отключение отслеживания изменений
Если вы больше не хотите, чтобы Excel отслеживал изменения, выполните следующие действия:
- Выберите вкладку «Обзор» в главном меню.
- Выберите «Отслеживание изменений» в разделе «Изменения».
- Нажмите на «Выделить изменения».
- Отключите флажок «Отслеживать изменения при редактировании…».
При отключении отслеживания изменений история изменений удаляется. Однако вы можете предварительно сохранить историю отдельно. Для этого можно «Зафиксировать изменения на новом рабочем листе», как описано выше, и скопировать рабочий лист «История изменений» в другую рабочую книгу Excel.
После отключения отслеживания изменений совместное редактирование рабочей книги больше невозможно. Появится предупреждающее сообщение. Если другой пользователь сохранит свою версию рабочей книги после отключения функции отслеживания изменений, ранее сохраненные версии будут перезаписаны.
Ограничения отслеживания изменений в Excel
Когда функция отслеживания изменений включена, применяются ограничения для общих рабочих книг в Excel. Это означает, что некоторые параметры редактирования невозможны, например, условное форматирование, объединение ячеек, включение гиперссылок, использование макросов Excel и ряд дополнительных функций (см. список ниже). Если вы хотите использовать функцию Excel, но она выделена серым цветом, проверьте, нет ли в строке заголовка окна Excel надписи «[Shared]» рядом с именем файла — это может объяснить, почему определенные функции недоступны.
Примеры неподдерживаемых функций Excel, когда функция отслеживания изменений в Excel активна, включают:
- Создание и вставка таблиц
- Вставка или удаление блоков ячеек
- Добавление или изменение условного форматирования
- Удаление рабочих листов
- Добавление или изменение валидации данных
- Соединение ячеек или разрыв соединенных ячеек
- Создание или изменение диаграмм или отчетов PivotChart
- Сортировка или фильтрация по формату
- Вставка или изменение изображений или других объектов
- Использование инструментов рисования
Также обратите внимание, что отслеживание изменений работает не так, как обычная функция отмены. Вы не можете отклонить изменения в обратном порядке, в котором они были сделаны. Каждое изменение отклоняется отдельно.
Не все изменения регистрируются. Изменения содержимого ячеек отслеживаются, но такие изменения, как форматирование, отображение или скрытие строк/столбцов или просто пересчет, не отслеживаются.
Требования для отслеживания в Excel
Функция отслеживания изменений в Excel работает только в общих рабочих книгах (при включении отслеживания изменений рабочая книга автоматически становится общей, см. раздел «Настройки» выше). В новых версиях Excel, таких как Excel 365, концепция «общих рабочих книг» была заменена на «совместное создание документов», когда несколько пользователей могут одновременно редактировать рабочую книгу и сразу же видеть правки, сделанные другими — но это также означает, что режим отслеживания больше не может быть использован. Это верно, например, если вы сохранили рабочую книгу Excel в общем пространстве, таком как OneDrive или SharePoint. Тогда вы сможете отслеживать изменения, внесенные другими редакторами, только непосредственно, но не после.
С Microsoft 365 by IONOS у вас под рукой идеальный набор инструментов для совместной работы в облаке!
Добавление функции отслеживания изменений в строку меню Excel
Если кнопки, отображаемые для включения функции отслеживания изменений, отсутствуют в вашем меню Excel (например, как в случае с Excel 365), вы можете добавить их обратно в меню следующим образом:
- Перейдите в меню Файл > Параметры > Настроить ленту.
- Выберите «Обзор» среди основных вкладок справа.
- Нажмите на «Новая группа», чтобы в разделе «Обзор» была создана новая группа.
- Нажмите на опцию «Переименовать» и дайте группе имя «Изменения».
- Выберите запись «Все команды» в левом окне в разделе «Выбор команд».
- Прокрутите список вниз до «Shared Workbook (Legacy)» (у вас может быть запись под названием «Share Workbook …»). Выберите эту запись и нажмите «Добавить».
- Прокрутите список вниз до «Отслеживать изменения (наследие)». Выберите этот пункт и также нажмите «Добавить».
- Подтвердите процесс нажатием «OK».