Диаграмма Ганта в Excel — это так просто!

С помощью диаграммы Ганта можно визуализировать хронологический порядок действий или задач. Именно поэтому график является таким популярным инструментом в управлении проектами. Каждый член команды может с первого взгляда увидеть, когда какие действия должны быть выполнены. Но как сделать диаграмму Ганта? Excel уже предоставляет все необходимое для создания диаграммы.

Уже около 100 лет компании, команды и фрилансеры работают с диаграммами Ганта для планирования и завершения своих проектов. Диаграмма состоит из двухосного графика. Различные подзадачи в рамках проекта расположены вдоль оси y. Ось x, с другой стороны, представляет собой хронологию. Отрезки на этом графике показывают, за какой промежуток времени должны быть выполнены соответствующие задачи.

Диаграмма предоставляет широкую свободу действий для адаптации ее к конкретному проекту. Временные интервалы на оси x можно разделить, например, на дни или недели, но можно работать и с менее конкретными временными рамками. Если окрасить отдельные столбики в разные цвета, график станет более понятным. Оси и столбики можно дополнить дополнительной информацией, например, чтобы проиллюстрировать более сложные взаимосвязи или объяснить компетенции.

Диаграмма Ганта может быть полезна и за пределами управления проектами. График используется в производственной сфере, например, для создания плана занятости. Вместо периодов времени задачи распределяются по определенным ресурсам. Это с первого взгляда показывает, где есть свободные места.

Если вы хотите создать диаграмму Ганта в Excel, вам необходимо выполнить несколько шагов. Для начала вам понадобится таблица, содержащая всю необходимую информацию. На основе этой таблицы можно создать фактическую диаграмму в Excel, а затем адаптировать ее к соответствующим требованиям.

Вся информация в диаграмме Ганта также может быть представлена в виде таблицы. Однако ее не так легко понять, как диаграмму. Для того чтобы сделать визуальное представление возможным, необходимо создать основу в Excel. Для этого создается таблица: В первый столбец введите все задачи, которые возникают в вашем проекте. В строке заголовка содержится информация о сроках выполнения. Для диаграммы Ганта необходимо указать как начальную точку, так и продолжительность.

На основе этих данных вы можете создать диаграмму. Для этого сначала выделите всю таблицу, затем перейдите на вкладку «Вставка» и выберите опцию «Сложенные столбики» под вертикальными и горизонтальными столбиковыми диаграммами. Теперь Excel свяжет два значения. Значение, которое вы ввели в качестве начальной точки, теперь отображается как начало столбика, а длительность образует остальную часть столбика (как показано на следующей иллюстрации). Цветовое разграничение первой части полосы не является необходимым для диаграммы Ганта и должно быть удалено. Для этого в Excel можно использовать прием: вместо того чтобы удалять саму область, просто удалите ее раскраску. Для этого перейдите на вкладку «Формат» (в области «Инструменты диаграммы»), которая появляется в рукаве меню при создании диаграммы.

Теперь выделите первую часть полосы. Убедитесь, что эта область также выделена во всех остальных линиях, иначе вам придется повторить процедуру для каждого бара в отдельности. Затем выберите опцию «Эффект заливки» в рукаве меню и нажмите «Без заливки». Первая часть полосы все еще присутствует, но больше не видна. Теперь вы создали классическую диаграмму Ганта: Задачи расположены вдоль левой стороны графика, а (видимые) столбики отображают продолжительность выполнения этих задач.

Преимущество Excel в том, что если вы захотите внести изменения, например, изменить временной интервал или переименовать задачу, вы можете сделать это прямо в таблице, и график обновится автоматически. Если же вы хотите ввести еще одну задачу, вам придется адаптировать область данных графика. Как только вы активируете всю диаграмму щелчком мыши, вы увидите символ фильтра. После нажатия на него, вы можете нажать «Выбрать данные…» в самом низу. В открывшемся меню у вас есть возможность включить данные в вашу диаграмму.

Выбранную в данный момент область можно увидеть в верхней строке меню. Чтобы добавить новые задачи, вам нужно расширить ее. Напишите правильные ссылки на ячейки либо непосредственно в ячейке, либо нажмите на кнопку на правом краю строки. Теперь вы также можете выделить область курсором.

В ходе работы над проектом возможно, что определенные задачи будут возникать снова и снова. Чтобы проиллюстрировать это, в одной строке должно быть видно несколько столбцов. Прежде всего, добавьте в таблицу дополнительные столбцы. Определите дополнительные начальные точки и временные промежутки. Здесь также необходимо адаптировать область данных диаграммы и удалить окраску с тех участков столбцов, которые не имеют отношения к диаграмме Ганта.

Предположительно, вы захотите внести дополнительные изменения в диаграмму Ганта, чтобы адаптировать ее к требованиям вашего проекта. Первой корректировкой дизайна, вероятно, будет придание каждому столбцу своего цвета. Для этого выполните те же действия, что и при изменении цвета заливки начальных областей столбцов — в этом случае вам просто придется переходить от столбца к столбцу по отдельности.

Возможно, вам захочется показать или скрыть определенные элементы графика. Используйте символ плюса рядом с графиком, чтобы выбрать нужные вам компоненты графика. Ключ, например, мало чем поможет в таком графике. С другой стороны, если вы активируете метку данных, то сможете считывать продолжительность выполнения задач непосредственно с соответствующего столбца. Возможно, также имеет смысл настроить ось x: Щелкните правой кнопкой мыши на метке оси, а затем на «Форматировать ось…». В открывшейся боковой панели вы можете изменить, например, интервал и настроить его на соответствующий проект.