Как отправить защищенное электронное письмо в Outlook

Иногда ваши электронные письма могут содержать конфиденциальную информацию. К счастью, если вы используете Microsoft Outlook, вы можете защитить содержимое электронной почты путем шифрования сообщения. 

Этот метод защищает ваши конфиденциальные данные, превращая обычное сообщение электронной почты в зашифрованный текст. Только получатель может расшифровать содержимое письма с помощью уникального закрытого ключа. Итак, в этой статье мы продемонстрируем некоторые методы шифрования электронной почты в учетной записи Microsoft Outlook. 

Отправка защищенного электронного письма в Outlook

Лучше всего отправлять защищенные электронные письма, когда вы делитесь личной информацией, банковскими или платежными реквизитами или информацией о клиенте. Вот несколько методов, которые можно применить для шифрования электронной почты в приложении Outlook.

Использование сертификатов для шифрования электронной почты (S/Mime)

Если вы хотите использовать метод шифрования S/MIME, убедитесь, что у отправителя и получателя есть почтовое приложение, поддерживающее S/MIME, например Microsoft Outlook. Этот метод потребует от вас загрузки и установки сертификатов шифрования в связку ключей на вашем компьютере. И отправитель, и получатель должны обладать этим сертификатом. 

После приобретения сертификата вам нужно будет настроить его в своей учетной записи Outlook. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить. 

1. Откройте Outlook и войдите в систему. 
2. Перейдите на вкладку Файл, чтобы открыть панель меню. 
3. На панели слева выберите Параметры. 
4. Выберите Trust Center и нажмите на Trust Center Settings. 
5. Перейдите к опции «Безопасность электронной почты». 
6. В разделе «Цифровой идентификатор» выберите Импорт/Экспорт и следуйте инструкциям, чтобы добавить сертификат. 
7. В разделе Зашифрованная электронная почта нажмите Настройки. 
8. Нажмите на опцию Выбрать и выберите свой сертификат S/MIME.
9. Нажмите кнопку OK. 

Чтобы применить шифрование к содержимому почты, начните составлять письмо. В строке меню выберите Параметры и нажмите на опцию Шифровать. В выпадающем меню выберите опцию Шифровать с помощью S/MIME. 

Теперь вы можете отправить защищенное письмо получателю. 

Как получатель может просматривать зашифрованное электронное сообщение с помощью сертификатов?

Получатель может просматривать содержимое письма только через Microsoft Outlook на своем компьютере. Этот метод позволит получателю просмотреть письмо автоматически. 

Если получатель решит ответить на письмо и у него уже есть сертификат шифрования отправителя, то ответ также будет автоматически зашифрован. 

Шифрование сообщений Microsoft 365 (OME)

Метод шифрования Microsoft 365 — это быстрый и простой процесс, поскольку вам не нужно загружать дополнительные сертификаты шифрования. Но для этого необходимо быть членом подписки на эти планы Microsoft 365. Вот список вариантов подписок, позволяющих шифровать электронную почту. 

• Office 365 Enterprise E3 и E5
• Microsoft 365 Enterprise E3 и E5
• Microsoft 365 Business Premium 
• Microsoft 365 Персональный или Семейный 
• Office 365 A1, A3 или A5
• Office 365 Government G3 и G5 

Если у вас есть подписка, вы можете перейти в строку меню и нажать на Options. Выберите Шифровать и выберите опции ограничения, которые вы хотите применить, например Только шифровать или Не пересылать. Затем вы можете просто отправить свое письмо. 

На экране появится всплывающее сообщение, означающее, что письмо зашифровано. 

Если вы используете Outlook 2016 и 2019, вы можете перейти к своей электронной почте, выбрать Options> Encrypt и выбрать параметры шифрования, которые вы хотите применить к своей электронной почте, например, Do Not Forward или Encrypt only.

Как получатель может просмотреть зашифрованное сообщение электронной почты с помощью Microsoft 365?

Если вы отправляете зашифрованное сообщение электронной почты в учетную запись Outlook получателя, то письмо будет содержать тему и значок замка, означающий, что сообщение защищено. Вы можете дважды щелкнуть по электронному письму. После того как Outlook проверит получателя, появится содержимое письма. 

Вы все еще можете отправлять зашифрованные сообщения получателям, у которых нет подписки на Outlook или Office 365. Например, если у вашего получателя есть учетная запись Gmail, он получит письмо в виде защищенного документа. 

Вы можете нажать на кнопку, чтобы просмотреть сообщение. Оно будет направлено в Outlook Online. Выберите один из двух вариантов проверки учетной записи. Вы можете войти в систему с помощью одноразового пароля или повторно войти в систему с помощью почтового идентификатора. После проверки получатели смогут прочитать содержимое письма. 

Часто задаваемые вопросы 

Как зашифровать одно сообщение? 

 Если вы шифруете одно сообщение, вот что нужно сделать.

1. Начните с составления сообщения.
2. Нажмите на меню Файл.
3. Перейдите к пункту Свойства.
4. Выберите параметр Параметры безопасности. 
5. Установите флажок Шифровать содержимое сообщения и вложения.
6. Вы можете заполнить и составить свое сообщение. 
7. Нажмите на кнопку Отправить. 

Как зашифровать несколько сообщений?

Если вы хотите установить все ваши исходящие сообщения в зашифрованном формате, все ваши потенциальные получатели должны иметь ваш цифровой идентификатор, чтобы просматривать ваши сообщения. 

1. Перейдите в меню Файл и нажмите на Параметры. 
2. Выберите Центр доверия и нажмите на Настройки центра доверия. 
3. На левой боковой панели перейдите на вкладку Безопасность электронной почты. 
4. Поставьте галочку напротив опции Шифровать содержимое и вложения для исходящих сообщений. 

Если вы хотите изменить дополнительные настройки, например, выбрать определенный сертификат, нажмите на Настройки. 

Наконец,

Учитывая многочисленные атаки и киберугрозы на конфиденциальную информацию, во многих организациях необходимо шифровать исходящие и входящие сообщения электронной почты. Использование приложений S/MIME и OME дает вашим письмам дополнительный уровень защиты.

Если вы хотите быть еще более защищенными в Интернете, всегда используйте надежные пароли, надежное антивирусное программное обеспечение и безопасную VPN.