Как организовать Google Drive наилучшим образом

Мы часто обнаруживаем, что наши диски Google загромождены файлами и папками, думаем: «Когда-нибудь мы займемся их упорядочиванием», но быстро понимаем, что это выходит из-под контроля.

Возможно, дело в бесплатном хранилище на 15 ГБ, которое нас балует, или в многочисленных платных планах хранения, которые предлагает Google, но большинству из нас нужен систематический подход к организации своих файлов.

Если у нас есть немного свободного времени, мы можем сделать это с помощью правильного именования папок, структурирования и использования многих встроенных функций диска. 

 Давайте разберемся в этих решениях по порядку, чтобы упорядочить диск к моменту окончания чтения статьи.

Как организовать Google Диск наилучшим образом

Давайте начнем с основ и перейдем к некоторым ярким функциям, которые сделают Диск одновременно организованным и эстетически привлекательным.

Мы включили процедуры и для мобильных телефонов, но, исходя из личного опыта, мы рекомендуем использовать ПК (Windows или Mac) для организации дисков. Если мы используем один и тот же Gmail на обоих устройствах, изменения, сделанные на ПК, синхронизируются в телефоне.

Начните с создания структуры

Мы рекомендуем создать структуру папок. Начните с создания списка возможных родительских папок и вложенных папок, чтобы получить базовое представление о необходимой структуре диска.

Лучше всего набросать или напечатать список папок и подпапок на липкой записке, чтобы четко понимать, чего мы пытаемся достичь.

Мы создали пример ниже, чтобы вы могли начать, следуйте аналогичным модальностям, чтобы создать такой же для себя
.

Помните, что структура папок, скорее всего, будет уникальной для вас. Поэкспериментируйте и посмотрите, что подойдет именно вам. Приведенный выше рисунок описывает возможную структуру папок для организации малого бизнеса.

Выберите соглашение об именовании

Мы рекомендуем придерживаться последовательности в именовании папок. Создание случайных имен затруднит последующее извлечение файлов при необходимости. Подумайте об этом как о формате, который мы будем использовать для каждого файла в Google Диске. Вот несколько примеров для начала работы. 

• Плохой стиль именования: налогообложение, домашнее задание по математике, ежедневный отчет по маркетингу.
• Хороший стиль именования: (01) Налогообложение |2021-22, 2022-3-8 Paid-Ads-Report, (03) Свадебные фотографии Макса: Reception.

Широко используемый формат файлов для профессионалов — YYYY-MM-DD-Subject-Unique Code или Text. Например, 2022-3-8-John Doe-001-первый черновик.

Это не обязательно должен быть тот же формат; мы рекомендуем выбрать формат, который подходит именно вам, и придерживаться его.

По умолчанию Google Диск сортирует файлы в соответствии с алфавитом. Если изменить направление сортировки имен, результат может оказаться прямо противоположным. Когда вы ставите цифры впереди, он будет сортировать в соответствии с номером.

Другая альтернатива — Даты впереди. Чем меньше номер, тем выше ранг папки на диске.

Начните создавать папки/вложенные папки в соответствии с рамкой

Создайте необходимые родительские и подпапки в соответствии со сделанной схемой. После того как папки будут созданы, начните перемещать отдельные файлы в соответствующие папки. Ниже описаны некоторые процедуры, которые помогут в этом процессе.

Создание новых папок в Google Диске

1. Выберите значок + Новый в левой части Диска для ПК. Для мобильных телефонов выберите значок + в правом нижнем углу.
2. Нажмите на опцию Папка.
3. Назовите папку

Создание вложенных папок в Диске

Перейдите в родительскую папку, в которой требуется создать вложенную папку, и выполните описанную выше процедуру. Если вам нужно больше вложенных папок внутри вложенной папки, выполните те же действия, что описаны выше.

Перемещение отдельных файлов в определенную папку

1. Щелкните правой кнопкой мыши (Windows), Control+ Click (Mac) на нужном файле для ПК. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте нужный файл и нажмите на кнопку с тремя точками в правом углу.
2. Выберите Переместить в на ПК или опцию Переместить на мобильных телефонах. 
3. На ПК появится всплывающее окно. Для мобильных телефонов откроется новый раздел.
4.  Выберите папку назначения.
5. Нажмите на опцию Переместить сюда.
6.  Или же щелкните на нужном файле и перетащите его в папку назначения.

Выбор нескольких файлов для перемещения в новую папку

1. Удерживая клавишу Shift, выберите начальный файл списка для ПК. Продолжая удерживать клавишу shift, выберите конечный файл списка. Для мобильных телефонов альтернативы клавише Shift нет. Следуйте приведенному ниже разделу для мобильных телефонов, посвященному нескольким файлам.
2.  Команда выберет все файлы, находящиеся между ними. Остальная процедура аналогична описанной выше.
   

 Выбор конкретных нескольких файлов для перемещения в новую папку

1. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl и щелкните по тем файлам, которые нужно выбрать для ПК. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте любой нужный файл; когда файлы будут выделены синим цветом, начните выбирать несколько файлов. 
2.  Остальная процедура такая же, как описана выше.
   

Используйте расширенный поиск для поиска файлов

Если мы пытаемся найти конкретный файл, то первый инстинкт — это поиск ключевого слова в строке поиска вверху. Чаще всего такой поиск по ключевому слову приносит ненужные результаты, делая процесс поиска суматошным.

Мы рекомендуем использовать инструмент расширенного поиска в этой поисковой строке. Нажатие кнопки со стрелкой вниз в правой части панели откроет всплывающее окно расширенного поиска. 

Мы можем искать документы по владельцу, типу, местоположению, дате изменения, названию элемента, вкраплениям слов, а также по адресам электронной почты. Используйте эту функцию по мере необходимости, чтобы найти файлы для процесса организации.

Удалите ненужные файлы ИЛИ соберите их в одну папку

У каждого из нас есть тонны ненужных файлов на диске, так что стыдиться здесь нечего. Поскольку мы начали процесс упорядочивания, сейчас самое время удалить все ненужные файлы. 

Не бойтесь ошибок, так как корзина Google Drive будет сохранять папки в течение 30 дней. После этого Диск удалит файлы навсегда.

На Диске могут быть тонны файлов, так как же проверить, какие из них необходимы. Лучший способ — изменить настройки просмотра диска на опцию сетки, которая покажет предварительный просмотр файлов в виде сетки.

Процедура удаления

1. Щелкните правой кнопкой мыши на нужном файле. На Mac для выбора файла используйте Control + Click. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте нужные файлы.
2.  Выберите Удалить на ПК или значок корзины на мобильных телефонах.
   

Выберите несколько файлов по порядку и удалите

1. Для ПК, удерживая клавишу Shift, выберите начальный файл предполагаемого списка и конечный файл списка. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте любой из намеченных файлов; когда файл будет выделен синим цветом, выделите все несколько файлов, требующих выделения.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенной области и выберите опцию Удалить или выберите значок корзины для мобильных телефонов.
   

Выберите конкретные несколько файлов и удалите

1. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl для ПК и нажмите на те файлы, которые нужно выделить для ПК. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте любой нужный файл; когда файл будет выделен синим цветом, выберите все несколько файлов, нуждающихся в выделении.
2.  Щелкните правой кнопкой мыши на выделенной области и выберите опцию удаления для ПК; выберите значок корзины для мобильных телефонов.
   

Если вы сомневаетесь в удалении файлов, по крайней мере, сгруппируйте все ненужные файлы в одну папку и назовите ее «Устаревшие файлы или возможные элементы корзины». Сканируйте эти папки и сортируйте их при каждом свободном случае.

Цветовое кодирование и эмоджификация имен папок

Google Диск позволяет пользователям изменять цвет значков папок. Используйте это в соответствии с вашими потребностями. Например, многие профессионалы обычно используют красный цвет для папок, чтобы обозначить конфиденциальную информацию, чтобы случайно не поделиться ею с кем-то другим или не удалить ее.

Google Drive позволяет пользователям вставлять эмодзи в название папки. Используйте эмодзи для обозначения видео, фотографий или чего-либо еще, что привлекает ваше внимание.

Эмодзи имеют нумерацию, встроенную в код (как правило, Unicode). Если перед именем стоит emojis, оно будет ранжировано в соответствии с этим номером.

Непрактично искать номер кода каждого эмодзи. Поэтому мы рекомендуем использовать эмодзи только после ввода номера в начале или держать его сзади имени папки.

Процедура выбора цветового кода

1. Щелкните правой кнопкой мыши (Windows), Control + Click (Mac) на нужной папке. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте папку и выберите кнопку с тремя точками вверху. Появится всплывающее окно.
2. Найдите опцию Изменить цвет.
3. Выберите желаемый цвет
   

    Процедура вставки Emoji

1. Щелкните правой кнопкой мыши (Windows), Control+Click (Mac) на нужной папке. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте файл и выберите кнопку с тремя точками вверху.
2.  Выберите Переименовать
3.  Чтобы вставить эмодзи, выберите клавишу Windows и полный стоп (Windows), клавишу FN (Mac) или раздел Emoji во встроенной клавиатуре (мобильные телефоны).
4.  Найдите нужный эмодзи и выберите его
   

Если выбора emoji из списка Drive emoji недостаточно, существуют также сторонние сайты, которые мы можем использовать для копирования нужного значка. Просто введите в Google «copy emojis», и на экране появится множество вариантов. Некоторые популярные сайты — Get Emoji, Emojipedia, Emojicopy и т.д. 

Все, что нам нужно сделать, это найти нужный нам emoji, скопировать его и вставить при переименовании файла или папки.

Мы можем использовать значок эмодзи в виде катушки фотоаппарата или значка фотоаппарата в папках, где хранятся фотографии. Научно доказано, что люди быстрее распознают визуальную информацию.

Создавайте ярлыки вместо нескольких копий файла

Бывают случаи, когда отдельный файл нужен в нескольких папках. В таких случаях вместо создания копии самого файла рекомендуется создавать ярлыки, где это необходимо.

Создание ярлыков на диске

1. Щелкните правой кнопкой мыши (Windows), Control + Click (Mac) на нужном файле. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте нужный файл.
2.  Выберите Добавить ярлык на диск (появится всплывающее окно).
3.  Выберите родительскую папку, в которой должен находиться ярлык, или вложенные папки этой родительской папки.
4. Нажмите на опцию Добавить ярлык в правом нижнем углу всплывающего окна.
5. Также можно использовать клавишу Shift Z на компьютерах Mac и Windows, чтобы быстро открыть это же всплывающее окно.
   

Оставьте раздел «Поделиться со мной» в покое

Другие люди совместно используют файлы и папки, которые мы видим в этом разделе. Мы не имеем права использовать опции «переместить в» или «переименовать» в этих файлах. Мы можем выделить их цветом, но мы рекомендуем воздержаться от этих хлопот. 

Вместо того чтобы организовывать раздел «Совместно со мной», мы рекомендуем установить ярлыки на эти файлы в организованном нами Google Drive в папках, где это необходимо. Процедура такая же, как описано выше.

Используйте опцию «звездочка» экономно 

Google Диск позволяет пользователям отмечать файлы и папки значком звезды. Используйте эту услугу для важных файлов или файлов, которые нужно быстро найти. Пожалуйста, используйте эту опцию экономно, выполнив следующую процедуру.

1. Щелкните правой кнопкой мыши (Windows), Control + Click (Mac) на нужном файле. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте файлы. Когда нужный файл будет выделен, нажмите на кнопку с тремя точками в правом верхнем углу.
2. Выберите Добавить в Звездный список
   

На кнопках Google Диска слева есть опция «Замеченные». При каждом нажатии кнопки Диск будет показывать все файлы и папки, отмеченные звездой.

Выполните следующую процедуру, если файл не нуждается в обозначении звездочкой.

1. Щелкните правой кнопкой мыши (Windows), Control + Click (Mac) на нужном файле. Для мобильных телефонов нажмите и удерживайте файлы. Когда нужный файл будет выделен, нажмите на кнопку с тремя точками в правом верхнем углу.
2.    Выберите Удалить из звездочек
   

Использование приоритетного рабочего пространства

Приоритетное рабочее пространство помогает создать отдельную рабочую область, куда мы можем добавить ярлыки файлов для работы над ними, не меняя место хранения фактического файла.

Подумайте об этом как о небольшом пространстве, где мы можем выбрать кластер файлов, над которыми хотим работать, не обращая внимания на другие файлы. Это полезный инструмент для тех, кто постоянно работает в Диске.

Обратите внимание, что эта функция доступна только для G Suite basic, enterprise или business.

Для пользователей бесплатного Google Диска эта функция недоступна. Мы также можем добавить эту функцию на домашнюю страницу, чтобы пользователи могли видеть файлы рабочей области сразу после открытия Google Диска.

Эта функция должна появиться под значком «+» на Диске.

Если этого не происходит, воспользуйтесь приведенной ниже процедурой.

1.  Выберите значок Настройки в правом верхнем углу и выберите пункт Настройки.
2.  Прокрутите вниз и выберите пункт Сделать приоритет моей домашней страницей по умолчанию в разделе Общие.
   

Возьмите в привычку новый организованный способ

Помните, что мы закончили организацию диска для данного экземпляра. Мы рекомендуем следовать вышеупомянутым протоколам, чтобы оставаться организованным; в противном случае все вернется на круги своя.